Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, если он не отказался от её ведения в электронной форме․ Ниже – пошаговое руководство, как правильно оформить запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку в 2023‑2026 гг․, с учётом актуальных нормативов и типичных ситуаций (первое трудоустройство, перевод, срочный договор, работа по совместительству)․
Общие правила внесения записи о приёме на работу
Согласно Приложению 1 к Постановлению Минтруда РФ от № 69 и инструкциям по заполнению трудовых книжек, запись о приёме на работу делается в разделе «Сведения о работе»․ Для каждой новой записи заполняются следующие графы:
- Графа 1 – порядковый номер записи (начинается с 1 и увеличивается последовательно)․
- Графа 2 – дата приёма на работу (формат ДД․ММ․ГГГГ);
- Графа 3 – сведения о работе: название организации, должность, а также основание приёма (перевод, срочный договор, совместительство и т․п․)․
- Графа 4 – номер и дата документа, на основании которого работник принят (приказ, договор, справка и т․д․)․
Все записи делаются чернилами синего или чёрного цвета, без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (например, г․ – город)․ После внесения записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печать организации (если она имеется)․
Как оформить запись в зависимости от ситуации при приёме на работу
Первое трудоустройство (работник ранее не работал)
В графе 3 указывается:
- название организации, где устраивается работник;
- должность, на которую он принят;
- фразу «принят на работу» (без указания перевода)․
Пример:
Графа 1: 1 Графа 2: Графа 3: ООО «ТехноСервис», инженер‑программист, принят на работу Графа 4: Приказ № 45 от
Приём на работу в порядке перевода от другого работодателя
Согласно пункту 21 приказа Минтруда № 320н, в графе 3 необходимо указать, что работник принят в порядке перевода от предыдущего работодателя, а также назвать новую организацию и должность․
Пример:
Графа 1: 2 Графа 2: Графа 3: Перевод из ООО «Альфа» в ООО «Бета», специалист по продажам, принят на работу в порядке перевода Графа 4: Приказ № 12 от
Приём по срочному трудовому договору
Запись делается по общим правилам (письмо Роструда от № 937‑6‑1)․ В графе 3 после указания должности добавляется информация о срочности договора․
Пример:
Графа 1: 3 Графа 2: Графа 3: ИП «Кузнецов», бухгалтер, принят на работу по срочному трудовому договору на 12 месяцев Графа 4: Трудовой договор № 77 от
Приём на работу по совместительству
В графе 3 указывается, что работа выполняется по совместительству, а также основной место работы (если известно)․
Пример:
Графа 1: 4 Графа 2: Графа 3: ООО «Гамма», менеджер по работе с клиентами, принят на работу по совместительству Графа 4: Приказ № 89 от
Приём на работу с заключением контракта (например, государственный контракт)
В графе 3 помимо должности указывается, что работа осуществляется на основе контракта, а в графе 4 – номер и дата контракта․
Пример:
Графа 1: 5 Графа 2: Графа 3: Федеральное агентство по связям и информатизации, аналитик, принят на работу по контракту Графа 4: Контракт № КТ‑2025/01 от
Пошаговая инструкция для кадровика
- Подготовьте документы: приказ о приёме (или трудовой договор, справка о переводе), паспорт, СНИЛС, ИНН работника․
- Определите порядковый номер новой записи (последний номер в разделе «Сведения о работе» + 1)․
- Заполните графу 2 – дату приёма (из приказа/договора)․
- В графе 3 запишите:
- название организации (полное, без сокращений, если не установлено иначе);
- должность (как указано в штатном расписании);
- основание приёма (принят на работу, перевод, срочный договор, совместительство и т․п․)․
- В графе 4 укажите номер и дату документа, послужившего основанием для приёма (приказ № …, договор № …)․
- Проверьте запись на отсутствие ошибок и нечитаемых символов․
- Поставьте подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии)․
- Сообщите работнику о внесённой записи и дайте ему возможность проверить трудовую книжку․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты․ Используйте только ДД․ММ;ГГГГ (например, )․
- Сокращения в названии организации․ Пишите полное наименование, если иное не предусмотрено внутренними документами․
- Отсутствие указания основания приёма․ Всегда уточняйте, был ли это обычный приём, перевод, срочный договор или совместительство․
- Неправильный порядковый номер․ Номера должны идти подряд без пропусков․
- Отсутствие подписи или печати․ Запись без подписи уполномоченного лица считается недействительной․
Электронная трудовая книжка: особенности при приёме на работу
С 2023 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) в Социальном фонде РФ, если работник не отказался от бумажного варианта․ При приёме на работу в ЭТК запись делается автоматически на основании данных из приказа или договора через систему кадрового учёта (например, 1С:ЗУП)․ Однако, если работник выбрал бумажную форму, кадровик должен одновременно внести запись в бумажную книжку, следуя правилам, описанным выше․
Важно: при наличии обеих форм (бумажная + электронная) записи должны быть идентичными по содержанию․
Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу – это не только формальность, но и гарантия защиты прав работника и соблюдения трудового законодательства․ Следуя представленной инструкции, используя примеры записей для различных ситуаций и избегая типичных ошибок, кадровик сможет обеспечить корректное ведение трудовых книжек в своей организации․
Помните: актуальная информация всегда доступна в нормативных актах (Приказ Минтруда № 320н, Письмо Роструда от № 937‑6‑1, Постановление Минтруда от № 69) и в внутренних регламентах предприятия․