В процессе работы в организации сотрудник может потребовать копию своей трудовой книжки по разным причинам: утрата оригинала, необходимость предоставить документ в орган (ПФР, банк, another employer) или просто для личного пользования. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить заявление о выдаче копии трудовой книжки, какие требования предъявляются к его содержанию и какие сроки исполнения установлены законодательством.

Нормативно‑правовая база

Основным источником, регулирующим выдачу копий трудовой книжки, является Трудовой кодекс РФ, ст. 62. Согласно ей:

• Копию трудовой книжки можно получить по требованию работника;
• Выдача должна производиться в письменной форме;
• Работодатель обязан оформить копию так, чтобы она имела ту же юридическую силу, что и оригинал (заверенная копия).

Дополнительно нормы содержатся в:

1. Постановлении Правительства РФ № 1 от  «О порядке ведения и хранения трудовой документации»;
2. Положении о кадровой работе в организации (утверждённом приказом Минтруда России № 149н от ).

Когда требуется копия трудовой книжки?

Сотруднику может потребоваться копия в следующих случаях:

• Утеря или порча оригинального документа;
• Необходимость предоставить документ в сторонние организации (пенсионный фонд, банк, другой работодатель);
• Требование работодателя о подтверждении трудового стажа;
• Личное пользование (например, для оформления документов на авто, ипотеку и т.п.).

Как оформить заявление?

Заявление должно быть написано в строгом деловом стиле и содержать обязательные реквизиты. Ниже – обязательные пункты:

1. Шапка организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес).
2. Ф.И.О. работника (полное имя, должность, подразделение).
3. Номер и дата заявления (например, «Заявление № 12 от »).
4. Текст просьбы – указание, что требуеться выдача заверенной копии трудовой книжки.
5. Подпись работника и, при необходимости, печать (если она предусмотрена).

Пример оформления:

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890, ОГРН 1234567890123 
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10 
Заявление № 12 от 

От: Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж 

Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки, так как оригинал утрачен. 

Подпись: ______________________ 
(Иванов И.И.) 

Сроки выдачи копии

Согласно практике и нормативам, работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. При этом:

• Если копия должна быть заверенной, то в течение того же срока она должна быть проставлена печатью организации и подписью руководителя.
• В случае, когда копия требуется для обращения в сторонние органы, работодатель может выдать её в течение пяти рабочих дней, но только после получения письменного запроса от того органа.

Как оформить заверенную копию?

Заверенная копия должна соответствовать следующим требованиям:

• Все страницы оригинала копируются полностью;
• В конце каждой страницы ставится надпись «Копия», номер страницы и дата копирования;
• В конце документа ставится подпись руководителя и печать организации;
• Если копия выдается в электронном виде, то она должна быть подписана цифровой подписью, соответствующей требованиям ФСБ.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли подать заявление электронной почтой?
Ответ: Да, если в компании допускается электронная подпись и в локальных нормативных актах указано, что заявления могут подаваться в электронном виде. При этом в письме необходимо приложить скан подписи и указать дату;

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Ответ: Сотруднику следует направить письменный запрос с требованием о вынесении решения в течение 5 дней. При отсутствии ответа можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Вопрос: Сколько стоит копия трудовой книжки?
Ответ: По закону работодатель обязан предоставить копию бесплатно. Любые взимаемые сборы являются нарушением трудового законодательства.

Пример готовой формы заявления (2025 год)

Ниже представлен типовый образец заявления, который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.

Заявление

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890, ОГРН 1234567890123 
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10 

От: Петрова Мария Сергеевна, ведущий бухгалтер 
Должность: Бухгалтер 1‑го разряда 
Подразделение: Финансовый отдел 

Заявление № 34 от 

Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки, так как оригинал утрачен. 

Подпись: ______________________ 
(Петрова М.С.) 

Заявление о выдаче копии трудовой книжки – простой, но важный документ, требующий соблюдения формальных требований. При правильном оформлении и своевременном исполнении работодатель обеспечивает сотрудникам необходимые документы, а тем самым способствует соблюдению их прав и законных интересов.

Если у вас возникнут сомнения в правильности оформления заявления, рекомендуется обратиться к кадровому отделу или к юридическому консультанту компании.