С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной трудовой; Сотрудники, начавшие работу после 1 января 2021 года, автоматически получают ЭТК. Те, кто уже работал ранее, могут выбрать формат: бумажный или электронный. В 2026 году вопрос получения заверенной копии электронной трудовой книжки остаётся одним из самых актуальных для работников, особенно при оформлении кредита, загранпаспорта, пенсии, визы или в суде.
В этой статье вы найдёте подробную, пошаговую инструкцию, как получить, оформить и заверить копию ЭТК в соответствии с действующим законодательством РФ (Трудовой кодекс, приказы Минтруда, ГОСТы), а также узнаете, где и как это сделать, через работодателя, Госуслуги или МФЦ.
Что такое электронная трудовая книжка и чем она отличаеться от бумажной?
Электронная трудовая книжка — это форма СТД-Р, утверждённая Приказом Минтруда России № 585н от . Это официальный документ, содержащий сведения о:
- местах работы;
- должностях;
- переводах;
- увольнениях;
- наградах и поощрениях (по желанию работодателя).
В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильном приложении.
Когда нужна заверенная копия электронной трудовой книжки?
Заверенная копия ЭТК требуется в следующих случаях:
- оформление кредита или ипотеки в банке;
- получение загранпаспорта (в консульствах и МФЦ);
- подтверждение стажа для назначения пенсии;
- поступление в вуз или на курсы повышения квалификации;
- судебные разбирательства (например, по спорам о трудовых правах);
- получение социальных выплат от Социального фонда РФ;
- трудоустройство по совместительству или в новой организации.
Важно! Не все организации принимают цифровую выписку из ЭТК без печати и подписи. Большинство госучреждений и банков требуют заверенную копию на бумажном носителе с печатью работодателя и подписью ответственного лица.
Как получить копию электронной трудовой книжки?
Существует три основных способа получения копии ЭТК:
Через портал Госуслуги (цифровая версия)
Это самый простой способ получить электронную выписку, но она не является заверенной копией в юридическом смысле.
- Зайдите на Госуслуги и авторизуйтесь.
- Перейдите в раздел «Каталог услуг» → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
- Выберите «Получить выписку».
- Система сформирует PDF-файл с данными в формате СТД-Р, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ПФР.
Плюсы: быстро, бесплатно, доступно 24/7.
Минусы: не все организации принимают такую выписку — она не содержит печати работодателя и не заверена им.
Через работодателя (заверенная бумажная копия)
Это единственный способ получить официально заверенную копию, признаваемую всеми государственными и коммерческими структурами.
Шаг 1: Подайте заявление
Работник должен написать заявление в произвольной форме. Пример:
Заявление
На имя директора ООО «Пример»
Иванова И.И.
От: Сидоров А.А., сотрудник отдела продаж
Прошу предоставить заверенную копию электронной трудовой книжки в бумажном виде для предъявления в банк при оформлении ипотечного кредита.
Подпись: ___________ /Сидоров А.А./
Заявление можно подать лично, через почту или в электронном виде (если в организации есть электронный документооборот).
Шаг 2: Работодатель формирует выписку СТД-Р
Отдел кадров или бухгалтерия формирует выписку из ЭТК в формате СТД-Р. Это можно сделать через:
- личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
- специализированные программы 1С:Зарплата и управление персоналом;
- веб-сервисы, интегрированные с ПФР.
Выписка содержит все записи о трудовой деятельности, включая даты приёма и увольнения, должности, реквизиты работодателей.
Шаг 3: Печать и заверение копии
Выписка распечатывается на бумаге. Далее следует обязательное заверение по правилам, установленным Трудовым кодексом РФ (ст. 62) и ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Как правильно заверить копию электронной трудовой книжки?
Заверение — это юридическое подтверждение, что копия соответствует оригиналу. Правила заверения:
- На каждой странице копии (если она многостраничная) делается надпись: «Копия верна».
- Под надписью указывается:
- должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (фамилия, инициалы);
- дата заверения (день, месяц, год).
- На последней странице добавляется запись: «Работает по настоящее время» (если сотрудник ещё трудоустроен) или «Уволен …» с указанием даты.
- На последней странице ставится печать организации (если она есть). Печать должна частично заходить на края листа, чтобы подтвердить, что документ не подменён.
- Внизу последней страницы — запись: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов».
Пример заверения на одной странице:
Копия верна
Начальник отдела кадров
И.И. Петрова
Подпись: ___________ /И.И. Петрова/
Пример на последней странице:
Копия верна
Начальник отдела кадров
И.И. Петрова
Подпись: ___________ /И.И. Петрова/
Работает по настоящее время
Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 3 листа.
[Печать организации]
(оттиск частично заходит на сшивку)
Важные нюансы заверения
- Печать обязательна? Да, если организация имеет печать. Если нет — достаточно подписи и расшифровки.
- Можно ли использовать штамп? Да, закон не запрещает использовать штампы с надписью «Копия верна», это допустимо.
- Кто может заверять? Только уполномоченное лицо: руководитель, кадровик, бухгалтер — по приказу или доверенности.
- Нужна ли доверенность? Если копию заверяет не руководитель, а сотрудник — копия приказа или доверенности на право заверения документов прикладывается к копии ЭТК.
- Сколько стоит? Бесплатно! Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки (включая ЭТК) бесплатно.
Можно ли заверить копию ЭТК через МФЦ?
Нет. МФЦ не имеет полномочий заверять копии электронных трудовых книжек. Через МФЦ можно получить только бумажную выписку из ЭТК, но она будет без подписи и печати работодателя — и, следовательно, не будет иметь юридической силы для банков, консульств и судов.
Если вы получили выписку из МФЦ, вам всё равно придётся обращаться к работодателю для заверения.
Сколько действует заверенная копия ЭТК?
Законодательство РФ не устанавливает точный срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике:
- Банки и консульства принимают копию, заверенную не позднее 30 дней назад;
- Суды и ПФР могут требовать копию, заверенную в течение 10–14 дней до подачи документов;
- Если вы уволились, копия должна быть заверена в день увольнения или в течение 3 дней после.
Рекомендация: всегда запрашивайте копию за 1–2 недели до подачи документов — чтобы не было задержек.
Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки (включая ЭТК) в течение трёх рабочих дней после письменного запроса работника.
Если работодатель отказывается:
- Напишите повторное заявление с указанием ссылки на ст. 62 ТК РФ.
- Если отказ продолжается, обратитесь в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой.
- В случае ущемления прав — можно подать иск в суд.
Нарушение этого требования влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, штраф до 50 000 рублей для организации.
Образец заверенной копии электронной трудовой книжки (2026)
Вот пример структуры документа:
- Первая страница: «Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р)», данные работника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), список мест работы с датами.
- Каждая последующая страница: надпись «Копия верна», должность, подпись, расшифровка, дата.
- Последняя страница: запись «Работает по настоящее время» (или «Уволен …»), запись «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов», печать организации.
Документ должен быть прошит, пронумерован и скреплён печатью — это обязательное требование для признания документа официальным.
- Электронная трудовая книжка — это цифровой документ, но для официальных целей нужна заверенная бумажная копия.
- Заверить копию ЭТК может только работодатель, через печать, подпись и надпись «Копия верна».
- Госуслуги и МФЦ дают выписку, но не заверяют её — она не подойдёт для банка или консульства.
- Заверение должно быть выполнено по ГОСТу: на каждой странице, «Копия верна», на последней, «Работает по настоящее время» и «Всего прошито…».
- Заверение — бесплатно и должно быть выполнено в течение 3 рабочих дней.
- Отказ работодателя — нарушение ТК РФ, можно жаловаться в Роструд.
Если вы — работник: не стесняйтесь требовать заверенную копию. Если вы — работодатель: соблюдайте требования закона — это защитит вас от штрафов и судебных исков.
Совет: всегда сохраняйте копию ЭТК, заверенную при увольнении, она понадобится вам при трудоустройстве в новой организации, даже если вы перешли на электронный формат.
Сохраняйте документы, следите за сроками — и ваши права всегда будут защищены.