В процессе увольнения сотрудника кадровик сталкивается с рядом формальных процедур‚ одной из которых является правильная передача трудовых книжек. Нарушение требований может привести к юридическим последствиям и усложнить работу компании. В данной статье подробно рассматриваем‚ как правильно оформить этот процесс‚ какие документы задействовать и какие нюансы следует учитывать.

Почему важна правильная передача трудовых книжек?

Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую биографию сотрудника. Она отражает:

• место и дату трудоустройства;
• периоды работы в разных организациях;
• полученные должности и разряды;
• причины увольнения.

Корректная передача этого документа гарантирует:

1. соответствие требованиям Трудового кодекса РФ;
2. сохранность информации для будущих проверок;
3. удобство для самого уволенного сотрудника‚ который может потребовать копию.

Нормативные акты‚ регулирующие процесс

Хотя Трудовой кодекс РФ не содержит детального описания приема‑передачи трудовых книжек‚ в практике компании часто используют:

• Приказ Минтруда от № 804 «Об утверждении формы приказа об увольнении»;
• Положения внутренних регламентов организации;
• Советовательные рекомендации Федеральной службы по труду и занятости (ФСЗН).

В 2021‑2026 годах в законодательство было внесено несколько изменений‚ касающихся подписи в книжке и формы актов приема‑передачи.

Последние изменения (2021‑2026)

• 6 февраля 2026 г. – в новый Порядок записи трудовых книжек введено‚ что при увольнении подпись сотрудника больше не требуется.
• 31 мая 2021 г. – предложено фиксировать передачу книжек в виде приложения к акту приема‑передачи кадровой документации.

Пошаговая инструкция по передаче трудовых книжек

Для того чтобы процесс был прозрачным и юридически корректным‚ кадровик должен выполнить следующие действия:

1. Подготовка документации. Сформировать акт приема‑передачи‚ в который включить:
   • ФИО сотрудника;
   • № и серия трудовых книжек;
   • Дата увольнения;
   • Подписи ответственных лиц.
2. Оформление акта. В акте указывается‚ что передача произведена в полном объеме. При необходимости – добавить приложение с копией записи о временных переводах (если они есть).
3. Передача сотруднику. Увольняемый работник получает книжку лично или по почте (с уведомлением о вручении). Если он отказывается принимать документ‚ составляется акт о невозможности передачи.
4. Закрытие дела. После передачи в деле фиксируется подпись кадровика и уволенного сотрудника (если он подписал акт).

Что делать‚ если сотрудник не хочет принимать книжку?

В этом случае кадровик должен:

• составить акт о невозможности передачи с указанием даты‚ места и способа попытки передачи;
• сохранить копию акта в личном деле сотрудника;
• при необходимости – отправить книжку по почте с уведомлением о вручении.

Оформление акта приема‑передачи

Типовой шаблон акта выглядит так:

АКТ № ___
о прием‑передаче трудовых книжек

Мы‚ ________________________ (наименование организации)‚
передаем ________________________ (ФИО сотрудника)‚
трудовую книжку № ___ за _______ (дата выдачи).

Дата передачи: «__» __________ 2026 г.
Подпись кадровика: ______________________
Подпись сотрудника (приём): _____________

В акте можно добавить приложение с перечнем трудовых книжек и иных кадровых документов‚ если их несколько.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи кадровика. Без подписи акт может быть оспорен.
• Неучет временных переводов. Временные переводы в книжку не вносятся‚ но их наличие следует отразить в приложении.
• Неправильная дата увольнения. Дата в акте должна совпадать с датой‚ указанной в приказе об увольнении.
• Отказ от подписи сотрудника. По новому порядку подпись не требуется‚ однако рекомендуется зафиксировать факт получения.

Что делать с книжкой после передачи?

После того как трудовая книжка передана уволенному сотруднику‚ кадровик должен:

1. Обновить кадровый справочник‚ отметив‚ что документ передан.
2. Удалить запись о сотруднике из списка текущих работников.
3. Сохранить копию акта в архиве организации (не менее 5 лет).

Правильная передача трудовых книжек при увольнении – важный элемент кадровой дисциплины. Соблюдая установленные нормы и используя оформленный акт‚ кадровик минимизирует риски юридических споров и обеспечивает прозрачность процесса. Не забывайте регулярно обновлять внутренние регламенты‚ учитывая последние изменения в законодательстве‚ и проводить внутренние проверки соблюдения процедуры.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению акта или другим аспектам кадрового дела‚ рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юридическому отделу вашей организации.