С 1 января 2023 года в России официально начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от . Однако этот переход не является обязательным для всех работников. Каждый сотрудник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку — при условии, что он подаст соответствующее заявление в письменной форме. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить заявление на ведение трудовой книжки на бумажном носителе, какие требования к нему предъявляются, и какие последствия это имеет для работника и работодателя.
Почему важно подать заявление на бумажную трудовую книжку?
С 2020 года работодатели обязаны предлагать сотрудникам выбор: перейти на электронный формат или сохранить бумажную трудовую книжку. До 31 декабря 2020 года все работники автоматически считались сторонниками бумажного варианта. Но с 2021 года и особенно с 2023 года, когда введены новые бланки трудовых книжек, заявление стало ключевым документом для сохранения традиционного способа учёта трудового стажа.
Если работник не подаст заявление, работодатель обязан вести его трудовую деятельность исключительно в электронном виде. Это может вызвать сложности, если:
- Работник планирует устроиться в организацию, не подключённую к системе ЭТК;
- Необходимо предоставить трудовую книжку для оформления пенсии, загранпаспорта, ипотеки или иных документов;
- Работник предпочитает физический документ как более надёжный и понятный способ подтверждения стажа.
Кто обязан подавать заявление?
Заявление на сохранение бумажной трудовой книжки необходимо подать:
- Новым сотрудникам — при оформлении на работу с 1 января 2021 года и позже.
- Существующим сотрудникам — если они хотят сохранить бумажную трудовую книжку, несмотря на переход работодателя на ЭТК.
- Работникам, у которых трудовая книжка утеряна или повреждена — при восстановлении документа в 2023–2026 годах.
Важно! Если работник не подаст заявление, работодатель вправе вести его трудовую деятельность только в электронном виде, и это не нарушение закона.
Форма заявления: обязательные элементы
Законодательством не утверждён единый шаблон заявления. Это означает, что документ можно составить в произвольной форме — как от руки, так и на компьютере. Однако для юридической силы заявление должно содержать следующие обязательные элементы:
Структура заявления
Шапка документа (кому и от кого)
В верхней части листа указываются:
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
- ФИО и должность руководителя;
- ФИО, должность, подразделение работника (кто подаёт заявление).
Название документа
По центру пишется: «ЗАЯВЛЕНИЕ»
Основной текст
Текст должен содержать чёткую формулировку просьбы. Пример:
«Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в соответствии с частью 2 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации и пунктом 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 622».
Ссылка на закон
Указание на нормативный акт придаёт заявлению юридическую весомость. Обязательно упомяните:
- ТК РФ, статья 66, часть 2;
- Постановление Правительства РФ № 622 от .
Дата и подпись
Внизу заявления ставятся:
- Дата составления (день, месяц, год);
- Личная подпись работника (не печать!);
- Расшифровка подписи (ФИО печатными буквами).
Образец заявления на ведение трудовой книжки на бумажном носителе (2026)
Ниже приведён готовый шаблон, который можно использовать как основу:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в соответствии с частью 2 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации и пунктом 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 622.
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Инженер-технолог
Табельный номер: 12345
Дата рождения:
Подпись: _____________ /И.И. Иванов/
Расшифровка: Иванов Иван Иванович
Как подать заявление?
Заявление подаётся в бумажной форме в отдел кадров или непосредственно руководителю организации. Рекомендуется:
- Сделать две копии заявления — одну оставить у себя, вторую, передать работодателю;
- На копии, которую оставляете себе, попросите кадровика поставить отметку о принятии: «Заявление получено», дата, подпись, печать;
- Если подаёте через почту или электронную систему — используйте зарегистрированную отправку с уведомлением о вручении.
Что происходит после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде;
- Не вносить сведения в Единую информационную систему (ЕИС) о трудовой деятельности этого работника;
- Хранить бумажную трудовую книжку в архиве организации в соответствии с требованиями законодательства;
- При увольнении выдать трудовую книжку работнику под расписку.
Важно! Если работник ранее уже подавал заявление на электронную трудовую книжку, но передумал — он может подать новое заявление о возврате к бумажному варианту. Однако это возможно только до момента, пока работодатель не передал его данные в ЕИС. После передачи в ЕИС — вернуть бумажную книжку невозможно.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если бумажная трудовая книжка утеряна, и работник подал заявление на её сохранение, то:
- Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку на бланке нового образца (с 2023 года);
- Все сведения о трудовой деятельности работника вносятся на основании документов (приказы, справки, выписки из архивов);
- Новая книжка оформляется как дубликат — в графе «Особые отметки» указывается: «Дубликат выдан взамен утраченной».
Частые ошибки при составлении заявления
- Отсутствие подписи — заявление без личной подписи работника не имеет юридической силы.
- Нет даты, без даты невозможно определить, когда было принято решение.
- Нет ссылки на закон, хотя и не обязательно, но это повышает шансы на быстрое принятие заявления.
- Подача заявления после передачи данных в ЕИС, если работодатель уже отправил сведения в ЕИС, вернуть бумажную книжку невозможно.
- Письмо в свободной форме без чёткой формулировки — например: «Хочу бумажную книжку», недостаточно. Нужна юридически корректная формулировка.
Несмотря на активное развитие цифровых технологий, бумажная трудовая книжка остаётся важным документом для миллионов россиян. Подача заявления на её сохранение — это не формальность, а защита ваших трудовых прав.
Рекомендации:
- Если вы работаете с 2021 года и ещё не подавали заявление — сделайте это сейчас.
- Если вы устраиваетесь на новую работу — подайте заявление в день оформления на работу.
- Храните копию заявления и подтверждение его получения — это ваша страховка на случай споров.
- Не ждите, пока работодатель «сам всё сделает», инициатива должна исходить от вас.
Сохраняя бумажную трудовую книжку, вы сохраняете привычный, понятный и надёжный способ подтверждения своего трудового стажа — без зависимости от технических сбоев, доступа к интернету или изменений в законодательстве.
Важно помнить: Ваше заявление — это не просьба, а законное право. И работодатель обязан его выполнить.