Смерть сотрудника — это трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллектива, но и четкого соблюдения юридических процедур. Одним из ключевых этапов является правильное оформление документации, в частности, внесение записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку умершего. Ошибки в этом процессе могут создать проблемы для наследников при получении пенсионных выплат и других социальных гарантий.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить увольнение в связи со смертью работника, какую формулировку использовать, как определить дату и кому передать документы.
Основание для прекращения трудового договора
Прекращение трудовых отношений в случае смерти сотрудника регулируется пунктом 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Это основание не зависит от воли сторон и наступает автоматически в момент смерти.
Важно помнить: трудовой договор прекращается именно в день смерти, указанный в свидетельстве о смерти (или в решении суда, если работник признан умершим). Дата издания приказа работодателем может быть более поздней (когда стало известно о смерти и предоставлены документы), но в графе «Дата» в трудовой книжке должна стоять дата фактической смерти.
Пошаговый алгоритм действий работодателя
Для юридически грамотного оформления процедуры необходимо выполнить следующие шаги:
- Получение документа о смерти. Основанием для начала процедуры является оригинал или заверенная копия свидетельства о смерти (либо справка о смерти формы № 33). Если работник пропал без вести, требуется решение суда о признании его умершим.
- Издание приказа. В тот же день, когда работодателю стало известно о смерти и были предоставлены документы, издается приказ о прекращении трудового договора. В приказе указывается основание: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, и дата прекращения договора (дата смерти).
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится на основании приказа. Она должна быть аккуратной, без сокращений, зачеркиваний и исправлений.
- Заверение записи. Поскольку работник не может поставить подпись, запись заверяется только подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии).
- Регистрация в книге учета. Факт выдачи трудовой книжки родственникам фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек.
- Передача документов наследникам. Трудовая книжка выдается члену семьи умершего под расписку.
Как правильно заполнить трудовую книжку: образец записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Нумерация записей должна быть сквозной. Рассмотрим пример заполнения граф:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Важные нюансы заполнения:
- Графа 1: Указывается следующий порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата прекращения договора (день смерти). Число и месяц пишутся двузначными цифрами, год — четырехзначными.
- Графа 3: Дословно воспроизводится формулировка из ТК РФ. Фраза «Уволить в связи со смертью» является некорректной; правильно писать «Трудовой договор прекращен…».
- Графа 4: Указываются реквизиты приказа работодателя.
Особенности заверения записи
При обычном увольнении работник должен поставить свою подпись в графе для ознакомления. В случае смерти сотрудника подпись работника не ставится.
Запись заверяется:
- Подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Расшифровкой подписи (должность, фамилия и инициалы).
- Печатью организации (если она используется).
Никаких пометок «работник умер» или «подпись невозможна» в трудовой книжке делать не нужно.
Выдача трудовой книжки родственникам
После внесения записи трудовая книжка должна быть выдана на руки ближайшим родственникам умершего (супругу, родителям, детям) или иному лицу по их поручению.
Для получения документа родственник должен:
- Предъявить свой паспорт.
- Предоставить свидетельство о смерти работника (для подтверждения родства и факта смерти).
- Написать заявление о выдаче трудовой книжки (по желанию, но рекомендуется для архива работодателя).
Факт выдачи обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Родственник ставит свою подпись в графе «Подпись лица, получившего трудовую книжку», и указывает дату получения. Если книжка отправляется почтой, это делается по письменному заявлению родственника, а в книге учета делается соответствующая отметка.
Отчетность в СФР
Не забудьте, что в месяце, следующем за месяцем прекращения трудового договора (в данном случае — за месяцем смерти), работодатель обязан представить в Социальный фонд России (СФР) форму ЕФС-1 (подраздел 1.1). В отчете указывается код причины увольнения, соответствующий смерти работника.
Частые ошибки, которых следует избегать
- Неверная дата. Нельзя ставить дату издания приказа в графу «Дата». Только дата смерти из свидетельства.
- Некорректная формулировка. Использование фраз «Уволен», «Расторгнут договор по инициативе» недопустимо. Только «Прекращен в связи со смертью».
- Зачеркивания. Любые исправления, зачеркивания или использование корректора в трудовой книжке запрещены. Если допущена ошибка, запись признается недействительной, и вносится новая запись об отмене предыдущей.
- Отсутствие записи в журнале. Выдача книжки без отметки в книге учета движения документов является нарушением правил ведения кадровой документации.
Соблюдение этих правил поможет избежать юридических проблем и обеспечит своевременное получение наследниками умершего работника всех положенных выплат и пенсий.