С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все записи о трудовом стаже теперь фиксируются в электронном виде, но при этом в бумажной трудовой книжке остаётся важная роль – она остаётся официальным подтверждением трудового стажа и может понадобиться при проверках, расчёте пенсии, оформлении документов и т.д. Поэтому важно знать, какие именно записи необходимо делать в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК, чтобы избежать ошибок, которые могут повлиять на будущую пенсию.
Что такое электронная трудовая книжка?
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника.
- Переход на ЭТК позволяет ускорить обработку кадровых данных, уменьшить бумажный документооборот и повысить прозрачность.
- В 2021 г. в России была введена система ЭТК, а в 2026 г. завершился переходный период, после чего все новые записи в трудовой книжке ведутся только в электронном виде.
Какой запись делать в бумажной трудовой книжке при переходе?
При переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке необходимо оставить только запись о переходе. Эта запись подтверждает факт перехода с бумажной трудовой книжки на электронную и фиксирует дату начала работы в системе ЭТК.
2.1 Формат записи о переходе
Запись должна содержать следующие сведения:
- Дата перехода (например, ).
- Номер и дата последней страницы, на которой была сделана запись о переходе.
- Сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП).
- Краткое описание: «Переход на электронную трудовую книжку».
- Подпись руководителя и печать организации.
Пример записи:
Переход на электронную трудовую книжку ООО «РосТруд» ИНН 7701234567 КПП 770101001 Подпись руководителя: ___________ Печать организации
2.2 Что НЕ делать
- Не делать запись о «переходе на бумажную трудовую книжку» – это противоречит действительности.
- Не вносить новые сведения о трудовом стаже в бумажную трудовую книжку – они фиксируются только в ЭТК.
- Не добавлять лишние страницы с дублирующими записями – это может вызвать путаницу при расчёте стажа.
Почему правильная запись важна?
Ошибки, допущенные при внесении записей в трудовую книжку, могут стать причиной недоначисления пенсии. Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт работы гражданина, и любые ошибки в её записях могут привести к проблемам при расчёте пенсионных выплат.
Например, если в бумажной трудовой книжке будет записано, что работник продолжает работать в бумажной форме, а в ЭТК – нет, это может вызвать конфликт данных и привести к тому, что часть стажа не учтётся.
Как проверить корректность записи?
- Проверьте дату перехода – она должна совпадать с датой начала работы в системе ЭТК.
- Убедитесь, что в записи указаны правильные ИНН и КПП работодателя.
- Проверьте, что подпись руководителя и печать организации находятся в соответствующих полях.
- Сравните запись в бумажной трудовой книжке с данными в ЭТК – они должны совпадать.
Что делать, если запись сделана неверно?
Если вы обнаружили ошибку в записи о переходе, необходимо:
- Обратиться в отдел кадров работодателя с просьбой исправить запись.
- Попросить работодателя внести поправку в ЭТК и подтвердить это письмом.
- Если ошибка не исправляется, можно обратиться в суд с иском о корректировке записи в трудовой книжке.
Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в цифровизации кадровой системы. Чтобы избежать проблем с пенсионным стажем и другими документами, необходимо:
- Внести в бумажную трудовую книжку только запись о переходе.
- Убедиться в корректности всех данных (дата, ИНН, КПП, подпись, печать).
- Регулярно сверять бумажную запись с данными в ЭТК.
- При обнаружении ошибок незамедлительно обращатся в отдел кадров.
Таким образом, правильная запись в трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку поможет вам избежать недоразумений в будущем и гарантировать точный расчёт вашего пенсионного стажа.