Трудовая книжка остается одним из важнейших документов в жизни каждого работающего гражданина Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение цифровых технологий и существование электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален для многих категорий работников, а правила его заполнения строго регламентированы законодательством. В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносится запись о приеме на работу, какие существуют нюансы в 2026 году и приведем наглядные примеры.

Почему это важно?

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина. От правильности внесенных в нее записей напрямую зависит:

• Оформление пенсии в будущем;
• Получение различных пособий и социальных выплат;
• Подтверждение квалификации и опыта при переходе на новое место работы.

Ошибки, допущенные при приеме на работу, могут создать серьезные проблемы работнику спустя годы, поэтому кадровые специалисты должны знать актуальные правила заполнения на 2026 год.

Бумажная или электронная: что выбирать при приеме?

На текущий момент (май 2026 года) в России действует смешанная система ведения учета стажа:

Электронная трудовая книжка (ЭТК). Существует только в цифровом формате в базе данных Социального фонда России (СФР). Физического бланка у работника нет. Сведения о приеме на работу работодатель обязан передать в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Бумажная трудовая книжка. Ведется для тех граждан, кто подал письменное заявление о сохранении бумажной книжки (если они начали трудовую деятельность до 2021 года) или для тех, кто устраивается на работу впервые и подал заявление о желании вести бумажную версию (в случаях, предусмотренных переходными положениями, хотя для впервые устраивающихся после 2021 года основным документом является ЭТК).

> Важно: Если работник впервые устраивается на работу в 2026 году, бумажная трудовая книжка ему, как правило, не заводится, если он сам не изъявит такое желание в рамках специфических переходных случаев, однако основным форматом для него является электронный. Тем не менее, знание правил заполнения бумажного бланка необходимо для работы с архивными данными и сотрудниками старшего поколения.

Инструкция: как заполнить раздел «Сведения о работе» при приеме

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Заполнение производится чернилами черного, синего или фиолетового цвета; Запрещено использовать сокращения (кроме общепринятых).

Алгоритм действий кадровика:

Графа 1 (№ записи). Указывается порядковый номер записи в рамках данного раздела. Нумерация сквозная.
Графа 2 (Дата). Дата приема на работу. Вносится в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Эта дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме на работу.
Графа 3 (Сведения о приеме). Здесь содержится самая важная информация. Запись должна включать:

• Наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации (в точном соответствии со штатным расписанием).
• Название структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре).
• Фразу «принят» (или «принята»).
• Пример: «Принят в отдел продаж менеджером по работе с клиентами».

Графа 4 (Документ-основание). Указывается вид, номер и дата документа, на основании которого внесена запись (обычно это приказ или распоряжение работодателя).

• Пример: «Приказ от № 15-к».

Пример заполнения трудовой книжки (Образец)

Рассмотрим конкретный пример.
Сотрудник: Иванов Петр Сергеевич.
Дата приема: 21 мая 2026 года.
Должность: Инженер-технолог.
Подразделение: Производственный отдел.
Основание: Приказ № 42/к от г.

В трудовой книжке запись будет выглядеть следующим образом:

| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| :— | :— | :— | :— |
| *1* | | Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПрогресс»

Принят в производственный отдел инженером-технологом | Приказ от № 42/к |

Обратите внимание: сначала в графе 3 указывается полное наименование организации (если это первая запись в этом разделе), затем с новой строки — запись о приеме.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо избегать следующих ошибок:

• Использование сокращений. Нельзя писать «прин.», «отд.», «гл. бухг.». Все слова должны быть написаны полностью.
• Несоответствие дат. Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате приказа о приеме.
• Записи карандашом или цветными чернилами. Разрешены только черный, синий или фиолетовый цвета.
• Отсутствие подписи. После внесения записи она должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии), а также подписью самого работника.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Для работников, перешедших на электронный формат, подтверждением стажа служит выписка из СФР.

• Работодатель при приеме на работу может запросить сведения о трудовой деятельности у нового сотрудника (форма СТД-Р или выписка из СФР).
• Сам работник может получить выписку через портал «Госуслуги», в клиентской службе СФР или у работодателя.

В 2026 году при приеме на работу работодатель обязан:
Ознакомиться с данными ЭТК кандидата.
Внести сведения о приеме в свою базу.
Передать данные в СФР в срок не позднее следующего рабочего дня.

Правильное ведение трудовых книжек, будь то бумажный бланк или электронный реестр, это гарантия защиты прав работников и соблюдение трудового законодательства работодателем. В 2026 году важно внимательно следить за актуальностью форм и своевременностью передачи данных в Социальный фонд. Помните, что каждая запись в трудовой книжке влияет на будущую пенсию и социальный статус гражданина, поэтому подход к заполнению должен быть максимально внимательным и профессиональным.

Для оформления документации всегда используйте только актуальные бланки и сверяйтесь с последними изменениями в Трудовом кодексе РФ.