В связи с этим, вопрос корректного оформления документов и их отражения в учетных системах, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или «1С:Бухгалтерия», становится критически важным. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление сотрудника и как технически реализовать его обработку в программах 1С.
Нужно ли писать заявление в 2026 году?
Прежде чем переходить к инструкции по 1С, важно clarify юридический аспект. Поскольку с 2026 года переходный период завершен:
- Для новых сотрудников (принятых после 1 января 2021 года) бумажные трудовые не заводились, и отдельные заявления о выборе формы ведения ЭТК от них не требовалось — они автоматически ведутся в электронном виде.
- Для действующих сотрудников, которые ранее не подавали заявление о выборе формы (оставили бумажную или не определились), в 2026 году действуют правила, установленные законодательством на момент завершения переходного периода. Однако, если сотрудник ранее подал заявление о ведении ЭТК, но оно не было корректно отражено в 1С, или требуется исправить ошибку, работа с документом в программе обязательна.
Если в вашей организации возникла ситуация, требующая регистрации заявления (например, восстановление данных, исправление ошибок прошлых периодов или работа с архивом), алгоритм действий в 1С остается следующим.
Шаг 1: Подготовка заявления от сотрудника
Хотя в 2026 году массовая подача заявлений завершена, сам документ является основанием для внесения изменений в базу 1С. Заявление пишется в свободной форме или по шаблону организации.
Образец текста заявления:
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера Петрова П.П.Заявление
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со ст; 66.1 Трудового кодекса РФ. Сведения о трудовой деятельности, предусмотренные законодательством, прошу предоставлять мне в письменной форме по моему заявлению (или не предоставлять, если сотрудник выбрал электронный формат получения).
Подпись: ___________ /Петров П.П./
Важно: После подписания заявления кадровик обязан зарегистрировать его в журнале входящих документов.
Шаг 2: Оформление в программе 1С:ЗУП (8.3)
Для отражения факта выбора сотрудником электронной трудовой книжки в конфигурациях 1С используется специальный документ. Рассмотрим пошаговую инструкцию.
Создание документа
Перейдите в раздел Кадры -> Приемы, переводы, увольнения. В списке документов найдите и создайте новый документ «Соглашение о переходе на электронную трудовую книжку» (в некоторых версиях 1С он может называться «Заявление о выборе формы трудовой книжки»).
Если такого документа в меню нет, убедитесь, что в настройках параметров учета включена опция ведения электронных трудовых книжек:
- Раздел Настройка -> Параметры учета.
- Вкладка Кадровый учет.
- Установите флажок «Ведутся электронные трудовые книжки».
Заполнение полей документа
В открывшемся окне документа заполните следующие данные:
- Сотрудник: выберите из справочника физическое лицо, написавшее заявление.
- Дата документа: укажите дату фактического написания заявления сотрудником.
- Выбор формы: отметьте пункт «Электронная трудовая книжка».
- Способ получения сведений: выберите, как сотрудник хочет получать выписку (на бумаге или в электронном виде через ПФР/СФР).
Проведение и формирование отчетности
После заполнения нажмите кнопку «Провести». Программа автоматически:
- Зафиксирует выбор сотрудника в его личной карточке (раздел «Трудовые книжки»).
- Сформирует запись в регистре сведений о трудовой деятельности.
- Подготовит данные для последующей выгрузки в отчет СЗВ-ТД (или его актуальный аналог в 2026 году), который необходимо будет отправить в Социальный фонд России (СФР).
Типичные ошибки при работе с ЭТК в 1С
Даже в 2026 году, когда система отлажена, пользователи допускают ошибки. Вот самые распространенные из них:
- Отсутствие скана заявления: Не забудьте прикрепить отсканированное бумажное заявление сотрудника к электронному документу в 1С (функция «Присоединить файл»), чтобы обеспечить юридическую значимость архива.
- Неверная дата: Дата в документе 1С должна совпадать с датой на бумажном заявлении. Расхождения могут привести к штрафам при проверках.
- Игнорирование уведомлений: Если сотрудник ранее вел бумажную книжку, после регистрации выбора в 1С необходимо выдать ему заверенную выписку из бумажной трудовой (если это требовалось по переходным правилам) и зафиксировать этот факт.
Завершение переходного периода в 2026 году сделало электронную трудовую книжку единственным стандартом для новых записей. Правильное оформление заявления и его точное отражение в программах 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия, залог отсутствия проблем с контролирующими органами и корректного подсчета стажа сотрудников. Помните, что цифровизация требует внимательности к деталям, но значительно упрощает жизнь как работодателю, так и работнику в долгосрочной перспективе.