В России переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал стандартом с 2019 года. Это удобно: сведения о трудовой деятельности доступны в любой точке страны, но иногда возникает вопрос – как подтвердить стаж сотрудника, если он отказался предоставить бумажную трудовую книжку? Ниже – подробное руководство, которое поможет работодателю, а также сотруднику, разобраться в процедуре подтверждения стажа для расчёта больничного пособия.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, созданный в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ. В ней фиксируются:
- Место работы и его реквизиты
- Должность и функции
- Периоды работы, переводы и увольнения
- Сведения о страховом стаже
Сведения в ЭТК обновляются работодателем и доступны работнику через портал «Электронный персональный кабинет» (EPK) и «Мой Фонд».
Юридические основания для подтверждения стажа
Согласно статье 66.1 ТК РФ работник имеет право получить сведения о своей трудовой деятельности. Для расчёта больничного пособия применяются правила, опубликованные в «Правилах подсчёта и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам» (ППС).
ППС гласит, что периоды работы подтверждаются:
- Трудовой книжкой установленного образца (бумажной или электронной);
- Сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Если в ЭТК отсутствуют записи о предыдущем стаже, работодатель может запросить подтверждение у прежнего работодателя через форму СТД‑Р или в Пенсионном фонде РФ через форму СТД‑ПФР.
Как подтвердить стаж при приёме на работу
При приёме сотрудника, который уже имеет ЭТК, работодателю необходимо собрать подтверждающие документы. Варианты:
- Электронная трудовая книжка – доступ к данным через портал «Мой Фонд» или «Электронный персональный кабинет».
- Трудовой договор (или служебный контракт) с указанием даты начала и окончания работы.
- Справка от прежнего работодателя о стаже и периодах работы.
- Сведения о страховом стаже, полученные из Фонда пенсионного и социального страхования РФ.
Если работник отказывается предоставить бумажную трудовую книжку, он обязан предоставить копию ЭТК (или скриншот с подтверждением даты начала работы). В случае сомнений работодатель может запросить у Фонда информацию по номеру ФИО и ИНН сотрудника.
Практический алгоритм проверки стажа
- Запрос в «Мой Фонд» – работодатель или работник вводит ИНН, ФИО и получает сведения о стаже, включая периоды работы.
- Получение формы СТД‑Р – если в ЭТК нет нужных записей, работодатель заполняет форму СТД‑Р и отправляет прежнему работодателю. После получения подтверждения, данные попадают в ЭТК.
- Проверка в Пенсионном фонде – через форму СТД‑ПФР можно получить сведения о страховом стаже, которые нужны для расчёта больничного.
- Сравнение данных – сверить даты начала и окончания работы, а также общую продолжительность стажа с данными, которые работодатель получил от прежнего работодателя.
- Формирование расчёта больничного – на основании подтверждённого стажа рассчитывается размер пособия по временной нетрудоспособности согласно статье 95 ТК РФ.
Что делать, если в ЭТК нет записи о предыдущем стаже?
В этом случае работодатель может:
- Запросить у прежнего работодателя подтверждение через форму СТД‑Р;
- Получить справку о стаже из Фонда пенсионного и социального страхования РФ;
- Попросить у сотрудника копию трудового договора с указанием даты начала работы.
Если данные отсутствуют, можно использовать «первый день работы» как дату начала стажа, но это может повлиять на размер больничного.
Как рассчитать больничное пособие с учётом стажа
Размер пособия определяется по формуле:
Пособие = Средняя заработная плата × % от стажа × Количество дней больничного
Где:
- Средняя заработная плата – средний размер заработка за 12 месяцев до начала больничного;
- % от стажа – 100 % при стаже ≥ 1 год, 50 % при стаже < 1 год;
- Для расчёта стажа учитываются все периоды работы, подтверждённые ЭТК и/или другими документами.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли подтвердить стаж без бумажной трудовой книжки? – Да, через ЭТК, формы СТД‑Р и СТД‑ПФР.
- Что делать, если ЭТК содержит ошибку? – Запросить исправление через портал «Мой Фонд» и/или обратиться к прежнему работодателю.
- Как быстро получить данные из Фонда? – Через портал «Мой Фонд» в течение 1–2 рабочих дней.
- Можно ли использовать справку от прежнего работодателя вместо ЭТК? – Да, если справка содержит точные даты начала и окончания работы.
- Что делать, если сотрудник отказывается предоставить документы? – По закону работодатель может запросить сведения только от него. При отсутствии подтверждения стажа работодатель может отказать в приёме.
Переход на электронную трудовую книжку не усложняет подтверждение стажа, а наоборот, делает процесс более прозрачным и быстрым. Главное – знать, какие документы можно использовать, и где их получить. Соблюдение процедур гарантирует правильный расчёт больничного пособия и защиту прав как работодателя, так и сотрудника.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуем обратиться в региональный отдел Фонда пенсионного и социального страхования РФ или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.