В 2026 году многие работники впервые сталкиваются с вопросом как правильно открыть электронную трудовую книжку. Ниже собраны все необходимые сведения, которые помогут вам понять, что такое электронная трудовая книжка, зачем она нужна, какие сведения в неё вносятся и как оформить её в 2026 году.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит сведения о трудовой деятельности работника и хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР). По данным 30 мая 2017 г., такие сведения включают:
- ФИО работника
- Дата рождения
- Место работы и должность
- Дата начала работы по каждому трудовому договору
- Сведения о переводах, отпусках, увольнениях
Электронный вариант позволяет избежать потери или повреждения бумажного документа и упрощает контроль за тем, передаёт ли работодатель сведения в СФР.
История и законодательство
Вопрос о введении электронных трудовых книжек был поднят ещё в 2012 году, но значимых изменений тогда не произошло. Начиная с 1 января 2020 года в России официально введена электронная форма трудовых книжек. С 10 июня 2021 года в Украине также действуют электронные трудовые книжки.
Согласно ст. 66 и 66.1 ТК РФ, работодатели могут вести трудовые книжки в электронной форме или в бумажном виде. При этом:
- Электронная форма – обязательна для всех, кто впервые оформляет трудовую книжку в 2026 году.
- Бумажная форма остаётся доступной по желанию работника.
Когда впервые открывается электронная книжка
Если сотрудник был принят на работу впервые в 2026 году и ранее не оформлял трудовую книжку по трудовому договору, то его первая запись вносится в электронную форму. Это происходит в соответствии с ст. 66 ТК РФ, где указано, что для новых работников в 2026 году открывается электронная трудовая книжка.
Какие сведения будут в электронной книжке
В электронную трудвую книжку вносятся такие данные:
- Первичные сведения: ФИО, дата рождения, паспортные данные.
- Трудовая информация: места работы, даты начала и окончания каждого договора, должность, ставка.
- Сведения о социальных отчислениях: СФР получает сведения о взносах, сделанных за работника.
- Доп. сведения: отпуск, болезнь, военный учёт и др.
Как оформить электронную книжку
Для оформления электронной трудовой книжки необходимо выполнить несколько простых шагов.
Пошаговая инструкция для работодателей
- Подготовка данных: собрать копии паспортов, трудового договора и иных подтверждающих документов.
- Загрузка в Систему СФР: через личный кабинет работодателя отправить сведения о новом сотруднике в электронную форму.
- Проверка сведений: убедиться, что все данные введены правильно и соответствуют ТК РФ.
- Оповещение работника: предоставить сотруднику подтверждение о создании электронной книжки и инструкцию по её использованию;
- Подтверждение в СФР: система автоматически фиксирует факт открытия электронной книжки и сохраняет её в базе.
После выполнения всех пунктов работник получает доступ к своей электронной книжке через портал Госуслуги или личный кабинет СФР.
Преимущества электронной формы
- Удобство: доступ к данным в любой момент через интернет.
- Безопасность: снижение риска потери или порчи бумажного документа.
- Экономия времени: быстрый ввод и проверка сведений.
- Трассируемость: автоматический контроль за своевременной отправкой сведений в СФР.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли оформить электронную книжку, если я уже работаю по бумажной форме?
Ответ: Да, при переходе на электронную форму необходимо лишь перенести существующие сведения в новую систему. Работодатель может запросить у вас подтверждение данных.
Вопрос: Где можно заказать выписку из электронной трудовой книжки?
Ответ: Выписку можно получить через портал Госуслуги или в отделении Социального фонда России.
Вопрос: Что делать, если я потерял доступ к своему кабинету на Госуслугах?
Ответ: Восстановить доступ можно через процедуру восстановления пароля или обратившись в поддержку СФР.
Открытие электронной трудовой книжки впервые – это процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения установленных норм ТК РФ. При правильном оформлении вы получаете современный, надёжный и удобный инструмент для ведения своей трудовой истории. Помните, что с 1 января 2020 года электронная форма стала обязательной для всех новых работников, а бумажный вариант остаётся лишь опцией по желанию.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в местное отделение СФР или воспользоваться онлайн‑консультантом на портале Госуслуги.