Ситуация, когда основной сотрудник уходит в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком, требует от работодателя грамотного кадрового оформления замещения. Один из самых частых вопросов, возникающих у специалистов по кадрам и самих работников: какую запись сделать в трудовой книжке при приеме на «декретную ставку»? В этой статье мы подробно разберем юридические тонкости, актуальные для 2026 года, опираясь на Трудовой кодекс РФ и разъяснения экспертов.
Суть «декретной ставки»: срочный трудовой договор
Прием сотрудника на место работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком или в отпуске по беременности и родам, всегда осуществляется на основании срочного трудового договора. Это ключевой момент, который определяет дальнейшие записи в документах.
Согласно статье 59 ТК РФ, такой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Важно понимать следующие нюансы:
- Срок действия договора не фиксируется конкретной датой (например, «до 31 декабря 2027 года»), а привязывается к событию, выходу основного сотрудника на работу.
- Временный работник является полноценным сотрудником: он имеет право на отпуск, больничные и все социальные гарантии.
- Если основной сотрудник увольняется раньше времени, срочный договор с замещающим работником может быть прекращен или (по соглашению сторон) изменен на бессрочный.
Что писать в трудовой книжке при приеме?
Самый важный принцип ведения трудовых книжек в 2026 году гласит: в записи о приеме на работу не указывается причина срочности договора или имя отсутствующего сотрудника.
Запись в графе 3 («Сведения о приеме на работу…») должна выглядеть стандартно. Указывается должность, структурное подразделение и факт приема. Основанием служит приказ о приеме на работу.
Образец правильной записи при приеме:
- В графе 1 (№ записи) ставится порядковый номер.
- В графе 2 (Дата) указывается дата приема (число, месяц, год).
- В графе 3 пишется: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».
- В графе 4 указывается реквизит приказа о приеме.
Внимание! Фразы вроде «принят на время декретного отпуска Ивановой И.И.» или «принят на временную ставку» в трудовую книжку не вносятся. Эти детали отражаются только в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. В самой трудовой книжке запись должна быть нейтральной, как и при приеме на постоянную работу.
Нюансы перевода и продления договора
Ситуация может измениться, пока замещающий сотрудник выполняет свои обязанности. Рассмотрим два распространенных сценария, актуальных по состоянию на май 2026 года:
Основной сотрудник выходит из декрета
Когда основной работник возвращается, действие срочного договора с замещающим сотрудником прекращается.
Запись об увольнении в трудовой книжке будет следующей:
«Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Работодатель обязан предупредить сотрудника об этом за 3 календарных дня до увольнения (если выход основного сотрудника известен заранее).
Основной сотрудник увольняется, не выходя из декрета
Если женщина, находившаяся в отпуске по уходу за ребенком, увольняется по собственному желанию, место перестает быть «временным». В этом случае работодатель может предложить замещающему сотруднику перейти на постоянную основу.
Для этого заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором условие о срочном характере работы изменяется на условие о работе по неопределенному сроку.
Нужна ли новая запись в трудовой? Нет, дополнительная запись о переводе на «постоянку» не делается, так как должность и подразделение не изменились. Меняется лишь основание действия договора, что фиксируется во внутренних документах компании.
Особенности работы в декрете для основного сотрудника
Законодательство 2026 года позволяет женщинам, находящимся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, работать на условиях неполного рабочего времени или дистанционно.
В этом случае:
- Сохраняется право на получение пособия.
- Засчитывается трудовой стаж.
- Если основной сотрудник работает неполный день, работодатель не имеет права принимать на его место другого человека по срочному договору на полную ставку, так как место не является вакантным.
Частые ошибки работодателей
Чтобы избежать трудовых споров и штрафов, избегайте следующих ошибок при оформлении «декретной замены»:
- Указание причины срочности в трудовой книжке. Это нарушение инструкции по заполнению трудовых книжек.
- Автоматическое увольнение без уведомления. Даже если договор срочный, необходимо соблюсти процедуру уведомления за 3 дня.
- Неверная формулировка в приказе. В приказе о приеме обязательно должно быть указано: «Принять на работу на время отсутствия основного работника…». Именно эта формулировка защищает права временного сотрудника и дает законное основание для срочного договора.
Прием на работу на время декретного отпуска основного сотрудника — стандартная кадровая процедура, которая требует внимательности к деталям. Главное правило: в трудовом договоре и приказе мы четко прописываем временный характер работы и условие о выходе основного сотрудника, а в трудовой книжке ведем запись в обычном режиме, без упоминания декрета коллеги. Соблюдение этих правил гарантирует законность действий работодателя и защиту прав временного персонала.