Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её могут потребовать при приёме на новую работу, при оформлении пенсии, при восстановлении утерянного экземпляра и в других ситуациях. Ниже подробно рассмотрены все законные способы отправки трудовой книжки, требования к оформлению и полезные советы, основанные на актуальной информации (данные на ).

Когда и зачем нужно отправлять трудовую книжку

• При увольнении – работодатель обязан вернуть книжку сотруднику в день последнего рабочего дня или отправить её по почте в течение трёх рабочих дней.
• При приёме на новую работу – новый работодатель может запросить оригинал или заверенную копию для внесения данных в свою кадровую систему.
• При восстановлении утерянной или повреждённой книжки – необходимо направить запрос в бывшую организацию или в архив.
• При оформлении пенсии или социальных выплат – ПФР/СФР может потребовать выписку из трудовой книжки.

Важно: Передавать трудовую книжку через бывших коллег работника запрещено. Это подтверждено письмом Минтруда от г. № 14-2/ООГ-7143.

Подготовка документа к отправке

Проверка содержимого

• Убедитесь, что все записи сделаны чётко, без исправлений и помарок.
• Проверьте наличие подписи работодателя и печати организации на последней записи.
• Если книжка бумажная, убедитесь, что она оформлена на актуальном бланке (с 2023 года используются новые бланки).

Сделать копию (при необходимости)

Для отправки часто достаточно заверенной копии. Оригинал лучше оставлять у себя или передавать лично, если это возможно.

• Сделайте чёрно‑белую или цветную копию всех страниц.
• На копии поставьте пометку «Копия верна» и подпись уполномоченного лица (кадровик, бухгалтер).
• При необходимости заверьте копию у нотариуса.

Сопроводительное письмо

К книжке прилагайте короткое письмо, в котором указываете:

1. ФИО получателя и отправителя.
2. Цель отправки (например, «Передача трудовой книжки при увольнении»).
3. Перечень вложенных документов (оригинал/копия, справка о стаже и т.д.).
4. Дата и подпись отправителя.

Способы отправки трудовой книжки

Почтой России (заказное письмо с уведомлением)

Наиболее надёжный способ для бумажных документов.

• Оформите заказное письмо с уведомлением о вручении.
• Вложите трудовую книжку (или копию) и сопроводительное письмо в плотный конверт.
• Сделайте опись вложения (форма 107) и приложите её к письму.
• Оплатите услугу и сохраните чек с трек‑номером.
• Срок доставки по России – от 3 до 7 рабочих дней; уведомление о вручении придёт получателю.

Курьерские службы

Подходит, если нужна быстрая доставка или гарантия личного получения.

• Выберите проверенную курьерскую компанию (ДПД, СДЭК, Boxberry и т.д.).
• Упакуйте документ в жёсткий конверт или небольшую коробку, чтобы избежать повреждений.
• Получите трек‑номер и возможность отслеживания посылки в реальном времени.
• Оплата обычно включает страховку – полезно для ценных документов.

Электронная передача (для электронных трудовых книжек)

С 2020 года граждане могут вести трудовую книжку в электронном виде через портал «Госуслуги» и Социальный фонд России (СФР).

• Если у сотрудника электронная трудовая книжка, работодатель передаёт сведения в СФР напрямую через ЕГИСЗ;
• Сотрудник может самостоятельно выписать нужный фрагмент (выписку из ЭТК) в личном кабинете Госуслуг и отправить её работодателю по защищённому каналу (ЭПГУ, защищённая электронная почта).
• Для подтверждения подлинности используйте квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Примечание: С начала 2026 года более 73 тысяч петербуржцев и жителей Ленобласти перешли на электронные трудовые книжки, что значительно упрощает их передачу.

Личная передача

Если возможно, передайте книжку лично в руки получателя под расписку. Это самый быстрый и надёжный способ, исключающий риски потери.

Особенности отправки в различных ситуациях

При увольнении

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель должен вернуть трудовую книжку в день увольнения или отправить её заказным письмом не позднее следующего рабочего дня. Если книжка отправляется по почте, необходимо получить уведомление о вручении и сохранить его как доказательство исполнения обязанности.

При приёме на новую работу

Новый работодатель может принять как оригинал, так и заверенную копию. Если предоставляется копия, рекомендуется также предоставить справку о периоде работы, заверенную печатью бывшего работодателя.

При восстановлении утерянной книжки

Сотрудник направляет запрос в бывшую организацию (или в архив, если организация ликвидирована) с просьбой выдать дубликат или справку о стаже. Ответ направляется теми же способами, что и обычная трудовая книжка (почта, курьер, электронно).

При переходе на электронную форму

Если сотрудник решает перейти с бумажной на электронную трудовую книжку, необходимо:

1. Подать заявление через личный кабинет на Госуслугах о выборе способа ведения ТК.
2. Дождаться подтверждения от СФР.
3. Убедиться, что бывший работодатель передал все накопленные сведения в электронный реестр.

Ответственность за нарушение сроков и порядка отправки

Несвоевременная или неправильная передача трудовой книжки может повлечь:

• Административные штрафы для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Возможность сотрудника подать иск о взыскании заработка за период задержки выдачи книжки (см. судебную практику, например, иск гражданина к бывшему работодателю о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки).
• Потеря доверия со стороны сотрудников и ухудшение репутации компании.

Поэтому важно фиксировать дату отправки, сохранять чеки, уведомления о вручении и копии сопроводительных документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку простым письмом?

Не рекомендуется. Простое письмо не предоставляет доказательства отправки и получения. Лучше использовать заказное письмо с уведомлением или курьерскую службу.

Нужно ли нотариально заверять копию трудовой книжки?

Нотариальное заверение требуется только если получатель явно настаивает на этом (например, некоторые государственные органы). В большинстве случаев достаточно заверения подписи кадровика и печати организации.

Можно ли отправить трудовую книжку через электронную почту без ЭП?

Для бумажных документов – нет, так как электронная копия без подписи не имеет юридической силы; Для электронной ТК – да, но только с использованием квалифицированной электронной подписи и через защищённые каналы (Госуслуги, СФР).

Что делать, если получатель утверждает, что не получил книжку?

Предъявите трек‑номер, копию уведомления о вручении (или отчёт курьерской службы) и опись вложения. Это служит доказательством исполнения вашей обязанности.

Отправка трудовой книжки – процедура, требующая внимательного подхода и соблюдения законодательных норм. Выбор способа доставки зависит от формы книжки (бумажная или электронная), срочности и требований получателя. Следуя рекомендациям выше, вы minimизируете риски потери документа, обеспечите его юридическую силу и избежите возможных споров с работодателем или сотрудниками.

Помните: главное – сохранить доказательства отправки и получения, а также соблюдать сроки, установленные Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами вашей организации.