В современной бухгалтерии и кадровой работе всё больше процессов переходит в электронную форму․ Одним из таких процессов является ведение трудовой книжки․ Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8․3 (далее – ЗУП) предоставляет возможность оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки и автоматически сформировать соответствующие уведомления․ В этой статье подробно разберём, как правильно создать, зарегистрировать и отменить такие заявления․
Что такое заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?
Заявление – это документ, который сотрудник (или работодатель) подаёт в программу, чтобы указать, будет ли вести трудовую книжку в бумажном виде или в электронном виде (ЭТК)․ В ЗУП такие заявления оформляются через меню Кадры – Электронные трудовые книжки кнопкой Создать․
Варианты выбора:
- Сотрудник не подаёт заявление – ведётся обычная бумажная книжка․
- Сотрудник выбирает электронный формат – сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде․
Заявление может быть составлено в произвольной форме, но в ЗУП предусмотрены готовые шаблоны, которые упрощают процесс․
Пошаговая инструкция по созданию заявления
- Открыть раздел «Электронные трудовые книжки»․ В главном меню программы выберите Кадры – Электронные трудовые книжки и нажмите кнопку Создать;
- Указать организацию и дату заявления․ В открывшемся окне в поле «Организация» выберите нужную организацию, а в поле «Дата» – дату подачи заявления․
- Выбрать сотрудника․ В списке сотрудников найдите нужного работника и отметьте его галочкой․
- Определить способ ведения․ Укажите, будет ли вести трудовую книжку в бумажном виде или в электронном (ЭТК)․ При выборе ЭТК система автоматически сформирует соответствующее уведомление․
- Сохранить документ․ После заполнения всех полей нажмите кнопку Сохранить․ Заявление появится в журнале «Электронные трудовые книжки»․
Пример оформления заявления
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: Бухгалтер Выбор: Электронный формат (ЭТК) Дата подачи:
Как отменить или изменить заявление?
Если сотрудник изменил решение, его заявление можно отозвать или изменить․
- Отмена․ Откройте журнал «Электронные трудовые книжки», найдите нужное заявление и нажмите кнопку Отменить․
- Изменение․ Откройте документ, внесите новые данные (например, переключитесь с ЭТК на бумажный вариант) и сохраните изменения․
После отмены или изменения система автоматически обновит статус ведения трудовой книжки для выбранного сотрудника․
Что происходит после регистрации заявления?
После того как заявление принято, в системе появляется запись о выборе способа ведения трудовой книжки․ Это влияет на дальнейшие процессы:
- Для сотрудников, выбранных в электронном виде, в любой момент можно получить выписку из ЭТК․
- При реорганизации компании или при возникновении вопросов по подтверждению стажа выписка будет доступна онлайн․
- Если сотрудник не подал заявление, работодатель продолжает вести бумажную книжку․
Формы и отчёты, связанные с заявлениями
В ЗУП используются специальные формы для отчётов, где автоматически заносятся сведения о заявленных способах ведения:
- СЗВ‑ТД – Сведения о трудовой деятельности, которые предоставляются ежемесячно до 15‑го числа следующего месяца․
- ЕФС‑1 – Отчёт, в котором автоматически отображается статус «Ведение бумажной трудовой книжки»․
Эти формы заполняются без ручного ввода: система подбирает всех сотрудников, у которых заявления ещё не были оформлены, и позволяет выполнить их массовое создание․
Практические рекомендации
- Регулярно проверяйте журнал «Электронные трудовые книжки»․ Убедитесь, что все заявления актуальны и соответствуют выбранному способу․
- Обучайте сотрудников․ Проводите инструктаж по заполнению заявления, чтобы избежать ошибок․
- Сохраняйте копии заявлений․ Хотя они хранятся в системе, бумажный вариант может пригодиться в случае проверок․
- Обновляйте данные при изменениях․ Если сотрудник меняет место работы или статус, необходимо обновить заявление․
Внедрение электронных форм ведения трудовой книжки в 1С:Зарплата и управление персоналом 8․3 упрощает работу с персональными документами, повышает их безопасность и доступность․ Правильное оформление и своевременное обновление заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки позволяют избежать ошибок в расчётах, упростить отчётность и быстро реагировать на изменения в штатном расписании․
Следуя описанной пошаговой инструкции, вы сможете без затруднений оформить все необходимые уведомления, отменить или изменить их при необходимости, а также обеспечить соответствие законодательным требованиям․
Автор: специалист по 1С:Зарплата и управлению персоналом, 2026 год․