В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документооборот и необходимость предоставления заверенных копий остаются актуальными для многих сфер: получения кредитов, виз, оформления пенсий или подтверждения стажа для новых работодателей. Ошибки при заверении могут привести к отказу в приеме документов государственными органами или банками.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить копию трудовой книжки, какие требования ГОСТ и ТК РФ необходимо соблюдать, и как избежать распространенных ошибок.

Основания для выдачи копии

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работник имеет полное право получить копию своей трудовой книжки или выписку из нее. Работодатель обязан предоставить этот документ в течение трех рабочих дней с момента обращения.

Важные нюансы подачи запроса:

• Письменная форма: Сотрудник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением. Устная просьба не является основанием для выдачи документа, что защищает обе стороны от недопонимания.
• Электронный формат: Внутренние правила компании могут разрешать подачу заявления через корпоративную электронную почту или систему электронного документооборота.
• Место хранения: Даже если оригинал трудовой книжки физически находится в специализированной организации (аутсорсинг кадров), заявление подается непосредственному руководителю или в отдел кадров компании-работодателя.

Требования ГОСТ и правила оформления копии

Заверенная копия должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (и актуальным изменениям на 2026 год). Документ должен быть читаемым, полным и правильно заверенным.

Пошаговый алгоритм действий кадровика или работодателя:

Снятие копий. Необходимо откопировать все заполненные страницы трудовой книжки. Пустые страницы копировать не нужно. Копия должна быть четкой, без затемнений и обрезанных полей.
Нумерация страниц. Все листы копии должны быть пронумерованы (например, «1 из 5», «2 из 5»).
Заверение каждой страницы. На каждом листе копии должна стоять заверительная надпись.
Прошивка (опционально). Если копий много, их рекомендуется прошить, пронумеровать и скрепить печатью на месте прошивки, хотя по текущей практике часто достаточно скрепления степлером с заверением последнего листа, если иное не требует принимающая организация.

Как правильно сделать заверительную надпись

Это самый критичный этап. Неправильная надпись сделает документ недействительным.

На последнем листе копии (или на каждом листе, в зависимости от строгости требований принимающей стороны, но стандартно — на последнем) рукописно или с помощью штампа делается следующая запись:

> Копия верна (или «Верно»)

Далее обязательно указываются:

• Должность лица, заверившего копию.
• Личная подпись заверителя.
• Расшифровка подписи (фамилия и инициалы).
• Дата заверения копии (число, месяц, год).

Где хранится оригинал?

Согласно правилам делопроизводства, после слова «Верно» необходимо добавить фразу, указывающую на место хранения оригинала документа.

• Пример: «Оригинал документа находится в отделе кадров ООО «Пример»».
• Если трудовая книжка ведется электронно, но запрашивается копия бумажного вкладыша или архивной записи, указывается конкретное место хранения бумажного носителя.

Образец заверительной надписи

Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись на последнем листе копии:

Важно: Печать организации (если она используется в компании) ставится так, чтобы она захватывала часть надписи «Копия верна» или подпись, но не перекрывала читаемость текста. С 2016 года использование печати для заверения копий внутри страны не является строго обязательным, если в компании принято решение об отказе от нее, однако банки и госорганы часто продолжают требовать наличие печати. В 2026 году рекомендуется ставить печать во избежание вопросов.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности выдачи копий

В 2026 году большинство работников перешли на электронные трудовые книжки. Если работнику нужна копия сведений о трудовой деятельности:

Формат: Сведения формируются в виде выписки (форма СТД-Р для выдачи работнику или СТД-СФ для подачи в ПФР/СФР).
Заверение: Выписка из ЭТК, выдаваемая работодателем, также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
Равнозначность: Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью. Работник может получить такой файл самостоятельно через портал Госуслуг, но если он запрашивает бумажную версию у работодателя, компания обязана ее предоставить и заверить.

Частые ошибки при заверении

Чтобы документ приняли с первого раза, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие даты: Без даты заверения копия недействительна, так как неизвестно, актульна ли информация на момент подачи.
• Неполная надпись: Фразы «Копия снята» или просто подпись без слова «Верно» могут быть не приняты.
• Отсутствие указания места хранения оригинала: Это обязательное требование для подтверждения того, что оригинал существует и находится у работодателя.
• Использование факсимиле: Личная подпись заверителя должна быть живой. Использование факсимиле (штамп-подпись) при заверении копий трудовых книжек, как правило, не допускается, особенно для банков и визовых центров.
• Нечеткая копия: Если текст на копии не читается, документ вернут.

Срок действия копии

Законодательно срок действия копии трудовой книжки не ограничен. Однако принимающие организации (банки, консульства) часто устанавливают свои требования к «свежести» документа.

• Для кредитования банки обычно требуют копию, заверенную не ранее чем за 14–30 дней до обращения.
• Для визовых центров — не старше 1 месяца.

Поэтому, если с момента выдачи копии прошло много времени, работнику, скорее всего, придется запрашивать новую.

Оформление копии трудовой книжки в 2026 году требует внимательности к деталям. Соблюдение требований статьи 62 ТК РФ и правил ГОСТ гарантирует, что сотрудник вовремя получит необходимый документ, а работодатель избежит штрафов и трудовых споров. Главное правило: копия должна быть полной, читаемой, содержать надпись «Копия верна», дату, подпись, расшифровку и указание на место хранения оригинала.