С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у работодателей и сотрудников появились новые возможности и обязанности. Один из ключевых вопросов — как подтвердить и рассчитать трудовой стаж при приеме на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой. В этой статье мы подробно разберем все аспекты этой процедуры.

Что такое электронная трудовая книжка и как она работает

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведется в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). В нее вносятся все сведения о трудовой деятельности работника:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• Дата рождения;
• Информация о приеме на работу и увольнении;
• Переводы на другие должности;
• Награды и поощрения;
• Основания увольнения;
• Сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации.

Основные документы для подтверждения стажа при электронной трудовой книжке

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу сотрудник с электронной трудовой книжкой должен предоставить работодателю:

1. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, выдаются последним работодателем;
2. Выписку из электронной трудовой книжки — может быть получена через портал Госуслуги;
3. Бумажную трудовую книжку (если она сохранилась у сотрудника) — для подтверждения стажа до перехода на ЭТК;
4. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР — предоставляются Пенсионным фондом РФ.

Как получить сведения о трудовой деятельности для расчета стажа

Получение сведений у предыдущего работодателя (форма СТД-Р)

Форма СТД-Р включает:

• Персональные данные работника;
• Сведения о приеме на работу и увольнении;
• Информацию о переводах на другие должности;
• Данные о наградах и поощрениях;
• Основания расторжения трудового договора;
• Сроки работы в организации.

Получение выписки из электронной трудовой книжки через Госуслуги

Срок предоставления выписки, не более 3 рабочих дней с момента подачи запроса.

Получение сведений из Пенсионного фонда (форма СТД-ПФР)

Для получения сведений о трудовой деятельности из ПФР сотрудник может обратиться:

• В территориальное отделение ПФР;
• Через портал Госуслуги;
• Через МФЦ;
• Через работодателя (если сотрудник не может обратиться самостоятельно).

Как подтвердить стаж до перехода на электронную трудовую книжку

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку не с самого начала своей трудовой деятельности, у него могут сохраниться записи в бумажной трудовой книжке. В этом случае для подтверждения стажа до перехода на ЭТК могут быть использованы:

• Оригинал бумажной трудовой книжки — хранится у работника;
• Копия трудовой книжки — заверенная нотариально или работодателем;
• Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР — предоставляются Пенсионным фондом;
• Справки с предыдущих мест работы — заверенные подписью и печатью работодателя.

Как правильно рассчитать трудовой стаж для больничного листа

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности (больничного листа) работодателю необходимо знать страховой стаж сотрудника. Расчет производится следующим образом:

1. Определяется общий страховой стаж (сумма всех периодов работы, за которые уплачивались страховые взносы);
2. Учитываются периоды работы до перехода на ЭТК (по бумажной трудовой книжке или справкам);
3. Учитываются периоды работы после перехода на ЭТК (по данным ЭТК);
4. Рассчитывается процент оплаты больничного в зависимости от стажа:
   • менее 5 лет — 60% среднего заработка;
   • от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка;
   • более 8 лет — 100% среднего заработка.

Что делать, если у сотрудника нет сведений о трудовой деятельности

В некоторых случаях у сотрудника могут отсутствовать сведения о трудовой деятельности (например, если он работал неофициально или потерял документы). В этом случае:

• Работодатель может запросить сведения у предыдущих работодателей;
• Сотрудник может обратиться в суд для восстановления трудового стажа;
• Работодатель вправе отказать в приеме на работу, если сотрудник не может подтвердить свой стаж;
• В спорных случаях можно обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру.

Практические рекомендации для работодателей

При приеме на работу

При расчете больничного листа

Для правильного расчета пособия по временной нетрудоспособности:

• Используйте данные из электронной трудовой книжки;
• Убедитесь, что у вас есть сведения о стаже до перехода на ЭТК;
• Проверьте правильность начисления страховых взносов за весь период работы;
• Обратите внимание на периоды, не включенные в страховой стаж (например, периоды без уплаты взносов).

При увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника работодатель обязан:

• Выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• Внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку;
• Уведомить Пенсионный фонд об изменении трудового статуса сотрудника.

Ответственность за нарушение правил работы с электронной трудовой книжкой

Неисполнение обязанностей по ведению и предоставлению сведений о трудовой деятельности может повлечь за собой административную и уголовную ответственность:

• Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):
  • Нарушение трудового законодательства — штраф до 50 000 рублей;
  • Непредоставление сведений о трудовой деятельности — штраф до 10 000 рублей.
• Уголовная ответственность (ст. 140 УК РФ):
  • Отказ в предоставлении информации гражданину — до 2 лет лишения свободы;
  • Неправомерный отказ в предоставлении информации — до 4 лет лишения свободы.

Электронная трудовая книжка значительно упростила процесс подтверждения трудового стажа, но требует от работодателей и сотрудников соблюдения новых правил. Главное помнить:

• Сотрудник должен предоставить сведения о трудовой деятельности при приеме на работу;
• Работодатель обязан запросить и проверить эти сведения;
• Для расчета стажа используются данные из ЭТК и сведения из ПФР;
• При отсутствии сведений стаж подтверждается бумажной трудовой книжкой или справками;
• Нарушение правил работы с ЭТК влечет за собой административную и уголовную ответственность.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно оформить прием на работу, рассчитать стаж и избежать проблем с проверяющими органами.

Полезные ссылки:

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ
• Портал Госуслуги
• Пенсионный фонд РФ
• Роструд (Федеральная служба по труду и занятости)