Вопрос о судьбе трудовой книжки, которую сотрудник не забрал после увольнения, — один из самых актуальных для бухгалтеров, кадровиков и руководителей предприятий. С 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные экземпляры до сих пор остаются в обороте, особенно у сотрудников, уволенных до 2020 года или отказавшихся от перевода на электронный формат. Поэтому знание правил хранения и передачи трудовых книжек — обязательное требование трудового законодательства.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 84.1), работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения. Если сотрудник по каким-либо причинам не явился за ней в этот день — работодатель не имеет права оставлять книжку «на потом» или уничтожать её. В этом случае:

• Работодатель обязан направить сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
• Уведомление должно быть отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении или иным способом, подтверждающим получение (например, электронная почта с подтверждением прочтения, если это предусмотрено трудовым договором).

Что делать, если сотрудник не отвечает на уведомления?

Если после отправки уведомления сотрудник в течение более 30 дней не явился за трудовой книжкой, работодатель должен:

1. Сохранить трудовую книжку в специально отведенном месте — например, в сейфе или в архиве кадрового отдела, в соответствии с требованиями хранения документов.
2. Зарегистрировать факт невыдачи в журнале учета трудовых книжек (форма № Т-49 или аналогичной внутренней форме).
3. Продолжать направлять уведомления каждые 30 дней, пока книжка не будет вручена.

Важно: хранить трудовую книжку можно неограниченное время. Никаких сроков хранения для неполученных книжек закон не устанавливает. Работодатель несет полную ответственность за их сохранность.

Чем грозит невыдача трудовой книжки?

Невыдача трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрены серьезные последствия:

• Административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.
• Компенсация за задержку выдачи — сотрудник вправе требовать выплаты среднего заработка за все дни задержки (ст. 234 ТК РФ).
• Судебные иски — сотрудники часто обращаются в суд, особенно если задержка мешает им устроиться на новую работу.

Что делать, если сотрудник умер?

Если сотрудник умер, а трудовая книжка не была им получена, её выдают:

• Членам семьи (супругу, детям, родителям) — по заявлению и предъявлению свидетельства о смерти.
• Наследникам, по решению нотариуса или свидетельству о праве на наследство.

В этом случае работодатель обязан выдать книжку в течение 3 дней с момента обращения законного представителя.

Что делать с трудовой книжкой, если организация ликвидирована?

При ликвидации компании все трудовые книжки передаются в архив по месту нахождения организации. Если книжка не была выдана — она передается в государственный архив (обычно в архив органа местного самоуправления или в архив Росархива).

Сотрудник (или его наследники) вправе обратиться в архив с заявлением и получить трудовую книжку. В архиве хранят такие документы до 75 лет.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) — что изменилось в 2026 году?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки. Это означает:

• Все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде.
• Бумажные трудовые книжки больше не ведутся новыми работниками, если они не подали заявление об обратном.
• Сотрудники, у которых есть бумажная книжка, могут выбрать: продолжать хранить её или перевести данные в ЭТК.

Если сотрудник не забрал бумажную трудовую книжку до 2026 года, но при этом подал заявление на перевод в ЭТК, то его бумажная книжка должна быть передана в Пенсионный фонд РФ — там она будет сканирована и добавлена в электронный архив. После этого бумажный экземпляр уничтожается по акту.

Если сотрудник не подавал заявление на ЭТК, бумажная книжка продолжает храниться у работодателя до востребования, как и раньше.

Рекомендации для работодателей

Чтобы избежать проблем, следуйте этим правилам:

1. Всегда выдавайте трудовую книжку в день увольнения — это ваша главная обязанность.
2. Если сотрудник не пришел — немедленно отправьте уведомление заказным письмом.
3. Ведите журнал учета трудовых книжек, это обязательный документ.
4. Храните неполученные книжки в защищенном месте — сейф, архив, доступ только уполномоченным лицам.
5. При ликвидации компании, передайте все книжки в архив в срок.
6. Следите за переходом на ЭТК — если сотрудник подал заявление, передайте бумажную книжку в ПФР.

Важно помнить:

Трудовая книжка — это не просто документ, а историческая запись о профессиональной жизни человека. Её потеря или неправильное хранение могут лишить сотрудника права на пенсию, льготы, подтверждение стажа. Поэтому ответственность работодателя здесь — не формальность, а моральный и юридический долг.

Если вы — кадровик или руководитель — не игнорируйте этот вопрос. Лучше потратить 10 минут на отправку уведомления, чем потом годами отвечать за штрафы и судебные иски.

Помните: трудовая книжка не исчезает — она ждет своего владельца.