Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Одной из распространённых ситуаций‚ требующих внесения изменений в трудовую книжку‚ является смена фамилии сотрудника в связи с вступлением в брак. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно оформить запись о браке в трудовой книжке‚ какие документы нужны‚ как формулируется запись‚ и какие ошибки следует избегать.

Правовые основания для внесения изменений

Все действия по ведению‚ изменению и хранению трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте России № 63748).

Согласно пункту 7 этого Приказа‚ изменения в трудовой книжке‚ касающиеся фамилии‚ имени‚ отчества или даты рождения работника‚ вносятся на основании официальных документов:

• паспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о регистрации брака;
• свидетельство о расторжении брака;
• документ об изменении имени‚ фамилии или отчества.

Важно: само свидетельство о браке не вносится в трудовую книжку — в неё вносится только запись об изменении фамилии на основании этого документа.

Когда и кто вносит запись?

Запись о смене фамилии вносится работодателем по последнему месту работы работника. Это означает‚ что если сотрудник сменил фамилию‚ но работает в нескольких организациях‚ то только текущий работодатель вносит изменение в трудовую книжку.

Сотрудник обязан сообщить о смене фамилии и предоставить подтверждающий документ — оригинал свидетельства о регистрации брака (и копию для приложения к личному делу). Работодатель не вправе требовать дополнительные документы (например‚ справки о семейном положении)‚ так как это противоречит статье 66.1 Трудового кодекса РФ.

Образец записи в трудовой книжке о смене фамилии при вступлении в брак

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (вторая часть трудовой книжки) в порядке хронологической последовательности. Формулировка должна быть точной‚ без сокращений и ошибок.

Шаблон записи:

1. Номер записи, следующий по порядку (например‚ 15).
2. Дата внесения записи, дата‚ когда работодатель вносит изменение (не дата брака‚ а дата внесения в трудовую книжку).
3. Содержание записи:
   «Фамилия [старая фамилия] изменена на фамилию [новая фамилия] на основании свидетельства о регистрации брака № [номер] от [дата]».
4. Основание — указывается номер и дата свидетельства о браке‚ а также орган‚ его выдавший (например‚ ЗАГС).

Пример реальной записи:

№ 15
Содержание: Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова на основании свидетельства о регистрации брака № 456789 от ‚ выданного ЗАГСом г. Москвы‚ районный отдел № 12.

Важно: Не пишите «в связи с вступлением в брак» — это не требуется. Достаточно указать факт изменения фамилии и документ‚ на основании которого оно произошло.

Где ещё нужно внести изменения?

Помимо трудовой книжки‚ работодатель обязан внести изменения в:

• личную карточку работника (форма Т-2) — в разделе «Фамилия‚ имя‚ отчество»;
• книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — в графе «Примечания»;
• документы по кадровому и бухгалтерскому учёту: табель учёта рабочего времени‚ приказы о приёме‚ переводе‚ выплате зарплаты и т.д.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки (если она заполнена) также рекомендуется указать реквизиты свидетельства о браке и поставить подпись ответственного лица с печатью организации (если печать используется).

Что делать‚ если сотрудник сменил фамилию в другом городе?

Если работник вступил в брак в другом регионе‚ но работает в Москве‚ это не имеет значения. Работодатель вносит запись на основании предоставленного свидетельства‚ независимо от места выдачи. Главное — документ должен быть официальным‚ с печатью ЗАГСа и регистрационным номером.

Ошибки‚ которых следует избегать

• Не вносить запись вообще — это нарушение Приказа № 320н и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.
• Использовать неофициальные сокращения: «брак»‚ «св-во»‚ «ЗАГС» — пишите полные формулировки.
• Указывать дату брака вместо даты внесения записи, дата в трудовой книжке, это дата‚ когда запись была сделана работодателем.
• Требовать свидетельство о браке при приёме на работу — это незаконно. Работодатель не вправе требовать документы о семейном положении при заключении трудового договора (ст. 66.1 ТК РФ).
• Исправлять старую запись, не зачёркивайте и не исправляйте старую фамилию. Вносится новая запись‚ старая остаётся неизменной.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна‚ работнику выдаётся дубликат. В дубликате вносятся все записи‚ включая смену фамилии‚ на основании тех же документов. В дубликате указывается: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки».

Запись о браке в трудовую книжку — это не формальность‚ а обязательное юридическое действие‚ обеспечивающее соответствие личных данных работника официальным документам. Правильно оформленная запись защищает как работника (в случае получения пенсии‚ льгот‚ при проверке)‚ так и работодателя (от претензий и штрафов).

Ключевые принципы:

1. Запись вносится только на основании свидетельства о регистрации брака.
2. Формулировка должна быть точной и полной.
3. Изменения вносятся только по последнему месту работы.
4. Не требуйте свидетельство о браке при приёме — это нарушение закона.
5. Все изменения должны быть отражены и в личной карточке‚ и в учётных книгах.

Соблюдение этих правил обеспечит прозрачность кадрового учёта и защитит права сотрудника в любых жизненных ситуациях — от получения зарплаты до оформления пенсии.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н и действующим Трудовым кодексом РФ.