С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК); Это означает, что ведение бумажных трудовых книжек для подавляющего большинства работников прекращается, и кадровый учет полностью переходит в цифровой формат․ Однако цифровизация данных не освобождает работодателя от обязанности правильно хранить заявления сотрудников о переходе на ЭТК․ В этой статье мы подробно разберем, как именно следует организовать хранение этих важных документов․
Почему хранение заявлений так важно?
Заявление работника — это юридическое основание для ведения его трудовой деятельности в электронном формате․ Именно этот документ подтверждает, что сотрудник добровольно выбрал ЭТК (или, наоборот, сохранил бумажную книжку на этапе перехода)․ В случае возникновения трудовых споров, проверок со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) или Социального фонда России (СФР), именно заявление станет главным доказательством правомерности действий работодателя․
Сроки хранения: что говорит закон
Согласно актуальным правилам архивного хранения, заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки относятся к документам по личному составу․
- Если документ создан после 2003 года (что применимо к заявлениям на ЭТК, так как процесс начался в 2020 году), срок хранения составляет 50 лет․
- В некоторых нормативных актах встречается указание на срок хранения «не менее 75 лет», однако для современных кадровых документов применяется именно 50-летний срок в соответствии с актуальным перечнем типовых управленческих архивных документов․
Важно: Уничтожить заявление раньше истечения этого срока нельзя — это грозит серьезными штрафами для организации․
Правила и способы хранения заявлений
Заявления могут храниться как в традиционном, бумажном виде, так и в электронном․ Рассмотрим оба варианта подробнее․
Хранение бумажных оригиналов
Если сотрудник подавал заявление на бумаге, работодатель обязан обеспечить его физическую сохранность․
- Формирование дел․ Заявления подшиваются в отдельное дело (например, «Заявления работников о переходе на электронные трудовые книжки») или подшиваются в личные дела сотрудников, если таковые ведутся в организации․
- Оформление обложки․ На обложке дела указываются наименование организации, дела, дата начала и окончания, количество листов и срок хранения․
- Условия хранения․ Дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, в помещениях, защищенных от влаги, пыли, прямых солнечных лучей и доступа посторонних лиц․
Электронный документооборот (ЭДО)
Если в вашей организации внедрен кадровый ЭДО и заявление было подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работника, распечатывать его не нужно․
- Электронные заявления хранятся в системе ЭДО или в архиве программного обеспечения для кадрового учета;
- Система автоматически защищает документы от изменений и удаления․
- Необходимо обеспечить регулярное резервное копирование базы данных, чтобы не потерять документы в случае технических сбоев․
Что делать, если заявление утеряно?
Если оригинал бумажного заявления был утерян (например, при затоплении офиса или из-за халатности), работодателю необходимо принять меры для его восстановления:
- Получить дубликат․ Обратиться к сотруднику с просьбой написать заявление заново․ В правом верхнем углу нового документа желательно сделать пометку «Взамен утерянного» с указанием даты исходного заявления․
- Подтвердить данные из СФР․ Поскольку с 2020 года работодатели ежемесячно сдают отчетность по форме СЗВ-ТД, сам факт подачи заявления и выбора сотрудником ЭТК уже зафиксирован в базе Социального фонда․ Выгрузка данных из СФР может служить дополнительным подтверждением․
Частые ошибки при хранении
Чтобы избежать проблем при проверках, обратите внимание на типичные ошибки:
- Отсутствие заявлений вообще․ Некоторые работодатели вели ЭТК по умолчанию, не собирая заявления с тех, кто не отказался от бумажной книжки в 2020 году․ С завершением переходного периода в 2026 году наличие этих документов строго обязательно․
- Хранение вместе с бумажной трудовой книжкой․ Если сотрудник перешел на ЭТК, его бумажная книжка выдается на руки․ Заявление о переходе при этом должно остаться в архиве работодателя, а не передаваться работнику вместе с бумажным бланком․
- Нарушение сроков․ Преждевременное уничтожение заявлений является нарушением архивного законодательства․
Хранение заявлений о переходе на электронные трудовые книжки — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового делопроизводства․ С завершением переходного периода в 2026 году актуальность этих документов только возрастает, так как они становятся фундаментом всего электронного стажа работника․ Организуйте хранение правильно: сгруппируйте документы в дела, обеспечьте надежные условия для бумажных архивов или безопасность электронных баз, и вы легко пройдете любые проверки․