Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все изменения, связанные с трудовой деятельностью работника. Одним из наиболее частых изменений является переименование должности внутри организации. Правильное оформление записи в трудовой книжке обеспечивает юридическую чистоту кадровых документов и защищает права сотрудника при переходе на новое место работы.
Ключевые моменты при оформлении записи о переименовании должности
- Запись должна быть сделана только в момент фактического изменения должности.
- В записи указываются старое и новое наименование должности.
- Причина изменения фиксируется как «Переименование должности».
- В записи обязательно указывается дата изменения и номер приказа, на основании которого было произведено переименование.
- Для электронных трудовых книжек (ЕФС‑1) используется код ПЕРЕВОД.
Шаг 1: Подготовка документов
- Составьте приказ о переименовании должности (или о переводе, если смена должности связана с переводом в другое подразделение). Приказ должен содержать:
- Наименование организации
- ФИО работника
- Старое и новое наименование должности
- Дата вступления в силу приказа
- Подпись руководителя и печать организации
- Подготовьте штатное расписание с указанием новой должности.
- Соберите копии всех документов, которые будут подтверждать факт переименования.
Шаг 2: Оформление приказа о переименовании
Приказ должен быть оформлен в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и внутренними регламентами организации. Пример оформления приказа можно найти на портале Моё дело (редакция 1 от ) или в системе КонсультантПлюс.
Шаг 3: Запись в трудовой книжке
№ Дата Должность (старое) Должность (новое) Причина 1 Секретарь Офис‑менеджер Переименование должности
Ключевые поля:
- № – порядковый номер записи.
- Дата – дата вступления в силу приказа.
- Должность (старое) – название должности до изменения.
- Должность (новое) – новое название должности.
- Причина – «Переименование должности».
Запись должна быть сделана на той же странице и в той же колонке, где находятся предыдущие записи, чтобы сохранить целостность документа.
Образец записи о переименовании должности
Ниже приведён пример заполнения записи в трудовой книжке (формат бумажной книги). Для электронных трудовых книжек (ЕФС‑1) запись выглядит аналогично, но в поле «Код» указывается «ПЕРЕВОД».
№ Дата Должность (старое) Должность (новое) Причина 1 Секретарь Офис‑менеджер Переименование должности
Переименование организации и отдела
Если в процессе работы сотрудника изменилось название организации или отдела, то в трудовой книжке фиксируется отдельная запись:
№ Дата Должность (старое) Должность (новое) Причина 2 Офис‑менеджер Офис‑менеджер Переименование организации
При этом в приказе о переименовании указывается новый наименование организации/отдела.
Перевод сотрудника на другую должность внутри организации
При переводе сотрудника на другую должность внутри той же организации в трудовой книжке фиксируется запись «Перевод»:
№ Дата Должность (старое) Должность (новое) Причина 3 Офис‑менеджер Руководитель отдела Перевод на другую должность
В приказе о переводе указывается код «ПЕРЕВОД» и дата вступления в силу.
Электронные трудовые книжки (ЕФС‑1)
В 2026 году большинство организаций используют электронный формат. В ЕФС‑1 запись о переименовании должности оформляется следующим образом:
- Код: ПЕРЕВОД
- Должность (старое) и (новое): как указано в приказе
- Причина: «Переименование должности»
При этом в системе сохраняется копия приказа и вся история изменений.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное указание даты – всегда используйте дату, когда приказ вступил в силу.
- Указание неправильного наименования должности – проверьте в штатном расписании.
- Отсутствие приказа – без приказа запись не считается юридически корректной;
- Запись в не той колонке – это нарушает структуру книги.
- Неиспользование кода «ПЕРЕВОД» в ЕФС‑1 – это может вызвать проблемы при проверке.
Ссылки и ресурсы
- Моё дело – образец записи о переименовании должности (редакция 1 от )
- КонсультантПлюс – форма «Трудовая книжка (фрагмент)»
- SPOK.BY – алгоритм действий по переименованию должности
- E‑Executive – образцы записей в трудовую книжку
- ЕФС‑1 – справочник по коду «ПЕРЕВОД»
Следуя приведённой инструкции и используя образцы, вы сможете корректно оформить смену должности в трудовой книжке и избежать юридических ошибок. Это обеспечит надёжность кадровых документов и защиту ваших прав как работника.