Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) у работодателей и сотрудников возникло множество вопросов о том, как правильно оформлять переход от бумажного носителя к электронному․ Ниже подробно рассмотрены нормативные требования, порядок действий, образцы записей и возможные последствия их отсутствия․

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 и ст․ 66․1 (право работника получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде)․
Постановление Правительства РФ от № 439 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с )․
Письмо Минтруда России от № 14-2/В-150 – разъяснения по оформлению записи при переходе на ЭТК․
ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ‑27 «О страховых пенсиях» – связь записей в трудовой книжке с формированием страхового стажа․

Согласно указанным нормативным актам, переход на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности не отменяет необходимости сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке, если таковая у работника имеется․

Когда запись обязательна

У работника есть бумажная трудовая книжка (выдана ранее или при приёме на работу)․
Работник подаёт письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст․ 66․1 ТК РФ)․
Работодатель принимает решение о выдаче сведений в электронной форме и выдаёт работнику трудовую книжку на руки (или направляет её почтой)․

Если работник никогда не имел бумажной трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу и сразу выбирает ЭТК), запись в бумажном носителе не делается, поскольку её просто нет․

Как правильно оформить запись

Запись вносится в соответствии с образцом, утверждённым Постановлением Правительства № 439․ Основные графы трудовой книжки:

Графа 1 – порядковый номер записи․
Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки (день, когда работнику возвращён документ после внесения записи)․
Графа 3 – формулировка записи․
Графа 4 – подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать работодателя (при наличии)․

Образец записи о переходе на электронную трудовую книжку

Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․
______________________ М․П․
 (подпись) (печать)

Пояснения:

В графе 2 указывается именно дата выдачи трудовой книжки работнику после внесения записи․ Если заявление подано 05․04, а книжка выдана 06․04 – даты могут не совпадать, это допустимо (см․ разъяснения Минтруда)․
Формулировка в графе 3 должна точно соответствовать требованиям ст․ 66․1 ТК РФ и не допускать двусмысленности․
Подпись ставит сотрудник кадровой службы, уполномоченный вести трудовые книжки; печать ставится organisation, если она используется в документообороте․

Особенности для разных категорий работников

Совместители

Если у работника несколько мест работы и он ведёт одну бумажную трудовую книжку, запись о переходе на ЭТК делается только в той книжке, которая находится у основного работодателя (или у того работодателя, который выдаёт книжку на руки)․ У совместителей, не имеющих бумажной книжки, запись не требуется․

Внешние совместители и гражданско‑правовые договоры

При работе по ГПД трудовая книжка не ведётся, поэтому запись о переходе на ЭТК не делается․ Сведения о таком виде деятельности передаются в ПФР/СФР отдельными формами (СЗВ‑ТД, СЗВ‑Стаж)․

Работники, впервые устраивающиеся на работу

Если сотрудник сразу выбирает электронную форму и никогда не получал бумажную трудовую книжку, запись в бумажном носителе отсутствует․ Работодатель лишь формирует электронный лист сведений и направляет его в СФР․

Ответственность за отсутствие записи

Несвоевременное или отсутствие внесения записи о переходе на ЭТК может повлечь:

Претензии со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) – штрафы от 1 000 до 5 000 руб․ за каждое нарушение (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Отказ в приёме документов Пенсионным фондом (СФР) при назначении страховой пенсии из‑за неполного страхового стажа․
Сложности при восстановлении трудовой книжки в случае утери – отсутствие записи может быть расценено как пробел в трудовой биографии․

Судебная практика (например, решение суда первой инстанции по делу Б․ против ИП Ш․, 2024 г․) подтверждает, что отсутствие записи о переходе на электронный учёт считается нарушением прав работника․

Пошаговая инструкция для кадровика

Получить от сотрудника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (можно в свободной форме, но с указанием даты и номера регистрации)․
Проверить наличие у сотрудника бумажной трудовой книжки․ Если её нет – перейти к пункту 7․
Внести запись в трудовую книжку согласно образцу (см․ выше)․
Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации․
Вернуть трудовую книжку сотруднику под расписку (или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении)․
Сформировать электронный лист сведений о трудовой деятельности и направить его в СФР не позднее следующего рабочего дня после выдачи книжки․
Если бумажной книжки нет – сразу сформировать и направить электронный лист сведений в СФР, отметив в внутреннем журнале, что сотрудник выбран электронный формат․
Архивировать копию заявления и подтверждение выдачи трудовой книжки (или электронного листа) в личном деле сотрудника на срок не менее 50 лет․

Таким образом, запись в трудовой книжке при переходе на электронную форму обязательна, если у работника имеется бумажная трудовая книжка․ Запись оформляется в соответствии с установленным образцом, заверяется подписью и печатью, после чего работодатель направляет электронные сведения в СФР․ Отсутствие такой записи влечёт административную ответственность и может негативно сказаться на формировании страхового стажа сотрудника․

Соблюдение указанного порядка обеспечивает законность кадрового учёта, защищает права работников и упрощает взаимодействие с контролирующими органами․