Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Но иногда происходят непредвиденные ситуации: документ теряется, приходит в негодность (рвется, пачкается, сгорает) или в нем обнаруживается недействительная запись об увольнении. В таких случаях требуется оформление дубликата. Первым и самым важным шагом в этой процедуре является подача работником специального заявления. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить бланк заявления о выдаче дубликата трудовой книжки, какие данные он должен содержать и как происходит процесс оформления в 2026 году.

В каких случаях оформляется дубликат?

Прежде чем переходить к заполнению бланка, важно понимать, в каких ситуациях закон обязывает работодателя выдать дубликат. Согласно актуальным правилам кадрового делопроизводства, это происходит в следующих случаях:

• Утрата трудовой книжки — документ утерян самим работником или работодателем (в т.ч. при массовой утрате из-за чрезвычайных ситуаций).
• Непригодность старого экземпляра — книжка испорчена: истлела, порвана, испачкана, обгорела, и ее невозможно использовать дальше.
• Признание записи недействительной — если запись об увольнении или переводе признана недействительной, работник вправе потребовать оформить дубликат, чтобы избавиться от лишних записей.

Как правильно написать заявление

Законодательство не устанавливает единой строгой формы заявления, однако в кадровом делопроизводстве существуют устоявшиеся стандарты (примерные формы от систем ГАРАНТ и КонсультантПлюс, актуальные на 2025-2026 годы). Заявление можно написать от руки или распечатать на компьютере.

Структура заявления

1. Шапка (правый верхний угол): Должность руководителя организации, название компании, ФИО руководителя (в дательном падеже), а также должность и ФИО сотрудника, подающего заявление (в родительном падеже).
2. Название документа: Посередине строки пишется «Заявление».
3. Основной текст: Просьба о выдаче дубликата с обязательным указанием причины (например: «в связи с утратой трудовой книжки» или «в связи с непригодностью трудовой книжки»). Также в тексте стоит упомянуть, что подтверждающие документы о предыдущем стаже будут предоставлены.
4. Приложения: Перечень документов, которые подтверждают предыдущий стаж (справки, выписки, копии приказов с прошлых мест работы и т.д.).
5. Подпись и дата: В нижней части заявления ставится личная подпись работника и текущая дата.

Бланк и образец заполнения 2026 года

Для удобства мы подготовили шаблон, который вы можете использовать в своей работе. Актуальные пустые формы также можно скачать в форматах Word и PDF на профильных ресурсах (например, «Моё дело», КонсультантПлюс).

Примерная форма заявления

Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.

от менеджера
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки взамен утраченной в связи с ее утерей.

Для подтверждения общего стажа работы до поступления в ООО «Пример» прилагаю следующие документы:

• Справка о стаже из АО «Ромашка» от г.;
• Копия приказа о приеме на работу в ООО «Весна» от г.;
• Копия приказа об увольнении из ООО «Весна» от г.

Особенности оформления дубликата работодателем

После получения заявления у работодателя начинается процесс оформления. Здесь важно помнить несколько ключевых правил:

1. Отметка на титульном листе: В правом верхнем углу титульного листа новой трудовой книжки следует четко написать слово «Дубликат».
2. Восстановление стажа: На основании предоставленных сотрудником подтверждающих документов (справок, выписок, архивных запросов) в раздел «Сведения о работе» вносится общий стаж работы суммарно. Если документов нет, стаж восстанавливается только по тем местам работы, по которым удалось получить подтверждение.
3. Сроки: Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
4. Если виноват работодатель: Если трудовая книжка была утеряна работодателем (например, сгорела в офисе), работодатель обязан сам собирать все справки и восстанавливать стаж сотрудника без участия последнего.

Что делать, если уволился, а книжку потерял сам?

Часто возникает вопрос: кто должен оформлять дубликат, если работник уже уволился и обнаружил пропажу документа? По закону оформить дубликат должен последний работодатель. Уволившемуся работнику необходимо обратиться по последнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой. Бывший работодатель не имеет права отказать в этой процедуре.

Где скачать бланк?

Сегодня найти актуальные формы не составляет труда. Вы можете скачать бланк заявления о выдаче дубликата трудовой книжки (в редакциях 2025-2026 годов) на следующих ресурсах:

• КонсультантПлюс — предлагает образцы заполнения, подготовленные специалистами (доступно после регистрации бесплатного пробного доступа на 2 дня).
• Система ГАРАНТ — содержит примерные формы заявлений об оформлении новой трудовой книжки (дубликата).
• Портал «Моё дело» — позволяет скачать пустые формы в Word и PDF, а также заполнить их онлайн.
• Кадровик-практик — отличный ресурс для специалистов кадрового делопроизводства с готовыми шаблонами.

Оформление дубликата трудовой книжки — процесс, требующий внимательности как от работника, так и от работодателя. Правильно составленное заявление — это фундамент для корректного восстановления вашего стажа. Обязательно собирайте максимальное количество подтверждающих документов с прошлых мест работы, чтобы ваш дубликат отражал реальную картину вашей трудовой биографии. Используйте актуальные бланки 2026 года и соблюдайте установленные сроки, чтобы избежать проблем с пенсионным стажем в будущем.