Перевод сотрудника на другую должность внутри организации, это частая и стандартная кадровая процедура. Однако от правильности внесения записей в трудовую книжку зависит стаж и будущие пенсионные права работника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить перевод, какие существуют нюансы при временных и постоянных перемещениях, и как исправить ошибку, если запись была пропущена.
Постоянный перевод: основные правила
Согласно трудовому законодательству, все записи о выполняемой работе и переводе на другую постоянную работу должны вноситься в трудовую книжку. Главные правила, которые необходимо помнить кадровику:
- Срок внесения записи: Запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней со дня начала работы в новой должности (согласно новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек).
- Основание: В графе 4 трудовой книжки обязательно указывается реквизиты приказа о переводе (дата и номер).
- Согласие: Перевод возможен только с письменного согласия работника (заявление, подписанное соглашение).
Как указывать структурное подразделение?
Один из самых частых вопросов — нужно ли указывать отдел при переводе? По мнению ведомств, если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то при переводе запись в трудовой книжке должна быть сделана с указанием этого подразделения.
Варианты записей при переводе в том же отделе:
- Если в записи о приеме на работу отдел был указан:
Запись 1: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».
Запись 2: «Переведен на должность старшего менеджера».
(Отдел повторно можно не указывать, если он не меняется, но допустимо и: «Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера»). - Если сотрудник переходит в другой отдел:
Запись: «Переведен в отдел маркетинга на должность аналитика».
Перевод на должность с одинаковым названием, но другим функционалом
Иногда функционал сотрудника меняется кардинально, но название должности остается прежним. Как оформить запись в трудовой книжке и приказ в этом случае?
Законодательство не предусматривает никаких особенностей заполнения этих документов в связи с совпадением наименований. Запись о переводе оформляется обычным образом: «Переведен на должность [название]», а в графе 4 указывается номер и дата приказа, который узаконивает изменение функционала.
Временный перевод: вносить или нет?
С временными переводами возникает больше всего путаницы. Работники часто просят внести запись о временном переводе, чтобы подтвердить стаж работы по определенной специальности (например, для бухгалтеров, которым нужен стаж для профессиональных аттестатов).
Однако закон суров: если перевод на другую должность является временным, запись в трудовую книжку не вносится. Трудовая книжка предназначена для фиксации только постоянных изменений в трудовой функции. Подтверждением временной работы служит приказ о переводе и трудовой договор (доп. соглашение).
Образец заполнения трудовой книжки при постоянном переводе
Правильное оформление граф в разделе «Сведения о работе» выглядит следующим образом:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата перевода (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3: Текст записи: «Переведен(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
- Графа 4: Наименование документа (Приказ), дата и номер (например: «Приказ от № 15-к»).
Что делать, если запись о переводе забыли внести?
Бывают ситуации, когда сотрудник давно переведен, работает на новой должности, а в трудовой книжке записи нет. Как исправить эту ошибку?
Исправлять нужно без зачеркиваний и признания предыдущих записей недействительными (поскольку их просто нет). Порядок действий:
- Оформить приказ о переводе задним числом нельзя. Основанием служит оригинал приказа, который был издан в момент фактического перевода.
- В трудовой книжке, в первой пустой графе (Графа 1) ставится следующий порядковый номер.
- В Графе 2 указывается фактическая дата перевода (а не дата внесения пропущенной записи).
- В Графе 3 делается стандартная запись: «Переведен(а) на должность [название]» (например: «Переведена с года на должность бухгалтера»).
- В Графе 4 указываются реквизиты того самого приказа, который был издан в день перевода (например: «Приказ от № 5»).
После этого можно продолжать вести трудовую книжку в обычном порядке. Никаких дополнительных пометок о том, что запись внесена с опозданием, делать не нужно.
Оформление перевода в трудовой книжке требует внимательности к датам, номерам приказов и правильности формулировок. Главное — помнить, что временные переводы не фиксируются, а постоянные должны быть отражены не позднее 5 рабочих дней. Если же кадровик упустил важную запись, её необходимо добавить по фактической дате перевода, опираясь на ранее изданный приказ.