Дата актуализации информации: 21 мая 2026 г. (по данным из сети).
Правовая база
Основные нормы, регулирующие ведение трудовой книжки, содержатся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 66 – ведение трудовых книжек);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Федеральном законе «О занятости населения в Российской Федерации» (ст. 65.1 – электронные трудовые книжки).
Согласно этим документам, запись о приёме на работу делается работодателем после выполнения определённых процедур, связанных с оформлением трудовых отношений.
Последовательность действий при оформлении приема на работу
- Издание приказа о приёме на работу – руководитель издаёт приказ (распоряжение) о принятии сотрудника в штат.
- Ознакомление сотрудника с приказом – работник расписывается о получении копии приказа.
- Предъявление трудовой книжки (или электронного эквивалента) – работник предоставляет свою трудовую книжку работодателю для внесения записи.
- Внесение записи о приёме на работу – кадровая служба делает запись в трудовой книжке.
- Выдача трудовой книжки обратно сотруднику – после внесения записи книжка возвращается работнику.
Когда именно делается запись в трудовой книжке?
Согласно ст. 66 ТК РФ и Постановлению № 225, запись о приёме на работу вносится после следующих условий:
- После издания приказа о приёме на работу – запись делается на основании данного приказа.
- После предоставления сотрудником трудовой книжки – без книжки запись невозможна.
- После фактического допуска к работе – запись отражает начало трудовой деятельности, поэтому её делают после первого рабочего дня (или после начала выполнения трудовых функций).
- В течение пяти рабочих дней с даты приёма на работу – закон устанавливает срок, в который запись должна быть внесена; если работа начинается позже, срок отсчитывается с первого дня фактического труда.
Таким образом, запись вносится после издания приказа, предоставления трудовой книжки и фактического начала работы, но не позднее пяти рабочих дней с момента начала трудовой деятельности.
Особенности записи в разных ситуациях
Испытательный срок
Если при приёме устанавливается испытательный срок, запись о приёме делается сразу же, как и при обычном приёме. Указание об испытательном сроке вносится в отдельную строку трудовой книжки после записи о приёме.
Совместительство
При приёме на работу по совместительству запись делается в той же трудовой книжке, где уже есть основное место работы. В графе «Приём на работу» указывается место работы (по совместительству) и дата начала работы.
Дистанционная (удаленная) работа
Для удалённых сотрудников порядок не меняется: запись делается после получения трудовой книжки (или после перехода на электронную трудовую книжку) и после издания приказа о приёме. Фактическое начало работы считается днём, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых функций удалённо.
Электронная трудовая книжка
С ведение электронных трудовых книжек стало обязательным для большинства работодателей. Запись о приёме вносится в электронный формат через личный кабинет на портале «Работа в России» или через специализированные кадровые системы. Сроки и условия остаются теми же: после приказа, после предоставления согласия на электронное ведение и после фактического начала работы.
Последствия несвоевременного внесения записи
- Нарушение сроков внесения записи может повлечь административную ответственность работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 50 000 до 100 000 руб. для организаций).
- Для сотрудника отсутствие записи может создать сложности при подтверждении стажа, при оформлении пенсии, при получении социальных выплат и при трудоустройстве на новое место работы.
- В случае спора в суде отсутствие или несвоевременность записи может быть использовано как доказательство нарушения трудового законодательства.
Практические рекомендации
Для работодателей:
- Сформировать чек‑лист оформления приёма на работу, включающий пункт «Внести запись в трудовую книжку (ЭТК) в течение 5 рабочих дней».
- Использовать автоматизированные кадровые системы, которые напоминают о необходимости внесения записи после издания приказа.
- Обеспечить обучение кадровых специалистов актуальным требованиям ТК РФ и Постановления № 225.
- При переходе на электронные трудовые книжки своевременно получать согласие сотрудников и фиксировать его в личном деле.
Для сотрудников:
- При приёме на работу проверять, что в трудовой книжке (или в личном кабинете ЭТК) есть запись о приёме с указанием даты, названия организации и должности.
- В случае отсутствия записи обратиться к кадровой службе с письменным запросом о её внесении.
- Сохранять копии приказов о приёме и трудовой книжки (или выписки из ЭТК) для подтверждения стажа.
Запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку после:
- издания приказа о приёме;
- предоставления сотрудником трудовой книжки (или согласия на электронное ведение);
- фактического начала трудовой деятельности (первого рабочего дня).
Срок внесения записи не превышает пяти рабочих дней с даты начала работы. Соблюдение этого порядка обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работника и помогает избежать административных штрафов для работодателя.
Соблюдение установленной процедуры – залог прозрачности и надёжности ведения трудовой книжки, будь то бумажный или электронный формат.