В 2026 году процедура приема на работу продолжает сочетать в себе современные цифровые решения и проверенные временем бумажные документы. Несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), вопрос оформления бумажного аналога для тех, кто устраивается на работу впервые, остается актуальным. В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление на выдачу новой трудовой книжки, в каких случаях оно необходимо и какие нюансы нужно учитывать работодателю и сотруднику.

Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году?

Согласно действующему законодательству РФ, основным форматом хранения сведений о трудовой деятельности стал электронный. Однако бумажные трудовые книжки не упразднены полностью. Они сохраняются у работников, которые:

• Впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года и не подали заявление о переходе на электронную форму (хотя для впервые устраивающихся после этой даты бумажные книжки заводить перестали, ситуация может возникнуть при утере или специфических требованиях, но по общему правилу с 2021 года новым сотрудникам бумажные книжки не заводятся).
• Важное уточнение: Для граждан, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Все сведения о их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.

Тем не менее, тема заявления на новую трудовую книжку может возникнуть в двух случаях:
Сотрудник устраивается на работу впервые, но ошибочно полагает, что ему нужен бумажный документ (здесь важно разъяснить законодательство).
Рассматриваются гипотетические ситуации или восстановление документов в особых случаях, хотя стандартная процедура для «первичников» с 2021 года — только ЭТК.

Если же речь идет о сотрудниках, имевших бумажную трудовую до 2021 года, но утративших её, или о специфических случаях, когда требуется дубликат, процедура может отличаться. Но классическое «заявление на первую трудовую» в 2026 году пишется только если мы говорим о сотрудниках, которые по каким-то причинам (например, работа в организациях, не подпадающих под отчетность СФР, что крайне редко) или в рамках переходных процессов все еще могут претендовать на бумажный носитель, либо (что чаще) пользователь путает заявление о выборе формы ведения трудовой (для тех, кто работал до 2021 года) с заявлением на первую книжку.

Однако, давайте рассмотрим стандартную ситуацию, которая часто встречается в запросах: сотрудник приходит впервые. Ему объясняют, что бумажную не заводят. Но если бы он устраивался до 2021 года или в рамках исключительных обстоятельств требовалось бы оформление, алгоритм был бы следующим.

Примечание: В 2026 году для впервые устраивающихся на работу бумажная трудовая книжка не оформляется. Сведения вносятся только в электронную трудовую книжку. Заявление писать не нужно.

Но если вы читаете эту статью, потому что вам нужен образец заявления о выборе формы трудовой книжки (для тех, кто работал до 2021 года и решил перейти на электронную или остаться в бумажной) или вы представитель организации, проверяющей знания, ниже приведена структура такого документа и правила.

Когда пишется заявление на трудовую книжку?

В текущих реалиях 2026 года заявление о выдаче (заведении) новой бумажной трудовой книжки не пишется, так как для впервые устраивающихся на работу (после ) они не ведутся.

Заявление пишется в следующих актуальных случаях:
Заявление о выборе формы трудовой книжки: Сотрудник, имевший трудовой стаж до 2021 года, подает заявление работодателю о желании продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе или перейти на электронную. Срок подачи такого заявления истек 31 декабря 2020 года, но для тех, кто не подал его тогда и не был уволен, право выбора сохраняется при первом после этой даты трудоустройстве.
Заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности: Сотрудник может написать заявление о выдаче ему копии сведений из электронной трудовой книжки или заверенной выписки.

Если же мы рассматриваем исторический аспект или ситуацию с восстановлением утерянной книжки (что технически является выдачей дубликата, а не первичным оформлением), то заявление пишется в свободной форме.

Как правильно оформить заявление: пошаговая инструкция

Если ситуация требует написания заявления (например, о выборе формы ведения или запросе сведений), оно должно быть составлено грамотно.

Структура документа

Заявление пишется от руки или печатается на имя работодателя. Оно должно содержать:

• Шапку: Должность, ФИО руководителя и название организации (кому адресовано), а также должность и ФИО сотрудника (от кого).
• Заголовок: Посередине строки пишется слово «Заявление».
• Текст: Суть просьбы. Например: «Прошу завести мне новую трудовую книжку…» (если бы это было возможно) или «Прошу предоставить сведения о трудовой деятельности…».
• Дата и подпись: Внизу слева ставится дата, справа — личная подпись и расшифровка.

Образец заявления (Гипотетический/Архивный вариант для понимания структуры)

> Генеральному директору ООО «Вектор»
> Иванову П.С.
> от менеджера Петрова А.А.
>
> Заявление
>
> Прошу завести на мое имя новую трудовую книжку в связи с поступлением на работу впервые. Оплату стоимости бланка трудовой книжки и услуг по ее оформлению произведу в соответствии с действующим законодательством.
>
> 21 мая 2026 г. ____________ /Петров А.А./

Важно: В 2026 году работодатель не имеет права заводить бумажную трудовую книжку сотруднику, впервые устраивающемуся на работу. Данное заявление составлено в ознакомительных целях.

Порядок приема на работу в 2026 году: что нужно знать

Процесс оформления нового сотрудника в 2026 году строго регламентирован Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Социального фонда России (СФР).

Список необходимых документов

Согласно ст. 65 ТК РФ, при приеме на работу соискатель обязан предоставить:
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
СНИЛС (документ регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета).
Документы воинского учета (для военнообязанных).
Документ об образовании и квалификации (если работа требует специальных знаний).
Справку о наличии (отсутствии) судимости (для определенных должностей).
Трудовая книжка (если она велась до 2021 года и сотрудник не перешел на ЭТК) или форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), если бумажной книжки нет.

Для впервые устраивающихся на работу бумажная трудовая книжка не требуется и не оформляется. Работодатель обязан зарегистрировать сотрудника в системе персонифицированного учета и передавать сведения в СФР.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Вся информация о приеме на работу, переводах и увольнениях вносится в электронную базу СФР.

• Работодатель обязан передать сведения о приеме на работу не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Сотрудник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой через портал Госуслуг, в клиентском банке или обратившись к работодателю.

Частые ошибки при оформлении

Требование бумажной книжки у «первичника». Работодатели иногда по требуют от молодых специалистов, устраивающихся впервые, предоставить или купить бланк трудовой книжки. Это незаконно.
Задержка с передачей данных. В 2026 году сроки передачи сведений в СФР крайне сжаты (фактически на следующий день). Опоздание грозит штрафами.
Отсутствие заявления о выборе формы (для старых сотрудников). Если сотрудник работал до 2021 года, но не подал заявление о выборе формы трудовой, работодатель обязан хранить его бумажную книжку, но вести учет в электронном виде.

В 2026 году институт бумажных трудовых книжек для новых работников полностью ушел в прошлое. Заявление на выдачу новой бумажной трудовой книжки при первичном трудоустройстве написать невозможно, так как такие документы больше не заводятся. Весь учет ведется в электронном формате через Социальный фонд России.

Работодателям следует внимательно проверять статус трудовой деятельности нового сотрудника через систему СФР, а соискателям, знать свои права и не приобретать лишние бланки документов. Грамотное оформление кадровых документов — залог отсутствия проблем с трудовой инспекцией и фондами в будущем.

Ключевые моменты для запоминания:

• Впервые устраивающимся после бумажные трудовые не оформляются.
• Основной документ — электронная трудовая книжка.
• Сведения о приеме передаются в СФР на следующий рабочий день.
• Заявление пишется только о выборе формы (для тех, кто имел стаж до 2021 года) или о выдаче сведений.