В 2026 году рынок труда России окончательно завершил переходный период, связанный с цифровизацией документов о стаже. Для тех, кто устраивается на работу впервые, правила кардинально изменились по сравнению с прошлыми годами. Если раньше каждый новый сотрудник получал бумажную книжку, то теперь приоритет отдан электронным форматам.
В этой статье мы подробно разберем, как оформляется трудовая книжка при первом трудоустройстве, почему бумажный бланк больше не выдается новичкам и какие действия должен предпринять работодатель.
Главное правило 2026 года: Только электронная форма
Самое важное, что нужно помнить работнику и работодателю: для граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется.
С 1 января 2026 года в России окончательно завершился переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:
- Новым сотрудникам больше не заводят бумажные бланки.
- Вся история трудовой деятельности ведется исключительно в цифровом виде.
- Основным документом о стаже становится запись в базе Социального фонда России (СФР).
Как отмечают эксперты, то, что мы называем «электронной трудовой книжкой», юридически представляет собой лицевой счет застрахованного лица, который ведется в системе СФР; Отдельного физического или цифрового «документа» в виде файла не существует — есть только актуальные данные в государственной информационной системе.
Порядок действий для работодателя
При приеме на работу сотрудника, который трудоустраивается впервые, работодатель берет на себя обязанность по передаче сведений в Социальный фонд. Пошаговая инструкция для кадровика выглядит следующим образом:
- Регистрация в СФР. Работодатель обязан зарегистрировать нового сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования (если это еще не сделано) и открыть ему лицевой счет.
- Формирование сведений о трудовой деятельности. На основании приказа о приеме на работу кадровый специалист формирует отчет (форма СЗВ-ТД или аналогичная в текущем интерфейсе СФР).
- Передача данных. Сведения о первом месте работы передаются в Социальный фонд в установленные законом сроки (обычно не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа).
Важно: Работодатель не имеет права отказать в приеме на работу или требовать от кандидата предоставления бумажной трудовой книжки, если тот устраивается впервые.
Что делать работнику: Как получить свою трудовую?
Многих молодых специалистов волнует вопрос: «Где мне взять документ, подтверждающий мой стаж?». Поскольку бумажного аналога больше не существует, работнику необходимо знать, где хранятся его данные.
После того как работодатель передаст сведения в СФР, информация о первом месте работы автоматически появится в электронном профиле гражданина. Получить выписку из электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуги (самый быстрый и удобный способ).
- В клиентской службе Социального фонда России (СФР).
- Через банки, которые предоставляют услуги по выгрузке данных о стаже (при наличии согласия пользователя).
- У работодателя (по письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить заверенную выписку из сведений о трудовой деятельности).
Нужно ли писать заявление?
При первом трудоустройстве в 2026 году писать заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) не нужно. Выбор сделан законодателем автоматически в пользу электронного формата. Заявление об отказе от бумажной книжки писали только те, кто уже имел бумажный документ до 2021 года и хотел перейти на «цифру». У новичков такой возможности просто нет.
Юридическая сила и значение ЭТК
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В 2026 году под этим подразумевается именно совокупность сведений в информационной системе СФР.
Цифровой формат имеет ряд преимуществ:
- Безопасность. Электронную книжку невозможно потерять, украсть или испортить.
- Доступность. Данные доступны 24/7 из любой точки мира через интернет.
- Актуальность. Информация обновляется сразу после передачи данных работодателем.
Однако стоит помнить, что цифровой стаж не может «обнулить» реальные годы работы. Все данные, переданные работодателями, суммируются и формируют непрерывный стаж, необходимый для расчета пенсии, больничных листов и других социальных гарантий.
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Что делать, если в электронной трудовой книжке нет записей о первой работе?
Ответ: Необходимо обратиться в отдел кадров работодателя с просьбой проверить факт передачи сведений в СФР. Если данные не были отправлены, работодатель обязан исправить ситуацию и передать отчет с указанием на исправление ошибок.
Вопрос: Можно ли попросить завести бумажную трудовую «для себя»?
Ответ: Нет. Согласно действующему законодательству, для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Работодатель не имеет права заводить такой документ.
Вопрос: Как подтвердить стаж для пенсии без бумажной книжки?
Ответ: Основным доказательством трудового стажа теперь служит выписка из системы СФР. Бумажная трудовая книжка постепенно уходит в прошлое как единственный источник истины, уступая место цифровым данным.
Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году — это полностью цифровой процесс, не требующий покупки бланков или заполнения рукописных страниц. Работодатель обязан оперативно передать данные о приеме сотрудника в Социальный фонд, а работник, контролировать наличие этих сведений через портал Госуслуг. Переход на электронные форматы упростил документооборот и сделал историю трудовой деятельности более прозрачной и защищенной.