В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его квалификацию. При оформлении пенсии работник обязан предоставить ПФР копию трудовой книжки. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить выдачу трудовой книжки, какие документы нужны, как оцифровать её и какие требования к сканированию.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна ПФР?
Трудовая книжка содержит сведения о:
- дате начала трудовых отношений;
- месте работы (организации), должности и квалификации;
- присутствующих в организации стажах и перерывах;
- присвоенных квалификационных и иных наград.
ПФР использует эти данные для расчёта пенсионного стажа, начисления пенсии и проверки прав на получение пенсионных выплат.
Когда и как работник получает трудовую книжку?
Согласно статье 40 Трудового кодекса РФ, при приёме на работу работник получает трудовую книжку. Если работник уже имеет бумажную книжку, работодатель обязан:
- передать её работнику в течение 3 дней с момента приёма на работу;
- выдать расписку о получении, если работодатель не ведёт журнал выдачи.
Если работник уволился и получил справку о трудовом стаже, он может запросить копию трудовой книжки для ПФР.
Как оформить заявление на выдачу трудовой книжки?
Для получения трудовой книжки работник должен подать заявление работодателю. Ниже приведён образец заявления.
Образец заявления
Заявление
на выдачу трудовой книжки для оформления пенсии
Я, ФИО, работник название организации, прошу выдать мне трудовую книжку в связи с оформлением пенсии. Прошу оформить расписку о получении.
Подпись: ____________
Как оцифровать трудовую книжку с помощью телефона?
В 2026 году ПФР активно поддерживает электронные трудовые книжки (ЭТК). Оцифровка бумажной книжки позволяет ускорить процесс проверки и уменьшить бумажный документооборот.
Шаги по оцифровке:
- Скачайте приложение ПФУ (Пенсионный фонд Ульяновской области) или любой другой официально признанный сканер.
- Сделайте скан каждой страницы, соблюдая требования к качеству:
- полное изображение текста;
- видны все реквизиты (название, серия, номер, дата выдачи, печати, подписи);
- чёткая читаемость фамилии, имени, отчества владельца.
- Сохраните сканы в формате PDF, объединяя все страницы в один файл.
- Перейдите в личный кабинет ПФУ через КЭП (Квалифицированную электронную подпись).
- Выберите пункт меню «Электронная трудовая книжка» и загрузите файл.
- Подтвердите отправку и дождитесь подтверждения от ПФР.
Важно: сканы должны быть в хронологическом порядке, как указано в Трудовом кодексе РФ.
Какие документы нужны работодателю при выдаче?
- Свидетельство о постановке на учёт (ИНН, ОГРН).
- Копия приказа о приёме на работу.
- Справка о трудовом стаже (если работник уже работал в другой организации).
- Копия трудовой книжки (если работник уже имеет бумажную).
- Копия паспорта работника.
Что делать, если работник не имеет бумажной трудовой книжки?
Если работник работал до 2020 года, но его трудовой стаж не полностью перенесён в электронную базу, ПФР может запросить оригинал бумажной трудовой книжки. В таком случае работодатель обязан:
- выдать работнику бумажную копию;
- помочь с её оцифровкой, если работник желает.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить только копию трудовой книжки? Да, если работник уже имеет бумажную, ПФР может принять заверенную копию.
- Сколько времени занимает выдача? Обычно в течение 3 дней с момента подачи заявления.
- Нужна ли расписка о получении? Рекомендуется, особенно если работодатель не ведёт журнал выдачи.
- Как проверить, что сканы приняты? ПФР отправит подтверждение в личный кабинет.
Выдача трудовой книжки работнику для ПФР – это важный этап в процессе оформления пенсии. Соблюдение всех требований к оформлению, правильное оцифрование и своевременная передача документов обеспечат безпроблемный расчёт пенсионного стажа и начисление пенсии. Следуйте приведённым инструкциям, и вы избежите лишних задержек и ошибок.