С 1 января 2026 года в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все кадровые изменения фиксируются в электронном виде, а форма отчётности – СЗВ‑ТД. В статье подробно рассматриваем, как правильно оформить заявление в 1С при приёме нового сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной ТК, в которой хранятся сведения о:

• ФИО сотрудника;
• СНИЛС;
• Дата рождения;
• Места работы и периоды;
• Должности, ставка и прочие условия;
• Сведения о профсоюзных и иных организациях.

Все данные находятся в базе ПФР и доступны работодателю и самому сотруднику через личный кабинет.

Почему важен переход на ЭТК?

Переходный период (2024‑2026 гг.) предусматривает:

1. Обязательное заполнение формы СЗВ‑ТД для всех кадровых изменений;
2. Передачу информации в ПФР в электронном виде;
3. Полный переход к хранению трудовых книжек в Социальном фонде.

Это упрощает контроль за стажем, упрощает расчёт пенсионных выплат и уменьшает нагрузку на бумажную документооборот.

Подготовка данных

Перед заполнением заявления необходимо собрать следующие сведения:

• Полные ФИО сотрудника;
• СНИЛС и номер страхового свидетельства;
• Дата рождения;
• Дата начала работы;
• Должность, подразделение, ставка;
• Сведения о предыдущей работе (если есть).

Вход в модуль «Кадровый учет»

Откройте программу 1С:Зарплата и управление персоналом (или 1С:Бухгалтерия).
Перейдите в раздел Кадровый учет → Электронные трудовые книжки.
Выберите действие «Создать новое заявление».

Заполнение формы СЗВ‑ТД

В открывшемся окне введите данные, используя следующую структуру:

1. Раздел «Персональные данные» – ФИО, СНИЛС, дата рождения.
2. Раздел «Данные о работе» – дата начала, должность, подразделение, ставка.
3. Раздел «Предыдущий стаж» – сведения о предыдущих местах работы (если требуется).
4. Раздел «Подпись работодателя» – подтверждение ввода информации.

После ввода всех полей нажмите кнопку «Сохранить и отправить в ПФР». Система автоматически сформирует XML‑файл, соответствующий требованиям СЗВ‑ТД.

Передача данных в ПФР

После сохранения заявление отправляется в электронный кабинет ПФР.
Приёмное сообщение подтверждает успешную передачу.
При необходимости можно вывести копию отправленного файла для контроля.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный СНИЛС – проверяйте актуальность данных в личном кабинете ПФР.
• Омиссивные даты начала работы – указывайте точную дату, иначе будет ошибка расчёта стажа.
• Несоответствие должности и подразделения – сверяйте с должностной инструкцией.
• Отсутствие подписи работодателя – обязательно поставьте электронную подпись или отметку «Подтверждено».

Оформление заявления на электронную трудовую книжку в 1С – это последовательный процесс, требующий точного ввода персональных и трудовых данных, а также своевременной передачи их в ПФР. Соблюдая описанные шаги, вы обеспечите корректную фиксацию трудового стажа сотрудника, упростите последующие кадровые расчёты и избежите возможных штрафов за несоблюдение формы СЗВ‑ТД.

Для более удобного контроля рекомендуется периодически проверять входящие сообщения от ПФР и при необходимости корректировать данные в системе 1С.