В современной практике кадрового делопроизводства ситуация, когда уволенный сотрудник не может или не желает забирать трудовую книжку лично, встречается довольно часто. Согласно действующему законодательству РФ и Порядку ведения трудовых книжек (в частности, п. 37 Порядка № 320н), работодатель обязан хранить документ до момента его выдачи. Однако закон позволяет отправить трудовую книжку по почте, но только при одном условии: наличии письменного согласия работника.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить такое согласие, какие риски существуют для работодателя и предоставим актуальные образцы документов на 2026 год.

Почему важно письменное согласие?

Отправка трудовой книжки почтой без письменного разрешения сотрудника несет серьезные риски для организации. Если документ затеряется в пути или будет доставлен с опозданием, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Ключевые моменты:

• Скан-копия не равно оригинал. Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике, скан-образец заявления, присланный по электронной почте, не является надлежащим письменным согласием. Необходим собственноручный оригинал.
• Инициатива работника. Работодатель не может навязать отправку почтой. Он должен сначала уведомить сотрудника о необходимости явиться за документом.
• Безопасность пересылки. Трудовая книжка отправляется только ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Это единственный способ доказать факт и содержание отправленного документа.

Алгоритм действий при отправке трудовой книжки почтой

Процесс выглядит следующим образом:

Уведомление. Работодатель направляет бывшему сотруднику уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
Получение ответа. Сотрудник либо приходит лично, либо присылает письменное согласие с указанием точного почтового адреса.
Отправка. Кадровая служба формирует ценное письмо с описью вложения.
Фиксация. Квитанция об оплате почтовых услуг, опись вложения и уведомление о вручении подшиваются в личное дело сотрудника.

> Важно: Если сотрудник не забрал трудовую книжку и не дал согласия на отправку, работодатель обязан хранить ее в архиве в течение 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для более ранних).

Как правильно составить согласие (Заявление)

Документ может называться «Заявление», «Согласие» или «Уведомление». Главное — чтобы в нем содержалась воля работника на пересылку документа почтовым отправлением.

Обязательные реквизиты документа:

• Шапка: Кому (наименование работодателя, ФИО руководителя) и от кого (ФИО бывшего сотрудника, контактные данные).
• Заголовок: Например, «Заявление» или «Согласие на отправку трудовой книжки по почте».
• Текст: Четкая формулировка просьбы отправить трудовую книжку по указанному адресу.
• Адрес: Полный почтовый адрес с индексом, куда должна быть отправлена книжка.
• Дата и подпись: Собственноручная подпись работника и дата составления.

—

Образец №1: Заявление работника о согласии на отправку по почте

Этот документ сотрудник составляет собственноручно и передает работодателю (лично или заказным письмом).

Образец №2: Уведомление от работодателя (для инициирования процесса)

Если сотрудник пропал, работодатель должен сначала отправить ему уведомление. Это докажет добросовестность компании в случае судебных споров.

Технические детали отправки в 2026 году

При формировании почтового отправления в 2026 году необходимо учитывать следующие нюансы:

Опись вложения (Форма 107): Это критически важный документ. В описи четко прописывается: «Трудовая книжка серии АБ № 1234567». Один экземпляр описи остается у отправителя с штампом почты, второй вкладывается в конверт. Без описи невозможно доказать, что вы отправили именно трудовую, а не пустой лист.
Уведомление о вручении: Позволяет отследить дату получения документа адресатом. С этого момента обязанность работодателя по хранению книжки считается исполненной.
Оператор связи: Допускается использование услуг любого оператора почтовой связи (Почта России, экспресс-почта и др.), имеющего лицензию на оказание универсальных почтовых услуг.
Электронные трудовые (СТД-Р): Если работник не забрал бумажную трудовую (если она велась до 2020 года) или если речь идет о форме СТД-Р, правила аналогичны. Форма СТД-Р при невозможности вручения лично также отправляется заказным письмом с уведомлением.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить согласие по электронной почте?

Нет. Как указывалось выше, скан-копия или фотография заявления не имеют юридической силы оригинала. Требуется «живая» подпись. Если сотрудник находится в другом городе, он должен отправить оригинал заявления обычной почтой или курьерской службой.

Что делать, если сотрудник безвестно отсутствует?

Если сотрудник пропал и связаться с ним невозможно, работодатель составляет акт о невозможности вручения трудовой книжки. В этом случае отправка по почте без согласия невозможна. Документ хранится в организации.

Кто оплачивает почтовые расходы?

По умолчанию, если в заявлении сотрудника не указано иное, расходы несет работодатель как часть издержек на завершение трудовых отношений. Однако сотрудник может добровольно взять эти расходы на себя, указав это в заявлении.

Правильное оформление согласия на отправку трудовой книжки по почте — это залог юридической безопасности работодателя и гарантия прав сотрудника; Использование актуальных образцов 2026 года, соблюдение формы ценного письма с описью и наличие собственноручного заявления работника позволят избежать штрафов и судебных исков. Помните: главное в этом процессе — документальная фиксация каждого шага.