Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. В некоторых случаях работнику или работодателю необходимо отменить (ликвидировать) ЭТК: например, при переходе на бумажный вариант, ошибочном оформлении или при увольнении, когда работник не желает сохранять электронный документ.

Правовые основы отмены ЭТК

Отмена электронной трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65, 66, 67).
• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 115н «Об утверждении Положения об электронной трудовой книжке».
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (требования к обработке и удалению данных).

Когда может потребоваться отмена ЭТК?

1. Работник переходит на работу в организацию, где используется только бумажный вариант.
2. В ЭТК допущены ошибки, которые невозможно исправить без её полной ликвидации.
3. Работник уходит в пенсионный возраст и предпочитает закрыть электронный документ.
4. Организация прекращает использовать систему ЭТК и переходит на бумажный учет.
5. Работник желает полностью удалить свои персональные данные из электронного реестра.

Пошаговая инструкция по отмене электронной трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка документов

Для начала необходимо собрать следующий пакет:

• Заявление работника об отмене ЭТК (образец ниже).
• Копия паспорта (страница с личными данными).
• Согласие работодателя (если требуется).
• Справка из организации о наличии/отсутствии задолженностей по трудовым правам.

Шаг 2. Подача заявления в отдел кадров

Работник передаёт подготовленные документы в отдел кадров своей организации. В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения, ИНН.
• Номер электронной трудовой книжки (если известен).
• Причина отмены (например, «перевод в организацию без ЭТК»).
• Подпись работника и дата.

Шаг 3. Проверка данных работодателем

Отдел кадров проверяет:

• Отсутствие незакрытых трудовых споров.
• Отсутствие задолженностей по заработной плате, компенсациям и другим выплатам.
• Корректность записей в ЭТК.

Шаг 4. Формирование запроса в систему ЭТК

После подтверждения всех пунктов, кадровик формирует электронный запрос в Государственный информационный ресурс «Электронная трудовая книжка» (ГИР «ЭТК»). Запрос включает:

• Идентификатор ЭТК.
• Согласие работника (цифровая подпись).
• Причину отмены.

Шаг 5. Утверждение запроса в системе

Система проверяет запрос и, при отсутствии конфликтов, помечает ЭТК как «аннулированную». После этого:

• Запись в реестре получает статус «Отменена».
• Работнику высылается подтверждающий документ (PDF) о закрытии ЭТК.

Шаг 6. Выдача нового документа (по необходимости)

Если работнику требуется бумажная трудовая книжка, отдел кадров оформляет её в соответствии с ТК РФ и вносит все записи, которые были в ЭТК.

Образец заявления работника

 Заявление
 ________________________________
 ФИО: ______________________________________
 Дата рождения: ____________________________
 Серия и номер паспорта: ___________________
 ИНН: _____________________________________
 Номер электронной трудовой книжки: __________
 Причина отмены: ___________________________
 (например, «Перевод в организацию без ЭТК»)

 Прошу аннулировать мою электронную трудовую книжку
 и оформить бумажный вариант (при необходимости).

 ______________________
 Подпись
 

Возможные причины отказа в отмене

Отказ может быть вынесен, если:

• В ЭТК имеются незакрытые трудовые споры или судебные решения.
• Существует задолженность работодателя перед работником.
• Работник находится в статусе «находится в отпуске без сохранения места работы» и запись в ЭТК требуется для восстановления.
• Отсутствует согласие работодателя (в случае, когда это требуется по внутренним регламентам).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли отменить ЭТК без согласия работодателя?

Обычно требуеться согласие работодателя, так как он является администратором записи в системе. Исключения возможны только при наличии судебного решения.

Вопрос 2: Сколько времени занимает процесс отмены?

В среднем процесс от подачи заявления до получения подтверждения занимает от 5 до 10 рабочих дней, в зависимости от загруженности отдела кадров и системы ГИР «ЭТК».

Вопрос 3: Нужно ли сохранять копию ЭТК после её отмены?

После аннулирования система сохраняет запись в архиве в течение 5 лет в соответствии с законодательством о персональных данных; Работнику рекомендуется сохранить полученный PDF‑подтверждение.

Вопрос 4: Как восстановить аннулированную ЭТК?

Восстановление возможно только в случае ошибки аннулирования и при условии, что все данные о трудовом стаже сохраняются в архиве. Для этого необходимо подать новое заявление и предоставить подтверждающие документы.

Отмена электронной трудовой книжки – процесс, требующий внимательного подхода к документам и соблюдения юридических процедур. Следуя описанным шагам, работник и работодатель могут быстро и без конфликтов завершить процесс, получив официальное подтверждение об аннулировании ЭТК и, при необходимости, оформить бумажный аналог.

Помните, что любые действия с трудовыми документами должны проводиться в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами, регулирующими электронный документооборот.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.