Оформление трудовой книжки, одна из важнейших кадровых процедур. Любая неточность или ошибка может повлечь за собой проблемы при назначении пенсии или подтверждении стажа. Один из самых частых вопросов, с которым сталкиваются кадровики и начинающие предприниматели: как правильно сделать запись о приеме на работу, «принят» или «назначен»? Разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на актуальные правила и нормативные акты.
Что говорит закон: разница между «принят» и «назначен»
Согласно Правилам заполнения трудовых книжек, в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации. Законодательство допускает использование обоих терминов, однако между ними есть сложившаяся на практике смысловая разница:
- «Принят» — используется чаще всего, когда речь идет о работниках исполнительского труда, специалистах, а также рядовых сотрудниках. Например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».
- «Назначен», применяется, когда речь идет о руководящих должностях, а также о должностях, которые предполагают выполнение властных или организационных функций. Например: «Назначен директором филиала» или «Назначен на должность главного бухгалтера».
Как правильно сделать запись: пошаговая инструкция
Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф. Каждая из них должна быть заполнена строго по правилам.
Графа 1 и Графа 2: Дата и время
В графе 1 ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация), а в графе 2 указывается дата приема на работу. Формат даты должен быть строго цифровым: ДД.ММ.ГГГГ. Например, если работник приступил к работе 13 сентября 2021 года, в трудовой книжке следует сделать запись: .
Графа 3: Сама запись о приеме или назначении
Именно здесь возникает больше всего вопросов. В графе 3 необходимо указать:
- Факт приема или назначения («Принят» или «Назначен»).
- Структурное подразделение (цех, отдел, участок, производство) — с указанием его конкретного наименования. Обратите внимание: это делается только в том случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.
- Наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Должность должна строго соответствовать штатному расписанию.
Примеры формулировок:
- «Принят в отдел кадров на должность инспектора по кадрам».
- «Назначен директором подведомственного учреждения культуры».
- «Принят в сборочный цех на должность слесаря 5 разряда».
Графа 4: Основание для записи
В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Запись должна содержать вид документа, его дату и номер.
Пример: «Приказ от № 208-к».
Особые ситуации при заполнении трудовой книжки
Прием в порядке перевода
Если сотрудник переходит к вам от другого работодателя в порядке перевода, запись в графе 3 немного меняется. В ней обязательно нужно указать этот факт и наименование прежней организации.
Пример записи: «Принят в отдел логистики на должность начальника отдела в порядке перевода из ООО «Старая Компания»».
Должность завхоза: принят или назначен?
Часто возникают споры, как оформлять заведующего хозяйственной частью (завхоза). Поскольку должность звучит как «заведующий», логично использовать слово «назначен». Однако, по сложившейся кадровой практике, завхоз не является руководителем организации или обособленного подразделения, поэтому вполне корректно использовать формулировку «Принят на должность заведующего хозяйственной частью». Оба варианта не будут считаться ошибкой, но первый встречается чаще.
Назначение директора
Когда в учреждение (например, подведомственное администрации сельского поселения) принимается руководитель, правильной формулировкой будет: «Назначен на должность директора» или просто «Назначен директором». Это подчеркивает особый статус работника и факт наделения его руководящими полномочиями решением учредителя или иного уполномоченного органа.
Дистанционные (удаленные) сотрудники
Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится в его трудовую книжку по его желанию. Для этого сотрудник, работающий на удаленке, должен предоставить работодателю бумажную трудовую книжку (или сведения для электронной). Если книжка предоставлена, запись делается по общим правилам: «Принят на должность…».
Частые ошибки и как их избежать
При заполнении графы 3 кадровики часто допускают следующие нарушения:
- Несоответствие штатному расписанию. Должность в трудовой книжке должна слово в слово совпадать с должностью в трудовом договоре и штатном расписании. Изменение квалификации или названия недопустимо.
- Пропуск структурного подразделения. Если в трудовом договоре указан конкретный отдел, он обязательно должен фигурировать в записи трудовой книжки.
- Неполные данные в графе 4. Указание только номера приказа без даты или наименования документа является грубым нарушением.
Выбор между словами «принят» и «назначен» зависит от характера должности и сложившихся кадровых традиций. Главное правило — запись должна быть четкой, полной и полностью соответствовать условиям трудового договора и штатного расписания. Помните, что в графе 3 обязательно указывается структурное подразделение (если оно есть в договоре), точное наименование должности и факт приема/назначения, а в графе 4 — реквизиты приказа. Соблюдение этих простых правил гарантирует безупречное оформление трудовой книжки сотрудника.