В 2026 году вопрос выдачи и заполнения дубликата трудовой книжки остаётся актуальным для бухгалтеров, кадровиков и работодателей. Несмотря на переход многих сотрудников на электронные трудовые книжки, бумажные экземпляры ещё широко распространены, а их утрата, повреждение или наличие ошибочных записей требует грамотного оформления дубликата. В этой статье мы подробно разберём, как правильно внести записи в дубликат трудовой книжки, какие документы нужны, какие ошибки допускать нельзя, и как соблюсти требования законодательства.

Когда требуется выдача дубликата трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки выдаётся в следующих случаях (согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Роструда):

• Потеря оригинала трудовой книжки сотрудником;
• Повреждение документа (порвана обложка, выцветшие записи, намокание, огонь и т.д.);
• Наличие в книжке записи, признанной недействительной (ошибочно внесённая запись об увольнении, переводе или награждении, которая была отменена судом или по инициативе работодателя);
• Утрата книжки при переходе с бумажного формата на электронный (Роструд подтверждает: дубликат можно выдать даже если сотрудник уже перешёл на электронную трудовую книжку).

Важно! При наличии недействительной записи работнику не требуется подтверждать стаж документами — все корректные записи из оригинала переносятся в дубликат без дополнительных справок.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник должен подать письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. В заявлении указывается:

• ФИО, должность, табельный номер;
• Причина выдачи дубликата (потеря, повреждение, недействительная запись);
• Дата подачи заявления и подпись.

Образец заявления можно найти в внутренних шаблонах кадровой службы или составить в свободной форме.

Шаг 2: Сбор и проверка документов

Если трудовая книжка была утрачена или повреждена, работодатель обязан восстановить сведения на основании:

• Архивных данных своего предприятия (приказы о приёме, увольнении, переводе, награждении);
• Справок с предыдущих мест работы (если они есть в архиве);
• Документов, подтверждающих стаж (например, выписки из лицевых счётов, трудовые договоры, копии приказов).

Важно! Если в трудовой книжке была запись, признанная недействительной, её не вносят в дубликат. Все остальные записи переносятся без изменений.

Шаг 3: Заполнение дубликата трудовой книжки

Дубликат заполняется по тем же правилам, что и оригинальная трудовая книжка, но с учётом следующих особенностей:

Первая страница (ьный лист)

Заполняется полностью, как в оригинале:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Сведения о паспорте (серия, номер, кем и когда выдан);
• Подпись работника и печать организации (если есть).

Внимание! В графе «Дата выдачи» указывается дата выдачи дубликата, а не дата выдачи оригинала.

Раздел «Сведения о работе»

В этот раздел вносятся все записи о трудовой деятельности, которые были в оригинальной книжке, кроме признанных недействительных.

Порядок внесения записей:

1. Записи вносятся в хронологическом порядке — от самой ранней к самой поздней.
2. Для каждой записи указываются:
   • Дата приёма на работу (число, месяц, год);
   • Наименование организации;
   • Должность;
   • Основание (номер и дата приказа);
   • Дата увольнения (если применимо);
   • Основание увольнения (номер и дата приказа).
3. Если работник сменил несколько работодателей, все записи переносятся в порядке их наличия в оригинале.

Пример записи:

Запись № 1: г. принят на работу в ООО «Свет» в качестве бухгалтера. Приказ № 12 от г.

Запись № 2: г. уволен по собственному желанию. Приказ № 45 от г.

Особый случай: Если работник не может предоставить документы о работе до поступления на текущее предприятие, в дубликат вносится запись об общем стаже:

Запись: «Общий стаж работы до поступления на данное предприятие — 8 лет 3 месяца».

Эта запись делается только при наличии подтверждения стажа (например, из архива ПФР или предыдущих работодателей). Если подтверждения нет, запись не вносится.

Раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»

Все награды, поощрения, благодарности, которые были внесены в оригинальную книжку, переносятся в дубликат без изменений. Например:

Запись: г. награждён благодарностью за высокие результаты работы в 2021 году. Приказ № 88 от г.

Раздел «Сведения об увольнении»

Если в оригинале была запись об увольнении, которая позже признана недействительной — она не переноситься в дубликат. Вместо неё вносятся только корректные записи.

Например: если сотрудник был ошибочно уволен по статье 81 ТК РФ, но суд признал увольнение незаконным, то запись об увольнении исключается, а вместо неё в дубликат вносится запись о продолжении работы.

Шаг 4: Оформление и заверение дубликата

После заполнения дубликата:

• Все записи проверяются на соответствие архивным данным;
• На последней странице делается запись: «Дубликат трудовой книжки выдан взамен утраченной (повреждённой)»;
• Ставится печать организации (если она используется);
• Ставится подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Указывается дата выдачи дубликата.

Дубликат заверяется так же, как и оригинальная книжка — он имеет юридическую силу, равную оригиналу.

Что нельзя делать при заполнении дубликата?

Вот распространённые ошибки, которые могут привести к признанию дубликата недействительным:

• Вносить недействительные записи — даже если они были в оригинале, их нужно исключить.
• Использовать корректор или закрашивать записи — все исправления запрещены. Если ошибка допущена — оформляется новый дубликат.
• Не указывать основания (номера и даты приказов) — без этого записи не имеют юридической силы.
• Заполнять от руки карандашом, все записи должны быть сделаны чёрными чернилами, шариковой ручкой или печатным способом.
• Пропускать записи о работе, даже если сотрудник не помнит точные даты, их нужно восстановить через архивы.

Особенности для работников, перешедших на электронные трудовые книжки

Даже если сотрудник уже перешёл на электронный формат трудовой книжки, но потерял бумажный оригинал — он имеет право на получение дубликата. В дубликат вносятся все записи, которые были в бумажной книжке до перехода на электронный формат. Электронная трудовая книжка при этом остаётся основным документом, а дубликат — вспомогательным.

Сроки выдачи дубликата

Согласно законодательству, дубликат трудовой книжки должен быть выдан работнику не позднее 15 рабочих дней с момента подачи заявления. Если требуется сбор документов с других организаций — срок может быть продлён, но работодатель обязан уведомить работника о причине задержки.

Выдача дубликата трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический процесс, требующий внимательности и соблюдения норм трудового права. Правильно оформленный дубликат обеспечивает работнику подтверждение трудового стажа, необходимого для расчёта пенсии, отпуска, больничных и других льгот.

Ключевые принципы:

• В дубликат вносятся только корректные записи из оригинала;
• Недействительные записи исключаются — без подтверждения стажа;
• Все записи должны быть подтверждены документами и оформлены чётко;
• Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Соблюдение этих правил поможет избежать споров с сотрудниками, проверок трудовой инспекции и проблем с пенсионным фондом в будущем.

Рекомендация: Регулярно проверяйте архивы трудовых книжек, ведите электронные копии всех записей — это сэкономит время и нервы при возникновении ситуации с утратой документа.