С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек‚ однако в некоторых случаях работодатели продолжают вести бумажные трудовые книжки. В статье рассмотрим‚ как правильно оформить заявление на бумажную трудовую книжку в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3)‚ а также разберем все нюансы этого процесса.
Почему важно правильно оформить заявление?
Важно помнить: с 2021 года все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде‚ но работники могут выбрать ведение бумажной версии. Если сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки‚ работодатель обязан вести бумажный экземпляр для всех сотрудников‚ проработавших более 5 дней.
Нормативная база
Основные положения регулируются:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ ⏤ ведение бумажных трудовых книжек;
- Статья 66.1 ТК РФ ⏤ ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- Федеральный закон от № 439-ФЗ — о введении электронных трудовых книжек;
- Постановление Правительства РФ от № 656 ⏤ об особенностях ведения электронных трудовых книжек.
Кто должен подавать заявление?
Обратите внимание: Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки должны подавать:
- Новые сотрудники при приеме на работу;
- Действующие сотрудники‚ желающие изменить способ ведения (с электронного на бумажный);
- Сотрудники‚ которые не сделали выбор ранее.
Форма заявления в 1С:ЗУП
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3) предусмотрен специальный документ для оформления заявлений:
Шаг 1. Создание документа
- Откройте программу 1С:ЗУП;
- Перейдите в раздел «Кадровый учет» → «Трудовые книжки»;
- Выберите пункт «Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки»;
- Нажмите «Создать» или «Добавить»;
- Выберите тип документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Шаг 2. Заполнение документа
- Выберите сотрудника: в поле «Сотрудник» укажите ФИО работника;
- Укажите способ ведения: выберите вариант «Ведение в бумажном виде»;
- Дата заявления: укажите дату подачи заявления (обычно это дата приема на работу или дата изменения способа ведения);
- Основание: укажите статью 66 ТК РФ;
- Примечание: при необходимости добавьте комментарий (например‚ «Сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки»).
Шаг 3. Печать и подписание
- Нажмите кнопку «Печать»;
- Программа сформирует два экземпляра заявления:
- Один ⏤ для продолжения ведения в бумажном виде;
- Второй — для ведения сведений в электронном виде (если это необходимо).
- Распечатайте оба экземпляра;
- Подпишите их у сотрудника и уполномоченного лица организации;
- Один экземпляр оставьте у себя‚ второй отдайте сотруднику.
Образец заполнения заявления
Типовая форма заявления может выглядеть следующим образом:
Заявление
о предоставлении сведений о трудовой деятельности
от «__» _____________ 20__ г.
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ даю согласие на ведение моей трудовой деятельности в бумажном виде.
Настоящим подтверждаю‚ что я осведомлен о возможности выбора ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
_____________________ /Иванов И.И./
Что делать‚ если сотрудник уже выбрал электронную трудовую?
Важно: Если сотрудник ранее выбрал электронную трудовую книжку‚ а теперь хочет вернуться к бумажной‚ необходимо:
- Получить от него новое заявление о выборе бумажного формата;
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки;
- Отразить изменения в программе 1С:ЗУП;
- Отправить сведения в ПФР в составе формы СЗВ-ТД.
Ответственность работодателя
Работодатель обязан:
- Вести трудовую книжку в соответствии с выбором работника;
- Своевременно вносить записи;
- Выдавать трудовую книжку на руки при увольнении;
- Соблюдать сроки предоставления сведений в ПФР;
- Хранить документы в соответствии с законодательством.
Сроки и порядок предоставления сведений
Согласно законодательству:
- При приеме на работу: сведения о трудовой деятельности предоставляются в ПФР не позднее 3 рабочих дней;
- При изменении способа ведения: изменения отражаются в следующем месяце;
- При увольнении: трудовая книжка выдается в день увольнения;
- СЗВ-ТД: предоставляется не позднее 25 числа месяца‚ следующего за отчетным.
Частые ошибки и как их избежать
Типичные ошибки:
- Отсутствие заявления: если сотрудник не подал заявление‚ все равно нужно вести бумажную трудовую;
- Неправильное заполнение: всегда проверяйте правильность заполнения всех реквизитов;
- Позднее внесение: записи должны вноситься своевременно;
- Несвоевременная подача в ПФР: нарушение сроков может привести к штрафам;
- Отсутствие подписей: заявление должно быть подписано обеими сторонами.
Полезные советы
Рекомендации:
- Своевременно информируйте сотрудников о возможности выбора способа ведения трудовой книжки;
- Проводите обучение сотрудников кадровой службы работе с электронными трудовыми;
- Следите за изменениями законодательства;
- Используйте типовые формы документов‚ утвержденные 1С;
- Храните все документы в электронном и бумажном виде.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться с электронной на бумажную трудовую книжку?
Да‚ это возможно. Сотрудник должен подать новое заявление о выборе бумажного формата ведения трудовой книжки.
Что делать‚ если сотрудник не выбрал способ ведения?
Работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку для всех сотрудников‚ проработавших более 5 дней.
Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку в ПФР?
Нет‚ бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. В ПФР предоставляются только сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую?
Нет‚ ведение должно быть либо в бумажном‚ либо в электронном виде. Однако при выборе бумажного формата работодатель должен вести электронную трудовую для предоставления сведений в ПФР.
Оформление заявления на бумажную трудовую книжку в 1С:ЗУП, важный процесс‚ который требует внимания к деталям. Правильное оформление заявления защищает интересы как работодателя‚ так и работника‚ обеспечивает соблюдение трудового законодательства и позволяет избежать штрафных санкций.
Помните‚ что:
- Сотрудник должен осознанно выбрать способ ведения трудовой книжки;
- Все изменения должны быть своевременно отражены в программе 1С;
- Документы должны храниться в соответствии с законодательством;
- Своевременное предоставление сведений в ПФР — обязанность работодателя.
Важно: Настоящая статья содержит общую информацию и не является юридической консультацией. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к квалифицированным специалистам.