Ситуация, когда в трудовой книжке заканчивается место для записей, является распространённой. Важно понимать, что заводить новую трудовую книжку в таком случае нельзя. Законодательство предусматривает чёткий порядок действий, который нужно соблюдать и работодателю, и самому работнику.

Порядок действий для работодателя (кадровика)

Когда в последней строке трудовой книжки не хватает места для полной записи (например, о переводе, увольнении, награждении), кадровому специалисту необходимо выполнить следующие шаги:

1. Оформить вкладыш. Вкладыш, это дополнительный лист стандартного формата, который пришивается или вклеивается в конце трудовой книжки. Он является её неотъемлемой частью.
2. Сделать запись в вкладыше. Запись вносится полностью, без сокращений, с указанием всех обязательных реквизитов: даты, наименования документа (приказ, распоряжение), основание, номер, наименование организации, должность, подписи. Если запись о работе не поместилась даже на последней странице, её начинают во вкладыше.
3. Пронумеровать и прошить. Вкладыш должен быть пронумерован как продолжение трудовой книжки (например, если последняя страница была № 40, вкладыш получает № 41). Он пришивается или вклеивается после последней заполненной страницы.
4. Оформить документ о выдаче. На основании приказа о выдаче вкладыша в разделе «Сведения о выдаче дубликата…» (или аналогичном) делается соответствующая запись с указанием даты выдачи и подписи работника. Важно: эта запись ставится в саму трудовую книжку, а не во вкладыш;
5. Передать работнику. Трудовая книжка с вшитым вкладышем возвращается работнику под расписку.

Как правильно оформить вкладыш: ключевые моменты

• Место вшивания: Вкладыш вшивается в конец основной части трудовой книжки, после последней заполненной страницы. Нельзя вшивать его в середину, например, между записями о работе и награждениях, так как это нарушит хронологический порядок.
• Содержание записи: Если предыдущая запись оборвалась на полслове, новую запись начинают с нового абзаца во вкладыше. При этом в предыдущей строке можно поставить точку или оставить как есть, но новая запись должна быть полной и самостоятельной.
• Подпись и печать: Запись во вкладыше, как и на обычной странице, завершается подписью уполномоченного лица (обычно руководителя или начальника отдела кадров) и печатью организации.
• Нумерация: Номер страницы на вкладыше проставляеться арабскими цифрами в правом верхнем углу, продолжая общую нумерацию книжки.

Что делать работнику?

Если вам как работнику сообщили, что в вашей трудовой книжке закончились страницы:

1. Не паниковать. Это стандартная процедура, не влияющая на ваши права.
2. Проверить вкладыш. При получении книжки убедитесь, что вкладыш аккуратно вшит, запись в нём сделана полностью и содержит все необходимые данные (дата, приказ, подпись, печать).
3. Проверить запись о выдаче. В основной части книжки (обычно на последней странице или в специальном разделе) должна быть запись о том, что вам была выдана копия документа (вкладыш) с указанием даты и вашей подписью.
4. Хранить бережно. Трудовая книжка с вкладышем — это единый документ. Не пытайтесь вырвать вкладыш или отделить его.

Типичные ошибки и спорные ситуации

• Ошибка: Заведение новой трудовой книжки вместо оформления вкладыша.
  Последствие: Разрыв непрерывности стажа, сложности при подтверждении в СФР.
• Ошибка: Вшивание вкладыша не в конец, а в середину книги.
  Последствие: Нарушение хронологии, что может вызвать вопросы при проверке.
• Ошибка: Неполная запись во вкладыше (сокращения, отсутствие реквизитов).
  Последствие: Запись может быть признана недействительной.
• Ситуация: Предыдущий работодатель (организация) был ликвидирован, и исправить/дополнить его записи в вашей книжке невозможно.
  Решение: Новый работодатель оформляет вкладыш с указанием вашего предыдущего места работы на основании имеющихся в книжке записей. При подтверждении стажа в СФР будут учитываться все имеющиеся записи, даже от ликвидированных организаций.

Если трудовая книжка утеряна или повреждена

Если трудовая книжка (с вкладышами) утеряна или повреждена, работник должен обратиться за дубликатом.

• Обращаться нужно по месту последней работы (если уволен) или по месту текущей работы (если трудоустроен).
• Заявление подаётся в организацию, которая вела последнюю запись, или в территориальный орган СФР (если организация ликвидирована).
• Для восстановления данных о стаже могут потребоваться дополнительные документы (справки, приказы, выписки).
• Дубликат оформляется на новом бланке, но в графе «Серия и номер» указывается номер утерянной книжки, а в разделе «Сведения о выдаче дубликата» делается запись об основании выдачи.

Заканчивающаяся трудовая книжка — это не проблема, а стандартная процедура. Единственное правильное действие, оформление вкладыша. Работодатель обязан сделать это корректно, а работник — проверить и сохранить документ. Следование этому простому правилу гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтён в полном объёме при назначении пенсии или иных социальных выплат.

Статья составлена на основе анализа актуальных кадровых практик и разъяснений контролирующих органов (СФР, Роструда) по состоянию на 2026 год.