С переходом на электронный документооборот в сфере кадрового учета многие работодатели сталкиваются с вопросом: как правильно отразить в отчетности прием сотрудника, который уже отказался от бумажной трудовой книжки (ЭТК) на предыдущем месте работы или выбрал электронный формат ведения сведений.
Важное уточнение: На сегодняшний день форма СЗВ-ТД упразднена и интегрирована в единую форму сведений ЕФС-1 (подраздел 1.1). Все правила заполнения, которые ранее относились к СЗВ-ТД, теперь применяются к подразделу 1.1 формы ЕФС-1.
Что значит «пришел с электронной трудовой книжкой»?
Важно понимать, что физически «электронной книжки» как документа в руках у работника нет. Если сотрудник говорит, что у него ЭТК, это означает одно из двух:
- Вариант А: Он ранее подал заявление о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки (в этом случае бумажная книжка хранится в архиве предыдущего работодателя или в СФР).
- Вариант Б: Он впервые устраивается на работу в период действия правил об электронных книжках, и его сведения изначально формируются в цифровом виде.
Порядок действий при приеме на работу
Если работник уже имеет статус «электронника», работодателю не нужно заново запрашивать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, так как этот выбор делается один раз и действует на все последующие места работы.
Алгоритм действий:
- Проверка СНИЛС: СНИЛС является основным идентификатором в ЕФС-1. Если у сотрудника нет СНИЛС, необходимо оформить его (через форму АДВ-1 или через МФЦ) до отправки отчета.
- Оформление приема: Издается приказ о приеме на работу и заключается трудовой договор.
- Формирование отчета: Создается запись в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД)
При приеме сотрудника с электронной трудовой книжкой заполняются следующие основные поля:
Основные реквизиты:
- ФИО: Полностью, согласно паспорту.
- СНИЛС: 11 цифр страхового номера.
Мероприятие и дата:
В графе «Мероприятие» указывается код «ПРИЕМ», а в графе «Дата мероприятия» — дата фактического выхода сотрудника на работу согласно приказу.
Заполнение полей о выборе способа ведения книжки:
Это самый важный момент. Если работник уже перешел на электронную трудовую книжку ранее:
- Поле «Трудовая книжка (заявл.)» — остается пустым (так как новое заявление о выборе бумажного варианта не подавалось).
- Поле «Электронная форма (заявл.)», также остается пустым, если заявление было подано на предыдущем месте работы. Повторно подавать заявление и отражать его в отчете не нужно.
Важно: Если же работник пришел к вам и именно сейчас решил подать заявление о переходе на электронную форму, тогда в отчете отражается мероприятие «ЗАЯВЛЕНИЕ», указывается выбранный способ («в электронном виде»), признак «Подано» и дата подачи заявления.
Сроки подачи сведений
Помните, что сведения о приеме на работу (включая тех, у кого ЭТК) должны быть представлены в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (или заключения трудового договора).
Резюме для бухгалтера и кадровика
| Ситуация | Что делать с заявлением? | Что писать в ЕФС-1 (СЗВ-ТД)? |
|---|---|---|
| Работник уже перешел на ЭТК ранее | Не брать новое заявление | Только мероприятие «ПРИЕМ» |
| Работник решил перейти на ЭТК сейчас | Взять заявление о выборе ЭТК | Мероприятие «ПРИЕМ» + мероприятие «ЗАЯВЛЕНИЕ» |
| Работник хочет оставить бумажную книжку | Взять заявление о бумажной ТК | Мероприятие «ПРИЕМ» + мероприятие «ЗАЯВЛЕНИЕ» (бумажный вид) |
Совет: При использовании программ автоматизации (например, 1С), достаточно в карточке сотрудника указать способ ведения трудовой книжки, и программа автоматически сформирует необходимые коды для ЕФС-1.