Трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж и историю работы сотрудника. При необходимости предоставить её копию (например‚ для банка‚ при оформлении загранпаспорта‚ кредита или по запросу нового работодателя) важно сделать это правильно. Неправильно оформленная копия может быть не принята‚ что вызовет задержки и дополнительные хлопоты. В этой статье разберем‚ какие именно страницы трудовой книжки нужно ксерокопировать и как их правильно заверить.
Какие страницы трудовой книжки нужно копировать?
Основной принцип‚ который подтверждается множеством источников‚ следующий: необходимо снять копии всех страниц‚ на которых есть записи. Это включает:
- ьный лист (первую страницу). На ней указаны ФИО владельца‚ дата выдачи документа‚ серия и номер. Эта информация критически важна для идентификации.
- Все страницы с записями о работе. Каждое место работы‚ должность‚ дата приема и увольнения.
- Страницы с записями об увольнении. Даже если запись об увольнении сделана на той же странице‚ что и о приеме‚ она должна быть четко видна на копии.
- Страницы с награждениями‚ поощрениями‚ почетными званиями. Если такие записи присутствуют‚ они также подлежат копированию.
- Оборотные стороны страниц. Если на обратной стороне листа есть какие-либо записи (например‚ продолжение записей о работе)‚ их необходимо также скопировать полностью.
- Последнюю заполненную страницу. Если сотрудник продолжает работать на последнем месте‚ на копии этой страницы должна быть отражена запись «работает по настоящее время» или аналогичная‚ с указанием даты последнего изменения.
Важный нюанс: Если в трудовой книжке есть пустые страницы (без каких-либо записей)‚ их копировать‚ как правило‚ не требуется. Однако некоторые организации могут запрашивать копию документа «во всей полноте». В случае сомнений лучше уточнить требования у получателя копии.
Как правильно сделать и оформить ксерокопию?
Процесс состоит из двух этапов: физическое копирование и юридическое заверение.
Процесс копирования
Рекомендуется выполнять копирование следующим образом:
- Копируйте каждую необходимую страницу на отдельный лист бумацы (формат А4). Это облегчает чтение и дальнейшее заверение.
- Убедитесь‚ что на копии полностью видны все реквизиты‚ печати и подписи с оригинального документа. Копия должна быть четкой‚ без затемнений и обрезов.
- Можно использовать как традиционный ксерокс‚ так и сканирование с последующей печатью. Качество должно быть высоким.
Заверение копии
Это самый важный этап. Без proper заверения копия не имеет юридической силы. Схема заверения следующая:
- Заверение производится на КАЖДОЙ странице копии отдельно. Нельзя поставить одну надпись только на первом или последнем листе. Это распространенная ошибка.
- Внизу каждой страницы (обычно в левом нижнем углу или под текстом) указывается:
«Верно»
Подпись ответственного лица (чаще всего — руководителя отдела кадров или директора организации)
Расшифровка подписи (ФИО)
Дата заверения
Печать организации (гербовая или обычная круглая с наименованием и ИНН)
Если трудовую книжку копирует нотариус‚ он также ставит свою подпись‚ печать и дату на каждой странице копии.
Чем заверенная копия отличается от выписки?
Важно не путать эти два документа:
- Заверенная копия — это точное‚ страничное воспроизведение оригинала трудовой книжки‚ заверенное работодателем или нотариусом.
- Выписка из трудовой книжки — это документ‚ который оформляется на отдельном бланке (или в произвольной форме‚ если бланк не предусмотрен) и содержит только сведения о трудовой деятельности (места работы‚ должности‚ периоды). Он также заверяется‚ но это не копия самой книжки‚ а её информационное извлечение. Выписка может быть запрошена‚ если оригинал утерян или требуется краткая справка.
Краткая памятка: что нужно сделать
- Определите‚ какие страницы нужны. ьный лист + ВСЕ страницы с записями (включая обороты и награждения).
- Сделайте четкие копии. Лучше на отдельных листах А4.
- Заверьте КАЖДУЮ страницу копии. Подпись‚ ФИО‚ дата‚ печать организации.
- Проверьте‚ что на копиях видны все печати и подписи с оригинала.
Частые ошибки‚ которых стоит избегать
- Заверение только первого или последнего листа. Это недопустимо.
- Копирование только страниц с последним местом работы. Нужна полная история;
- Неточное или неразборчивое копирование. Плохое качество делает документ непригодным.
- Отсутствие печати на копии. Без печати заверение считается недействительным.
- Снятие копии с оригинала‚ который сам не заверен. Если в вашей книжке есть ошибки или незаверенные записи‚ сначала нужно их исправить и заверить в кадровом отделе.