Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Сегодня 11:46:57 () актуально рассмотреть, как правильно оформить запись о приёме работника в трудовую книжку – как бумажную, так и электронную. Ниже представлен подробный гид, основанный на действующем законодательстве (ТК РФ, Приказ Минтруда России № 320н от ) и практических рекомендациях.

Что такое трудовая книжка и зачем нужна запись о приёме

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Запись о приёме на работу является первой записью в разделе «Сведения о работе» и фиксирует:

дату начала трудовой деятельности у данного работодателя;
наименование организации и её структурное подразделение;
должность, профессию или специальность сотрудника;
основание приёма (трудовой договор, приказ).

Без корректной записи о приёме последующие записи (перевод, увольнение, повышение квалификации) могут быть признаны недействительными, что повлияет на стаж и пенсионные права.

Кто отвечает за внесение записи

Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 2.1 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ответственность за правильное оформление записи лежит на:

работодателе (организации или индивидуальном предпринимателе);
кадровой службе или уполномоченном лице (кадровик, бухгалтер, руководитель).

Если организация ведёт электронные трудовые книжки (ЭТК), то запись формируется в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» и одновременно отражается в бумажном варианте (если он сохраняется).

Сроки внесения записи о приёме

Пункт 2.2 Правил № 320н устанавливает, что запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты начала трудовой деятельности (то есть с даты, указанной в трудовом договоре).

Пример: если сотрудник приступил к работе , запись должна быть сделана до (включительно).

Документы, необходимые для записи

Для оформления записи потребуется:

Трудовой договор (с подписями сторон).
Приказ о приёме на работу (изданный организацией).
Паспорт сотрудника (для сверки ФИО и данных).
СНИЛС (обязателен для электронной трудовой книжки).
При переходе на ЭТК – заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Пошаговая инструкция заполнения бумажной трудовой книжки

Определите порядковый номер записи. Если это первая запись – ставьте «1». Если предшествовала запись об увольнении с предыдущего места работы – продолжайте нумерацию.
Заполните колонку «Дата». Укажите день, месяц и год приёма (например, ).
Колонка «Наименование организации или её структурного подразделения». Пишите полное наименование без сокращений (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»»).
Колонка «Должность, профессия, специальность». Указывайте именно ту позицию, которая указана в трудовом договоре.
Колонка «Основание приёма». Записывайте номер и дату приказа о приёме (например, «Приказ № 45 от »);
Подпись ответственного лица. Обычно это кадровик или руководитель подразделения. Подпись сопровождается расшифровкой (ФИО) и датой подписи.
При необходимости – печать организации. Если у организации есть печать, её ставят рядом с подписью.

После заполнения запись следует проверить на соответствие данным трудового договора и приказа, а затем передать книжку сотруднику для подписи получения (если требуется выдача на руки).

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С все newly hired сотрудники (принятые после ) автоматически получают ЭТК. Процесс внесения записи выглядит так:

Работодатель в личном кабинете на портале «Госуслуги» создаёт запись о приёме, выбирая тип события «Приём на работу».
Заполняются поля: дата приёма, СНИЛС, ФИО, должность, наименование работодателя, номер и дата приказа.
После сохранения запись автоматически направляется в Социальный фонд России, где хранится в зашифрованном виде.
Сотрудник получает уведомление и может скачать выписку из ЭТК в любой момент.
Если сотрудник желает иметь бумажный дубликат, работодатель выдаёт ему выписку на бумажном носителе (формат А4, заверенная подписью и печатью).

Важно: при переходе с бумажной на электронную форму сотрудник должен подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). После этого работодатель прекращает ведение бумажной книжки и начинает вести только ЭТК.

Образцы записей

Образец записи в бумажную трудовую книжку

1 | | Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» | Инженер‑конструктор | Приказ № 45 от | Подпись: __________ (Иванов И.И.) |

Образец записи в электронную трудовую книжку (выписка)

Событие: Приём на работу
СНИЛС: 123‑456‑789 00
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Инженер‑конструктор
Работодатель: ООО «Ромашка»
Основание: Приказ № 45 от 
Статус: Запись принята Социальным фондом РФ

Частые ошибки и как их избежать

Неправильная нумерация. Проверяйте последнюю запись перед внесением новой.
Сокращённое наименование организации. Пишите полное название без аббревиатур.
Отсутствие ссылки на приказ. Всегда указывайте номер и дату приказа о приёме.
Несвоевременное внесение. Настройте напоминание в кадровике на 5‑й рабочий день.
Отсутствие подписи сотрудника при получении книжки на руки. Если книжка выдаётся, получите подпись в графе «Получил(а)».
Неучёт электронной формы. При приёме нового сотрудника после сразу заводите ЭТК, даже если планируется бумажный дубликат.

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Если сотрудник уже имеет бумажную книжку и желает перейти на ЭТК, порядок действий:

Сотрудник подаёт заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма свободная, но с указанием ФИО, СНИЛС, даты).
Работодатель вносит в бумажную книжку запись о переходе на ЭТК (например, «Перешёл на электронную трудовую книжку в соответствии с заявлением от ___.___.____»).
Одновременно создаётся запись в ЭТК о текущем месте работы (если она ещё не ведётся).
После этого ведение бумажной книжки прекращается; все дальнейшие события фиксируются только в ЭТК.

Важно: переход не аннулирует ранее внесённые записи в бумажной книжке – они остаются действительными и учитываются при расчёте стажа.

Правильное оформление записи о приёме в трудовую книжку – ключевой момент кадрового документооборота. Соблюдение сроков, точного заполнения всех requisites и учёта особенностей электронной формы позволяют избежать штрафов, споров с сотрудниками и проблем с пенсионным обеспечением. Актуальная информация, приведённая в данной статье, соответствует состоянию законодательства на 11:46:57 и может использоваться как практическое руководство для кадровиков, бухгалтеров и руководителей организаций.