Обновлено: 23 мая 2026 года
Что говорит закон?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку работника․ Порядок ведения трудовых книжек регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225)․
Основные положения:
- Перевод на другую должность должен быть оформлен приказом работодателя;
- Запись в трудовой книжке вносится на основании этого приказа;
- Перевод может быть постоянным или временным (временные переводы в трудовую книжку не вносятся);
- При переводе в пределах одного структурного подразделения также требуется указание этого подразделения в записи․
Как правильно оформить перевод на другую должность в трудовой книжке?
Перевод в пределах одного структурного подразделения
Если сотрудник переводится на другую должность в том же отделе (структурном подразделении), запись должна выглядеть следующим образом:
№ 5
Принят на должность менеджера отдела продаж
№ 6
Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж в том же структурном подразделении
Обратите внимание: В записи обязательно указывается:
- Номер записи;
- Дата перевода;
- Наименование должности;
- Указание на то, что перевод осуществляеться в том же структурном подразделении;
Перевод в другое структурное подразделение
Если сотрудник переводится в другое подразделение, запись должна содержать указание на новое подразделение:
№ 5
Принят на должность бухгалтера
№ 6
Переведен на должность главного бухгалтера отдела финансов
Перевод на 2 должности (совмещение)
Если сотрудник выполняет обязанности по двум должностям одновременно (например, по основной и внутреннему совместительству), возможны два варианта оформления:
Вариант 1: Запись о переводе на основную должность + отдельная запись о внутреннем совместительстве
№ 5
Принят на должность менеджера отдела продаж
№ 6
Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж
Примечание: Внутреннее совместительство оформляется отдельным приказом и дополнительной записью в трудовую книжку не вносится․
Вариант 2: Запись о переводе с указанием обеих должностей
№ 5
Принят на должность менеджера отдела продаж
№ 6
Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж с выполнением обязанностей по должности специалиста по работе с клиентами
Что нельзя делать при оформлении перевода?
- Не указывать наименование структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре;
- Использовать неточные формулировки типа «продажный гад», только официальные наименования должностей;
- Вносить записи о временных переводах в трудовую книжку;
- Упускать указание на приказ, на основании которого осуществляется перевод․
Пошаговая инструкция для кадровика
Подготовка документов
- Подготовить приказ о переводе (форма Т-5 или Т-5а);
- Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменяются условия труда);
- Подготовить заявление работника (если требуется по локальным нормам);
- Ознакомить работника под подпись с приказом․
Внесение записи в трудовую книжку
- Убедиться, что у работника есть заполненная трудовая книжка;
- Запись должна быть внесена в раздел «Сведения о работе»;
- Указать:
- Порядковый номер записи;
- Дата перевода;
- Наименование должности;
- Наименование структурного подразделения (при необходимости);
- Ссылку на приказ (например: «Приказом № 45-к от «)․
- Подписать запись ответственным лицом и поставить печать организации (если есть)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если работник выбрал электронную трудовую книжку:
- Запись о переводе вносится в ЭТК в том же порядке;
- Работник должен быть уведомлен о внесении изменений;
- Сведения передаются в Пенсионный фонд РФ в составе отчетности․
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Не указание структурного подразделения
Неправильно:
Правильно:
Ошибка 2: Использование неофициальных названий должностей
Неправильно:
Правильно:
Ошибка 3: Отсутствие ссылки на приказ
Неправильно:
Правильно:
Что делать, если перевод оформлен неправильно?
Если в трудовой книжке уже есть некорректная запись, необходимо:
- Подготовить корректирующий приказ;
- Внести исправление в трудовую книжку с указанием причины корректировки;
- Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации;
- Сделать отметку на внутренней стороне обложки трудовой книжки․
№ 7
В запись № 6 от внесена исправление: «Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж (вместо ранее указанной должности «продажный гад»)»
Ответственность работодателя за неправильное оформление
За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5․27 КоАП РФ:
- На должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- На юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- При повторном нарушении — дисквалификация должностных лиц․
Оформление перевода на другую должность в трудовой книжке — ответственная процедура, требующая точного соблюдения законодательства․ Основные правила:
- Всегда оформляйте перевод приказом;
- Указывайте в записи наименование должности и структурного подразделения;
- Ссылайтесь на приказ, на основании которого осуществляется перевод;
- Не вносите записи о временных переводах;
- При совмещении должностей оформляйте отдельный приказ и не вносите вторую должность в трудовую книжку․
Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок и защитите интересы как работодателя, так и работника․