Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, квалификационные категории, разряды, классы и т.д. Одним из важнейших пунктов заполнения является запись о присвоении квалификационной категории. В этой статье подробно разберём, как правильно внести такую запись, какие требования к ней предъявляются, какие документы нужны, а также как это выглядит в электронном виде.
Правовые основы
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 – «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Инструкция, утверждённая в 2003 г., регистрируется в Минюсте России (№ 5219). В ней описаны правила оформления записей о присвоении разряда, класса, категории, звания и т.д.
- С 2024 г. в законодательстве появилось понятие электронной трудовой книжки, которое позволяет вести сведения в электронном виде и выдавать выписки по запросу.
Когда и почему нужна запись о категории
Квалификационная категория (или разряд) определяется после аттестации работника и отражает его профессиональный уровень. Запись о присвоении категории обязательна в следующих случаях:
- После успешной аттестации.
- При повышении квалификации (получении новой категории).
- При переводе работника в другую должность, требующую иной категории.
- При изменении статуса (например, переход из категории «специалист» в «средний специалист»).
Как правильно внести запись о присвоении категории
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления записи в трудовой книжке.
Подготовка документов
- Акт аттестации (или иной документ, подтверждающий присвоение категории).
- Согласие работника (если требуется).
- Приказ о присвоении категории (если он оформляется в отдельном документе).
Оформление записи в бумажной трудовой книжке
Запись оформляется в соответствии с пунктом 3.1 Инструкции; В таблице трудовой книжки необходимо заполнить следующие поля:
- № пункта – порядковый номер записи.
- Дата внесения записи – дата присвоения категории.
- Содержание записи – текст, который обычно выглядит так: «Присвоена квалификационная категория специалист» (или «присвоен разряд 1»).
- Подпись руководителя – подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки.
- При необходимости – печать организации.
Пример записи
№ 1
Содержание: «Присвоена квалификационная категория специалист»
Подпись: ____________________
Печать: ____________________
Оформление записи в электронной трудовой книжке
В электронном формате запись выглядит аналогично, но она создаётся через портал «Электронная трудовая книжка»:
- Войдите в личный кабинет работодателя.
- Выберите раздел «Работа и занятость» → «Трудовая книжка».
- Нажмите «Добавить запись» → выберите тип «Присвоение квалификационной категории».
- Заполните поля: дата, категория, комментарий.
- Подтвердите запись и сохраните.
После сохранения запись автоматически появляется в электронном реестре и может быть скачана в виде PDF‑выписки.
Что должно содержаться в записи
Согласно Инструкции, в записи обязательно указать:
- Порядковый номер записи.
- Дата присвоения.
- Текст, указывающий на присвоение категории (например, «Присвоена квалификационная категория специалист»).
- Подпись и печать руководителя.
Если присвоение связано с изменением разряда, класса или звания, в записи указывается соответствующий термин.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести запись о категории позже аттестационного листа? Да, но дата присвоения должна быть указана в записи. Важно, чтобы запись не опоздала более чем на год после аттестации, иначе может возникнуть вопрос о корректности данных.
- Что делать, если работник получил новую категорию, но его трудовая книжка уже закрыта? В таком случае необходимо открыть новую трудовую книжку и внести запись о присвоении категории в новый документ.
- Как получить выписку из электронной трудовой книжки? В личном кабинете работодателя выберите «Получить выписку» → укажите период и получите PDF‑файл.
Образцы записей (2026 г.)
Ниже приведены типовые образцы записей, которые можно использовать в работе.
Присвоение новой категории
№ 3
Содержание: «Присвоена квалификационная категория средний специалист»
Подпись: ____________________
Печать: ____________________
Изменение разряда
№ 4
Содержание: «Присвоен разряд 2»
Подпись: ____________________
Печать: ____________________
Запись о присвоении квалификационной категории в трудовой книжке — это важный элемент кадровой документации, который подтверждает профессиональный уровень работника. Правильное оформление записи обеспечивает юридическую чистоту трудовых отношений и позволяет избежать конфликтов при проверках со стороны государственных органов.
Не забывайте: все записи должны быть сделаны в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, а при переходе на электронный формат — в соответствии с правилами ведения электронной трудовой книжки. В случае сомнений лучше проконсультироваться с юристом или кадровым специалистом.