Оформление записи в трудовой книжке при приеме на работу — один из ключевых этапов трудовых отношений между работодателем и работником. Особенно важно правильно оформить запись, если сотрудник принимается по статье — то есть на основании конкретного пункта трудового законодательства РФ, регулирующего порядок заключения трудового договора. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о приеме на работу по статье, какие нормы закона нужно соблюдать, и какие ошибки чаще всего допускаются.
Что означает «принят по статье»?
Фраза «принят по статье» не является юридическим термином, но в практике кадровых служб ею обозначают прием на работу на основании конкретной статьи Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Наиболее частыми являются:
- Статья 56 ТК РФ — заключение трудового договора (общий порядок приема на работу);
- Статья 57 ТК РФ — обязательные условия трудового договора (включая должность, условия оплаты, график работы и т.д.);
- Статья 67 ТК РФ — форма трудового договора (договор должен быть заключен в письменной форме);
- Статья 68 ТК РФ — ознакомление работника с локальными нормативными актами (ПВТР, должностные инструкции и т.п.).
На практике при оформлении записи в трудовой книжке под «статьей» чаще всего имеют в виду статью 56 ТК РФ — как основание для заключения трудового договора. Именно она является юридическим основанием для возникновения трудовых отношений.
Как правильно оформить запись о приеме на работу по статье?
Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна соответствовать требованиям Положения об особенностях ведения трудовых книжек, утвержденного Постановлением Правительства РФ от № 225.
Структура записи:
- Дата приема — указывается в формате «число.месяц.год» (например, ).
- Основание для приема — указывается номер статьи ТК РФ и номер приказа (распоряжения) работодателя.
- Должность, указывается точно так, как в штатном расписании и трудовом договоре.
- Подразделение (при необходимости) — если в организации есть структурные подразделения, их можно указать.
Пример правильной записи:
«Принят на работу по статье 56 Трудового кодекса Российской Федерации, приказом № 45 от — на должность бухгалтера по заработной плате»
Важно: Статья ТК РФ указывается только как основание для заключения трудового договора — то есть статья 56. Указывать статью 57, 67 или 68 как основание для приема нельзя, поскольку они регулируют содержание договора, а не его заключение.
Что нельзя указывать в записи о приеме?
- Не указывать номер приказа — запись будет считаться неполной и может быть признана недействительной.
- Не использовать сокращения — «ст. 56 ТК РФ» — допустимо, но лучше писать полностью: «статья 56 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Не указывать статьи, не относящиеся к заключению договора — например, статья 77 (увольнение) или статья 22 (обязанности работника) — это ошибочно.
- Не вносить записи от руки карандашом — все записи в трудовой книжке делаются только чернилами, несмываемыми, черного цвета.
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Если в трудовой книжке допущена ошибка при записи о приеме (например, указана неверная статья, опечатка в должности или приказе), необходимо:
- Внести запись об исправлении — она оформляется по правилам, изложенным в пункте 3.5 Положения № 225.
- Зачеркнуть неверную запись одной линией (чтобы она была читаема).
- Написать справа: «Запись недействительна».
- Сделать новую, правильную запись с указанием даты исправления и основания (например, «Исправлено по приказу № 45-исп от »).
- Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).
Если организация ликвидирована, а работник обнаружил ошибку — он может обратиться в государственный архив за копиями документов, а затем — в суд или трудовую инспекцию для признания записи недействительной и внесения исправлений.
Почему важно правильно оформить запись?
Неправильно оформленная запись в трудовой книжке может привести к:
- Отказу в назначении пенсии — Пенсионный фонд РФ проверяет стаж на основании записей в трудовой книжке;
- Проблемам при трудоустройстве — новый работодатель может не принять трудовую книжку как документ, подтверждающий стаж;
- Спорам с трудовой инспекцией — при проверке могут быть выписаны штрафы за нарушение правил ведения трудовых книжек;
- Потере доказательств трудовых отношений — особенно если нет трудового договора или приказа.
Дополнительные рекомендации
- Всегда сверяйте запись в трудовой книжке с приказом о приеме и трудовым договором — все данные должны совпадать.
- Храните копии приказов и трудовых договоров не менее 75 лет — это требование законодательства о хранении кадровых документов.
- При приеме на работу дистанционного сотрудника — запись в трудовую книжку также обязательна, если работник не отказался от нее в письменной форме (статья 312.1 ТК РФ).
- Награды, премии и поощрения не вносятся в раздел «Прием на работу» — они оформляются отдельно в разделе «Сведения о награждении» (см. письмо Минтруда от ).
Запись в трудовую книжку при приеме на работу по статье — это не формальность, а важный юридический акт, подтверждающий возникновение трудовых отношений. Правильное оформление записи защищает как работника, так и работодателя. Соблюдение требований ТК РФ и Положения № 225 позволяет избежать споров, штрафов и проблем с подтверждением стажа. Всегда проверяйте: дата, статья, приказ, должность — и не забывайте о заверении записи.
Помните: точность в кадровом учете — залог стабильности и правовой защищенности всех сторон трудовых отношений.