Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В зависимости от формы (бумажная или электронная) процесс её «открытия» (получения доступа к сведениям) различается. Ниже подробно рассмотрены способы открытия как традиционной, так и электронной трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка и зачем её открывать
Трудовая книжка содержит сведения о:
- приёме на работу и увольнении;
- переводах и изменениях условий труда;
- наградах и поощрениях;
- периодах нетрудоспособности и отпусков.
Открытие ТК необходимо:
- при приёме на новую работу (новый работодатель проверяет стаж);
- при оформлении пенсии, пособий по безработице, социальных выплат;
- для подтверждения трудового стажа при получении кредита, ипотеки;
- лично для контроля достоверности записей.
Бумажная трудовая книжка: как открыть и посмотреть
Где хранится бумажная ТК
По закону бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. После увольнения она выдаётся на руки сотруднику под расписку.
Процедура получения доступа к сведениям
- Запрос у текущего работодателя – сотрудник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме) с просьбой выдать трудовую книжку для ознакомления или получения копии. Работодатель обязан выдать документ в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
- Получение после увольнения – при расторжении трудового договора работник получает ТК на руки под расписку в отделе кадров.
- Ознакомление без выдачи – если нужно лишь посмотреть записи, можно попросить кадрового специалиста показать книжку в присутствии сотрудника отдела кадров (запрещено удалять или изменять записи без согласия работника).
Что делать, если записей нет или они некорректны
При обнаружении ошибок сотрудник имеет право потребовать их исправления. Для этого:
- составляется заявление о внесении исправлений;
- прилагаются подтверждающие документы (трудовой договор, приказ о приёме/увольнении, справки);
- кадровая служба вносит исправления согласно инструкции по ведению трудовых книжек.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как открыть и посмотреть
С 2021 года в России ведётся электронный учёт трудовой деятельности через систему ПФР. ЭТК доступна каждому застрахованному лицу через личный кабинет на портале Госуслуги или непосредственно в личном кабинете ПФР.
Где хранится ЭТК
Все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ. Работодатель ежемесячно передаёт сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников.
Способы доступа к ЭТК
- Через портал Госуслуги:
- Авторизоваться (логин/пароль, подтверждённый через СМС или ЭЦП).
- В разделе «Трудовая деятельность» выбрать «Электронная трудовая книжка».
- Просмотреть выписку за любой период, скачать PDF‑выписку или распечатать.
- Через личный кабинет ПФР:
- Зайти на сайт pfr.ru (раздел «Граждане» → «Личный кабинет»).
- Авторизоваться через Госуслуги или ЭЦП.
- Получить выписку из ЭТК, посмотреть историю трудоустройства.
- Через работодателя:
- Сотрудник может запросить у бухгалтерии/отдела кадров выписку из ЭТК за нужный период (обычно предоставляется в электронном виде).
- Работодатель обязан предоставить выписку по первому требованию (ст. 65.1 ТК РФ).
Как получить бумажную выписку из ЭТК
Если требуется бумажный документ (например, для подачи в банк):
- В личном кабинете Госуслуг или ПФР сформировать выписку в формате PDF.
- Распечатать её на обычном листе формата А4.
- При необходимости заверить выписку подписью и печатью отдела кадров текущего или последнего работодателя (это делается по заявлению сотрудника);
Особенности открытия трудовой книжки при приёме на работу
При трудоустройстве новый работодатель обязан:
- Запросить у сотрудника сведения о предыдущих местах работы (из бумажной ТК или выписки из ЭТК).
- Внести запись о приёме в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней с даты начала работы.
- При отсутствии у сотрудника бумажной ТК (например, он впервые устраивается на работу) оформить новую трудовую книжку и передать её на хранение работодателю.
Ответственность за нарушение правил доступа к трудовой книжке
Нарушение прав работника на получение сведения из трудовой книжки влечёт:
- административный штраф для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб.) – ст. 5.27 КоАП РФ;
- возможность взыскания компенсации морального вреда через суд.
Полезные советы
- Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг – так вы быстро заметите ошибки или пропуски.
- Храните бумажную ТК в безопасном месте (например, в огнеупорном сейфе) и не передавайте её посторонним лицам без необходимости.
- При переходе на электронную форму трудовой книжки informируйте отдел кадров о своём желании получать выписки исключительно в электронном виде – это упрощает процесс.
- Если вы меняете фамилию, имя или отчество, обязательно сообщите об этом работодателю и ПФР, чтобы избежать несоответствий в записях.
Открытие трудовой книжки – это простая, но важная процедура, которая позволяет подтвердить свой трудовой стаж, получить социальные выплаты и защитить свои права. Независимо от того, используете ли вы бумажную или электронную форму, знайте свои права и обязанности, а также способы быстрого доступа к сведениям. Соблюдение установленных правил гарантирует актуальность и достоверность вашей трудовой истории.