Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С её помощью можно подтвердить периоды работы, размер заработной платы, наличие наград, а также рассчитать пенсионные права и социальные выплаты. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные экземпляры остаются актуальными для тех, кто начал работу до 2021 года и не отказался от них.
Однако случаи потери, порчи или уничтожения трудовой книжки не редкость. Что делать, если ваша трудовая книжка утеряна? Как получить её копию? В этой статье — подробная, юридически корректная инструкция для работников в 2026 году.
Когда нужна копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- При устройстве на новую работу, если оригинала нет;
- Для оформления пенсии или социальных выплат;
- При подаче документов на кредит, ипотеку или загранпаспорт;
- Для подтверждения стажа при участии в программах льготного обеспечения;
- При судебных разбирательствах по трудовым спорам.
Виды копий трудовой книжки
Существует два типа копий:
- Выписка из трудовой книжки — официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности, заверенный печатью работодателя или Пенсионного фонда РФ.
- Фотокопия или скан трудовой книжки — неофициальный вариант, не имеющий юридической силы без заверения.
Важно! Только выписка, заверенная печатью, имеет юридическую силу. Фотокопии принимаются только в исключительных случаях и с согласия организации-запросчика.
Как получить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция
Шаг 1: Определите, где хранится ваша трудовая книжка
Если вы ещё работаете на последнем месте, обратитесь к кадровому отделу или бухгалтерии вашей организации. Если вы уволены — найдите последнего работодателя, который вёл вашу трудовую книжку. Даже если компания ликвидирована, её архивы могут быть переданы в государственный архив или другую организацию.
Шаг 2: Напишите заявление
Подайте письменное заявление на имя руководителя организации (или её правопреемника). Форма заявления не строго регламентирована, но должна содержать:
- ФИО полностью;
- Дату рождения;
- Должность и период работы;
- Причину запроса (например: «в связи с утратой трудовой книжки»);
- Просьбу выдать копию (выписку) с указанием, что требуется именно официальная выписка;
- Дата и подпись.
Пример формулировки:
«Прошу выдать официальную выписку из трудовой книжки за период работы с по в связи с утратой оригинального документа. Выписка необходима для оформления пенсии».
Шаг 3: Получите выписку
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62), работодатель обязан выдать копию трудовой книжки или выписку из неё в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.
Выписка должна содержать:
- Сведения о всех местах работы;
- Даты приёма и увольнения;
- Основания для увольнения (например: «уволен по собственному желанию»);
- Сведения о наградах, поощрениях, если они были внесены;
- Печать организации и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
- Дата выдачи и номер выписки.
Важно! Выписка должна быть заверена печатью (если организация существует) или нотариально удостоверена, если организация ликвидирована.
Что делать, если организация ликвидирована?
Если ваш последний работодатель прекратил деятельность, действуйте так:
- Обратитесь в архив города или района, где находилась организация. Часто архивы передаются в муниципальные или региональные архивы.
- Если архив не найден, обратитесь в Пенсионный фонд РФ (ПФР) по месту жительства.
- ПФР имеет доступ к данным о вашем трудовом стаже, если вы работали с 2002 года (включая сведения из электронной трудовой книжки).
- Подайте заявление в ПФР на выдачу выписки из индивидуального лицевого счёта — она содержит все периоды работы, за которые начислялись страховые взносы.
Выписка из ПФР — это официальный документ, который принимается везде, где требуется подтверждение стажа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки больше не ведутся для новых работников, начавших трудовую деятельность после 1 января 2021 года. Однако:
- Работники, начавшие трудовую деятельность до 2021 года, могут сохранить бумажную книжку, если не подали заявление об отказе от неё.
- Электронные трудовые книжки хранятся в системе ПФР и доступны через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.
Как получить доступ к ЭТК:
- Зарегистрируйтесь на Госуслугах с подтверждённой учётной записью.
- Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
- Скачайте или распечатайте выписку — она имеет юридическую силу, заверенную электронной подписью ПФР.
Электронная выписка из ЭТК — это полноценная замена бумажной копии и принимается всеми работодателями и государственными органами.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Если работодатель уклоняется от выдачи выписки, вы имеете право:
- Направить письменную претензию с требованием выполнить обязанность в течение 5 дней;
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) с жалобой;
- Подать иск в суд — суды в таких случаях встают на сторону работника и взыскивают с работодателя штрафы и компенсацию морального вреда.
Полезные советы
- Сканируйте и сохраняйте копию своей трудовой книжки — даже если она у вас есть. Это спасёт вас в случае утраты.
- Если вы работаете по совместительству — убедитесь, что все места работы отражены в книжке.
- Проверяйте правильность записей — ошибки в датах или наименованиях должностей могут помешать оформлению пенсии.
- Для подтверждения стажа до 2002 года используйте справки с предприятий, трудовые договоры, выписки из приказов, они также могут служить доказательством.
Получить копию трудовой книжки, несложная процедура, если действовать в рамках закона. В 2026 году у вас есть два надёжных способа подтвердить трудовой стаж: официальная выписка из бумажной книжки (от работодателя или архива) или выписка из электронной трудовой книжки (через Госуслуги или ПФР);
Не откладывайте получение копии — особенно если вы планируете выйти на пенсию, устроиться на новую работу или оформить льготы. Лучше заранее позаботиться о документах, чем потом тратить месяцы на восстановление стажа.
Помните: ваш трудовой стаж — это ваше право. И вы имеете полное право на его подтверждение в любое время.
Если у вас остались вопросы — обращайтесь в ближайшее отделение Пенсионного фонда РФ или на горячую линию Роструда: 8 (800) -07-88-41.