Вопрос о том, почему пенсионный фонд (ПФУ) запрашивает копию трудовой книжки, волнует как работодателей, так и самих работников. В России и Украине в последние годы активно внедряется система электронной трудовой книжки (ЭТК), но бумажный документ всё ещё остаётся обязательным элементом учета. Ниже вы найдёте подробный разбор требований, порядок подготовки и подачи скан‑копии, а также советы, которые помогут избежать ошибок и претензий со стороны ПФУ.

Почему ПФУ требует трудовую книжку?

Пенсионный фонд формирует пенсионные начисления, основываясь на данных о трудовом стаже, зафиксированных в трудовой книжке. Если сведения о работе не внесены в электронный реестр, работник рискует:

• потерять право на своевременные пенсионные выплаты;
• получить пенсию с задержкой или в уменьшенном размере;
• получить отказ в выплате, если стаж не подтверждён.

В России и Украине в большинстве случаев информация о трудоустройстве после 2004 г. уже хранится в базе ПФУ, но для работников, которые начали трудовую деятельность до 2004 г., требуется явное подтверждение стажа через оцифровку трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой реестр сведений о трудовой деятельности, который ведётся совместно с бумажной книжкой. Работодатель обязан:

1. передавать сведения о приёме на работу, переводе, увольнении, повышении и поощрениях в ПФУ;
2. сохранять бумажную копию и вести её параллельно с электронным вариантом.

В России действует приказ Минтруда № 713н от 10 ноября 2022 г. о форме сведений, а в Украине – законодательные акты, утверждающие порядок оцифровки и подачи документов.

Как подготовить скан‑копию трудовой книжки?

Для того чтобы ПФУ не предъявляло претензий, скан‑копия должна отвечать следующим требованиям:

• Цветная, без искажений и размытости;
• Чётко видны все страницы, включая заглавную и страницы с записью о приёме, переводе, увольнении;
• Файл в формате PDF, JPG или PNG (в зависимости от требований ПФУ);
• Размер файла не превышает лимит, указанный в инструкции ПФУ (обычно до 10 МБ).

Если вы используете сканер, убедитесь, что разрешение не ниже 300 dpi, чтобы текст был читаемым. При сканировании с мобильного телефона используйте приложение, которое сохраняет изображение в высоком качестве.

Пошаговый процесс подачи скан‑копии в ПФУ

Подготовка к подаче

1. Сгенерируйте КЭП (электронную цифровую подпись)** – это обязательный элемент для подписания обращения. В Украине КЭП генерируется через портал «Бухгалтер.UA» или «ПФУ».
2. Сохраните файл ключа и запомните пароль.

Загрузка скана в систему ПФУ

1. Перейдите на веб‑портал Пенсионного фонда Украины (или аналогичный портал в России).
2. Авторизуйтесь через кабинет страхователя.
3. В меню слева выберите раздел «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
4. Нажмите «Добавить файл», выберите тип файла (PDF, JPG, PNG) и загрузите цветную скан‑копию.
5. Подпишите обращение с помощью КЭП: выберите файл ключа, введите пароль, нажмите «Подписать».
6. Отправьте документы в ПФУ.

Проверка результата

После обработки ПФУ предоставит результаты оцифровки. Вы можете просмотреть их в закладке «Сведения о трудовых отношениях», указав в меню поиска «РНУКПН» работника или период отправки трудовой книжки. Если ПФУ обнаружит несоответствия, вы получите уведомление о необходимости исправлений.

Что делать, если ПФУ предъявляет претензии?

Если ПФУ обнаруживает ошибки в скан‑копии, обычно это связано с:

• нечёткими страницами (плохое качество скана);
• пропущенными страницами (например, страницы с увольнением);
• неправильным форматом файла.

В таком случае:

1. Проверьте скан и при необходимости пересканируйте документ;
2. Убедитесь, что все страницы загружены;
3. Проверьте формат и размер файла;
4. Повторно подпишите и отправьте документы.

Практические советы работодателям

• Регулярно обновляйте сведения в ПФУ – это экономит время и снижает риск ошибок.
• Обучайте сотрудников работе с электронными системами, чтобы они знали, какие документы нужно оцифровывать.
• Проверьте наличие КЭП у всех ответственных лиц, чтобы избежать задержек при подписании.
• Сохраняйте резервные копии всех скан‑копий в безопасном месте.

Краткая таблица требований к скан‑копии

ПФУ требует трудовую книжку, чтобы гарантировать корректность начисления пенсионных выплат. Оцифровка – это не просто формальность, а ключевой элемент современного учета. Соблюдение требований к скан‑копии, правильная подпись и своевременная подача документов помогут избежать задержек и претензий со стороны пенсионного фонда.

Если вы – работодатель, регулярно проверяйте, что все сведения о трудовых отношениях актуальны и корректно передаются в ПФУ. Если вы – работник, убедитесь, что ваша трудовая книжка оцифрована и загружена в электронный реестр, чтобы ваша пенсия была начислена без лишних задержек.