Дата публикации: 13:10

Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудовое положение сотрудника. В неё заносятся не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и сведения о награждениях и премиях, которые подтверждают признание профессиональных заслуг. Ниже – подробный разбор того, какие виды поощрений следует отражать, какие нормативные документы регулируют этот процесс и как правильно оформить запись в бумажной и электронной форме.

Какие премии необходимо отражать в трудовой книжке?

Согласно разъяснениям ГАРАНТ.РУ и позиции Роструда, в трудовую книжку включаются все виды премий, которые работодатель определил как вид поощрения. Это:

• Ежемесячные и ежеквартальные премии;
• Разовые денежные выплаты, связанные с трудовыми заслугами конкретного сотрудника;
• Премии, выплачиваемые в рамках системы оплаты труда или отдельного положения о премировании;
• Государственные и корпоративные благодарности, награды, почётные звания.

Важно: даже если премия выплачивается разово и не предусмотрена в тарифной сетке, её сведения всё равно заносятся в раздел награждения и поощрения.

Нормативно-правовая база

В Российской Федерации порядок заполнения трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов:

1. Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». В частности, п. 24 и п. 25 определяют перечень сведений, подлежащих внесению.
2. Трудовой кодекс РФ, ст. 66, ч. 4 – требования к оформлению записей о поощрениях.
3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 831 «Об утверждении Инструкции по ведению электронной трудовой книжки».
4. Методические рекомендации Государственной инспекции труда (Приморский край) – примеры оформления записей.

Эти документы подтверждают, что сведения о премиях и награждениях фиксируются в разделе награждения и поощрения трудовой книжки.

Что именно вносится в трудовые книжки?

3.1 Обязательные сведения

В соответствии с п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся такие данные:

• Ф.И.О. сотрудника;
• Дата рождения;
• Пол;
• Образование;
• Сведения о работе (приём, перевод, увольнение) с указанием основания;
• Информация о поощрениях – название, дата, размер выплаты, реквизиты документа, подтверждающего премию.

3.2 Примеры оформления

Ниже – типовой шаблон записи о премировании:

Запись № 12
Название премии: Премия за достижение KPI за 2025 год
Основание: Приказ № 156-р от «О выплате премии сотрудникам отдела продаж»
Сумма премии: 15 000,00 руб.
Подпись руководителя: ______________________

В электронной форме такие же данные заносятся в соответствующее поле «Награждения и поощрения», где указываются реквизиты приказа, дата и размер выплаты.

Электронная vs бумажная форма

С 2020 года в РФ допускается ведение электронной трудовой книжки. При этом требования к содержанию записей остаются одинаковыми:

• Запись о премировании оформляется в разделе награждения и поощрения;
• В электронной системе указываются реквизиты документа, подтверждающего премию (номер приказа, дата, подпись);
• После внесения сведений в электронную форму их необходимо подписать электронной подписью руководителя.

При этом оригинальный бумажный экземпляр остаётся в кадровой службе, а в электронной версии отражаются все изменения в реальном времени.

Как правильно оформить запись о премировании?

По рекомендациям КонсультантПлюс (2026 г.), в трудовой книжке следует оформить запись следующим образом:

1. Номер записи – последовательный номер в разделе наград.
2. Дата – дата выплаты премии.
3. Наименование премии – краткое, но точное название (например, «Премия за выдающиеся результаты работы в 2025 году»).
4. Основание – номер и дата приказа, подпись руководителя.
5. Размер премии – сумма выплаты в рублях.
6. Подпись – подпись руководителя (бумажный вариант) или электронная подпись (электронный вариант).

Пример оформления в электронной форме:

Награждения и поощрения
Запись № 7
Награда: Премия за достижение KPI за Q1 2026
Основание: Приказ № 215-р от 
Сумма: 12 500,00 руб.
Подпись: (Электронная подпись)

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли отражать премию, выплаченную в рамках коллективного бонуса?
  Ответ: Да, если бонус определяется как вид поощрения и выплачивается конкретным сотрудникам, его сведения заносятся в трудовые книжки.
• Вопрос: Как быть, если премия была начислена после увольнения сотрудника?
  Ответ: Сведения о премиях вносятся в трудовую книжку в тот момент, когда они официально зафиксированы приказом, независимо от даты увольнения.
• Вопрос: Можно ли использовать шаблонные формулировки?
  Ответ: Формулировки должны быть точными и отражать конкретные сведения (название премии, дата, размер, основание). Шаблонные фразы допускаются, если они полностью соответствуют фактическим данным.

Ведение трудовых книжек требует внимательного подхода к заполнению раздела награждения и поощрение. Все виды премий, подтверждённые официальными документами, должны быть отражены в книжке, независимо от того, ведётся ли она в бумажном или электронном виде. Соблюдение требований Порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также указаний Роструда и Министерства труда позволяет избежать ошибок при кадровом учёте и гарантирует юридическую защищённость работодателя.

Помните, что правильно оформленная запись о премировании – это не только формальность, но и важный элемент мотивации персонала, подтверждающий признание их профессиональных достижений.