Трудовая книжка, это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. Однако страницы в этом документе не бесконечны. Когда разделы для записей о работе или награждениях заканчиваются, работодатель обязан оформить и вшить специальный вкладыш. Без него продолжение ведения трудовой книжки невозможно.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявку на получение вкладышей, кто имеет право их запрашивать и предоставим актуальный образец документа.

Что такое вкладыш и когда он необходим?

Вкладыш — это неотъемлемое дополнение к трудовой книжке. Он заводится в том случае, если в основном документе (трудовой книжке) заполнены все страницы одного из разделов:

• Раздел «Сведения о работе»;
• Раздел «Сведения о награждении».

Важно: Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Он храниться и учитывается вместе с основным документом. При заполнении последнего листа трудовой книжки делается запись о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Кто и как заказывает вкладыши?

Согласно действующему законодательству РФ, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются объединениями «Гознак». Работодатели не могут печатать их самостоятельно.

Порядок действий обычно выглядит так:

1. Кадровая служба или бухгалтерия проводит инвентаризацию имеющихся бланков.
2. При необходимости пополнения запасов составляется заявка.
3. Заявка направляется в уполномоченный орган (в зависимости от формы собственности организации это может быть местная администрация, орган исполнительной власти субъекта РФ или специализированный поставщик, работающий с «Гознаком»).
4. Оплата производится за счет средств работодателя.

Нюансы для разных типов организаций

Если вы работаете в частной компании, заявка часто подается через региональные управления социальной защиты или напрямую поставщикам бланков строгой отчетности. Бюджетные организации действуют через вышестоящие ведомства по цепочке.

Как правильно составить заявку: ключевые требования

Заявка на получение бланков является документом строгой отчетности. Ошибка в цифрах или реквизитах может привести к отказу в выдаче или проблемам при аудите.

Основные элементы заявки:

• Шапка документа: Кому адресована (наименование органа, выдающего бланки) и от кого (полное наименование организации-заявителя).
• Дата и исходящий номер: Обязательны для регистрации документооборота.
• Табличная часть: Содержит количество требуемых бланков трудовых книжек и вкладышей с разбивкой по сериям (если требуется).
• Обоснование: Ссылка на остаток бланков на складе и потребность в них.
• Подписи: Документ должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером, а также скреплен печатью (при ее наличии).

Образец заявки на получение вкладышей

Ниже представлен универсальный образец заявки, который можно адаптировать под требования вашего региона или поставщика.

Учет и хранение бланков

После получения вкладышей организация обязана обеспечить их сохранность. Бланки хранятся в сейфах или металлических шкафах как документы строгой отчетности.

Необходимо вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней фиксируются:

• Дата поступления;
• Серия и номер каждого бланка;
• ФИО сотрудника, получившего бланк (если выдача идет под отчет);
• Дата выдачи.

Штрафные санкции

Отсутствие учета, потеря бланков или использование неутвержденных форм вкладышей влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому правильное оформление заявки и последующий контроль движения бланков критически важны для любого работодателя.

Помните, что своевременная подача заявки на вкладыши позволит избежать ситуаций, когда необходимо срочно внести запись о работе, а свободных страниц в трудовой книжке уже нет, что может задержать оформление сотрудника или выдачу документов при увольнении.