Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По общим правилам, она хранится у работодателя, и выдача её на руки строго регламентирована законодательством. В нашей статье мы подробно разберем, в каких случаях можно получить оригинал, как правильно составить заявление и какие нюансы важно учесть в 2025-2026 годах.

Когда работодатель обязан выдать оригинал?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, работодатель имеет право выдать оригинал трудовой книжки на руки только в двух случаях:

1. Увольнение работника — в день прекращения трудового договора работодатель обязан вернуть документ.
2. Оформление страховой пенсии — на основании ст. 62 ТК РФ, для предоставления в Пенсионный фонд РФ (СФР). Это исключение было введено специально, чтобы граждане могли подтвердить свой стаж для назначения пенсии.

Во всех остальных случаях (например, для получения кредита, визы или субсидий) работодатель выдает не оригинал, а заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Выдача копии также происходит на основании письменного заявления работника.

Порядок выдачи документа пошагово

Процесс получения трудовой книжки на руки состоит из нескольких этапов:

• Шаг 1. Работник составляет заявление в письменной форме.
• Шаг 2. Заявление передается в отдел кадров или канцелярию организации.
• Шаг 3. Работодатель рассматривает заявление и выдает документ под роспись работника в книге учета движения трудовых книжек.
• Шаг 4. После предъявления документа в ПФР (СФР) работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней с момента её возвращения из органа, осуществляющего пенсионное обеспечение.

Как грамотно оформить заявление?

Закон не устанавливает строгой унифицированной формы для такого заявления, поэтому оно составляется в произвольной форме. Однако, чтобы у кадровиков не возникло вопросов, в документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• Шапка: ФИО и должность руководителя организации, название компании, а также ФИО, должность и структурное подразделение заявителя.
• Название документа: «Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки».
• Основная часть: Просьба выдать документ с обязательным указанием причины (например, для оформления страховой пенсии) и ссылки на норму права (ст. 62 ТК РФ).
• Срок: Указание даты, до которой документ должен быть выдан (работодатель обязан выдать его в течение 3 рабочих дней со дня обращения).
• Подпись и дата: Заявление обязательно должно быть подписано собственноручно с расшифровкой подписи и указанием даты составления.

Образец заявления на выдачу оригинала (для Пенсионного фонда)

Ниже представлен актуальный шаблон, который вы можете адаптировать под свои данные:

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Если вам нужна не оригинал, а копия (например, для банка), используйте немного другой формулировок:

Важные нюансы и ответственность

1. Сроки возврата: Если вы взяли оригинал для ПФР и не вернули его в течение 3 рабочих дней после того, как ПФР вернул его вам, работодатель имеет право оштрафовать вас или потребовать возмещения ущерба.
2. Ответственность работодателя: Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан возместить работнику не полученный за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ).
3. Первичное оформление: Иногда под выдачей понимается оформление трудовой книжки впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). В этом случае заявление также пишется, но формулировка звучит как «прошу оформить трудовую книжку в связи с поступлением на работу впервые»;

Составление заявления на выдачу трудовой книжки — простая, но важная процедура. Главное — четко указывать причину (оформление пенсии или увольнение) и не забывать о своих обязательствах по возврату документа. Вы можете бесплатно скачать образец заявления в формате Word (doc), адаптировать его под свою ситуацию и передать в отдел кадров вашей организации.