В процессе трудовой деятельности часто возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить копию трудовой книжки в различные инстанции: банки для получения кредита, соцорганы, посольства для оформления визы и т․д․ По закону работодатель обязан выдать заверенную копию по запросу сотрудника․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить заявление, как выглядит образец заполнения копии трудовой книжки и какие нюансы заверения действуют в 2025–2026 годах․
Основания для выдачи копии
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки в течение трех рабочих дней с момента получения соответствующего письменного заявления․ Отказ в выдаче является нарушением и может повлечь за собой административную ответственность․
Важно учитывать статус трудовой книжки работника:
- Если сотрудник ведет бумажную трудовую книжку, работодатель снимает копии с ее страниц и заверяет их․
- Если работник отказался от бумажной трудовой и перешел на электронный формат (ЭТК), работодатель не выдает копию бумажного варианта․ Вместо этого он обязан предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․
Шаг 1: Написание заявления
Выдача копии начинается с письменного обращения сотрудника․ Заявление составляется в произвольной форме, однако должно содержать обязательные реквизиты․
Что должно быть в заявлении:
- Шапка (кому: ФИО и должность руководителя, от кого: ФИО и должность сотрудника)․
- Наименование документа: «Заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки»․
- Текст с просьбой выдать копию (можно указать цель, например, для предоставления в банк, но это не обязательно)․
- Дата составления․
- Личная подпись сотрудника․
Образец заполнения заявления:
Директору ООО «Альфа»
Иванову И․И․
от менеджера
Петрова П․П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки для предоставления в ПАО «Банк»․
23 мая 2026 г․ _______________ / Петров П․П․
Шаг 2: Снятие копий
Кадровая служба или бухгалтерия снимает копии со всех заполненных страниц трудовой книжки․ Копировать необходимо каждый разворот, где есть записи о приеме, переводе, увольнении или награждениях․ Пустые страницы копировать и заверять не нужно․
Шаг 3: Правила и образец заверения копии трудовой книжки
Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена строго по правилам, установленным п․ 3․26 ГОСТ Р 6․30-2003 (Постановление Госстандарта РФ от № 65-ст)․ Несоблюдение этих правил приведет к тому, что документ не будет принят по месту требования․
Пошаговая инструкция заверения:
- Отметка «Копия верна» — ставится на каждой откопированной странице․
- Обозначение «Копия» — в правом верхнем углу первого листа копии документа ставится надпись «Копия»․
- Дата выдачи — на копии документа обязательно указывается дата ее выдачи․
- Заверительная надпись — делается на каждой заполненной странице трудовой книжки․
- Подпись и расшифровка — заверяет копию должностное лицо (обычно кадровик или бухгалтер), ставится его подпись и расшифровка подписи (ФИО)․
- Печать — ставится печать организации (при ее наличии)․
Образец заверительной надписи на каждой странице:
Копия верна․ Подлинник документа находится в ООО «Альфа» в деле № 12 за 2026 год․
․ Инспектор по кадрам _______________ / Сидорова А․В․ / [Печать]
Заверение последней страницы (особое внимание!)
На копии последней страницы трудовой книжки (разворот, на котором имеются записи о стаже) заверительная надпись имеет свои особенности:
- Надпись ставится на первой пустой строке после последней имеющейся записи․
- Обязательно добавляется фраза: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле․․․ за ․․․ год»․ Это необходимо, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала․
- Затем ставится подпись, расшифровка, печать и дата․
Если копия содержит несколько листов, их можно прошить, пронумеровать и скрепить печатью и подписью на обороте последнего листа․ В таком случае заверительная надпись на обороте должна содержать указание количества прошитых листов․
Срок действия копии
Законодательством не установлен жесткий срок действия заверенной копии трудовой книжки, однако на практике различные организации устанавливают свои лимиты․ Как правило, копия трудовой книжки, заверенная работодателем, действует 1 месяц со дня выдачи․ Если в течение этого месяца в трудовую книжку были внесены новые записи (например, перевод на другую должность), копия считается недействительной, и ее нужно оформлять заново․
Дубликат трудовой книжки: в чем разница?
Часто работники путают понятия «копия» и «дубликат»․ Это совершенно разные документы:
- Копия — это ксерокопия всех страниц оригинала, которая лишь подтверждает текущий стаж․
- Дубликат — это новый бланк трудовой книжки, который выдается взамен утерянного или испорченного оригинала․ Выдача дубликата трудовой книжки в 2026 году — это обязанность работодателя на последнем месте работы․ Для оформления дубликата сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие его стаж․ Данные об общем стаже записываются в графу 4 дубликата․ Сделайте копии подтверждающих документов, а оригиналы верните сотруднику․
Краткие выводы
Выдача копии трудовой книжки — стандартная кадровая процедура, не требующая сложных бюрократических проволочек․ Главное — получить от сотрудника письменное заявление, сделать качественные копии всех заполненных страниц и строго соблюсти ГОСТ при заверении: указать дату, надпись «Копия верна», место хранения оригинала, поставить подпись ответственного лица и печать организации․ Для владельцев электронной трудовой книжки вместо копии выдается форма СТД-Р․