Цель статьи – подробно рассмотреть, как правильно оформить и направить работнику уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. В статье указаны нормативные ссылки, порядок действий работодателя, пример текста уведомления и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

Оформление и выдача трудовой книжки регулируются следующими документами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 71, 73, 74).
2. Приказ Минтруда России от № 127н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников».
3. Федеральный закон № 81‑ФЗ «О государственной гражданской службе» (для государственных служащих).
4. Методические рекомендации по оформлению уведомлений, опубликованные в КонсультантПлюс (раздел «Кем должно быть подписано уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой»).

Согласно пункту 3 статьи 71 ТК РФ, работодатель обязан выдать (или направить) трудовую книжку работнику не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника. Если работник не пришёл за книжкой, работодатель может хранить её до получения согласия на отправку по почте.

Когда требуется уведомление?

• При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
• При переводе работника в другую организацию, когда требуется передать трудовую книжку новому работодателю.
• При временном отсутствии работника (отпуск, командировка) и необходимости оставить книжку у работодателя.
• В случае, если работник просит, чтобы книжку отправили по почте.

Кому адресуется уведомление?

Уведомление направляется непосредственно работнику, а также (по желанию) его законному представителю (если работник несовершеннолетний или ограниченно дееспособен).

Кто подписывает уведомление?

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс, уведомление должно быть подписано:

• руководителем организации (директор, генеральный директор) – в случае, если письмо оформляется на фирменном бланке;
• или уполномоченным лицом (начальником отдела кадров, бухгалтером), если в уставе организации предусмотрено делегирование полномочий.

Формат и способы доставки уведомления

Рекомендуемый способ – заказное письмо с обязательным указанием «С уведомлением о вручении», так как он обеспечивает документальное подтверждение факта получения уведомления.

Пошаговый алгоритм оформления и отправки уведомления

1. Подготовка данных:
   • ФИО работника, дата рождения, паспортные данные;
   • Дата увольнения (или перевода) и причина;
   • Адрес работника (для отправки по почте) или место, где он может забрать книжку.
2. Выбор формы уведомления – используем шаблон (см. ниже).
3. Заполнение шаблона в текстовом редакторе (Word, LibreOffice) или в онлайн‑форме PDF.
4. Печать на фирменном бланке организации.
5. Подпись и печать (если предусмотрено внутренними регламентами).
6. Отправка:
   • Заказным письмом – приложить копию уведомления к описи вложения;
   • Электронным письмом – прикрепить сканированную копию и запросить подтверждение получения.
7. Регистрация отправки в журнале исходящей корреспонденции (дата, номер письма, способ доставки).
8. Контроль исполнения – в течение 3 рабочих дней после получения работником уведомления проверить, получена ли трудовая книжка (или подтверждение её отправки).

Пример уведомления (бланк)

Ниже – готовый образец, который можно скачать в форматах DOCX и PDF (ссылка условная).

[Фирменный бланк организации]


«____» __________ 2026 г.

[ФИО работника]
[Адрес работника]

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый(ая) [ФИО работника]!
В соответствии с пунктом 3 статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации информируем Вас о том, что
Ваша трудовая книжка находится в отделе кадров нашей организации.

Вам необходимо выполнить одно из следующих действий:

Явиться в отдел кадров по адресу: [адрес организации] в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения данного письма и получить трудовую книжку лично.

Дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте на указанный Вами адрес:
 _______________________________________________
 (укажите полностью)

Если Вы выбираете второй вариант, просим подписать ниже приведенную форму согласия и вернуть её в отдел кадров (по почте или лично) в течение 5 (пяти) рабочих дней.

С уважением,
[Подпись руководителя] [ФИО руководителя]
[Должность] [Контактный телефон]

___________________________
Подпись работника (согласие на отправку)

Для скачивания готового шаблона нажмите здесь.

Что делать, если трудовая книжка потерялась при пересылке?

В случае утери книги при отправке по почте работодатель обязан:

• Составить акт о потере (подписанный обеими сторонами, если получатель подтвердил отсутствие книги).
• В течение 5 дней оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с инструкцией Минтруда.
• Уведомить работника о необходимости получения дубликата и предоставить ему копию акта утери.

Работодатель несёт ответственность за возмещение расходов, связанных с оформлением дубликата, если утрата произошла по вине организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени у работника есть, чтобы забрать книжку?

По закону – не более 3 рабочих дней после обращения работника. В уведомлении обычно дают 5 дней, чтобы учесть возможные задержки с доставкой письма.

Нужно ли оформлять отдельный документ, если работник согласен на отправку по почте?

Да. Требуется письменное согласие (см. пункт 2 шаблона). Это необходимо для подтверждения воли работника и защиты работодателя от претензий.

Можно ли отправить трудовую книжку курьерской службой?

Да, но в этом случае необходимо оформить договор с курьерской компанией, указать в уведомлении способ доставки и приложить копию трек‑номера.

Что делать, если работник отказывается подписать согласие?

Тогда книжку следует хранить у работодателя до тех пор, пока работник не явится лично. При невозможности личного получения в течение 30 дней работодатель может обратиться в суд за разрешением спора.

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки – важный документ, который помогает соблюсти требования ТК РФ и избежать конфликтов с бывшими сотрудниками. Ключевые моменты:

• Соблюдайте нормативные сроки (не более 3 рабочих дней после обращения).
• Уведомление должно быть оформлено на фирменном бланке и подписано уполномоченным лицом.
• Выбирайте надёжный способ доставки (заказное письмо с уведомлением о вручении).
• Храните копию отправленного уведомления и подтверждение получения в архиве.

При правильном оформлении и своевременной отправке уведомления процесс выдачи трудовой книжки проходит без задержек и юридических рисков.

Дата публикации: