Работа по совместительству — это распространенная форма занятости, при которой сотрудник выполняет дополнительную работу в свободное от основной деятельности время. Однако многие работники и работодатели сталкиваются с вопросами правильного оформления таких отношений. Самое главное помнить, что запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника и исключительно основным работодателем.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись, какие документы потребуются, и приведем актуальные образцы формулировок, соответствующие требованиям Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России № 320н.
Кто и когда вносит запись?
Согласно статье 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек, существуют строгие правила внесения записей о совместительстве:
- Кто вносит: Запись вносит только работодатель по основному месту работы (там, где хранится оригинал трудовой книжки). Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, не имеет права делать записи в его трудовой книжке.
- Основание: Внесение записи производится только на основании письменного заявления работника.
- Когда вносить: Запись может быть внесена в любой момент работы по совместительству (при приеме, в процессе работы или при увольнении), но чаще всего это делают при приеме или при увольнении со второй работы, чтобы подтвердить стаж.
Очень важно помнить: если работник не изъявил желания внести запись о совместительстве, работодатель по основному месту работы не вправе делать это по своей инициативе.
Необходимые документы
Для того чтобы основной работодатель мог внести корректную запись, сотрудник должен предоставить пакет документов от работодателя по совместительству. Без этих документов запись будет считаться незаконной.
Сотрудник должен предоставить:
- Заявление на имя основного работодателя с просьбой внести запись о работе по совместительству.
- Заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству (или выписку из него).
- Справку от работодателя по совместительству, подтверждающую период работы, должность и структурное подразделение (особенно актуально, если запись вносится единым блоком после увольнения или за длительный период).
- При увольнении с работы по совместительству — заверенную копию приказа об увольнении.
Правила заполнения: пошаговая инструкция
Заполнение производится в разделе «Сведения о работе». Важно соблюдать хронологию записей. Если с момента последней записи прошло много времени, сначала вносится запись о приеме на основную работу (если она еще не внесена), затем, о совместительстве.
Алгоритм действий кадровика:
- Проверить наличие заявления работника.
- Убедиться в наличии оригиналов или заверенных копий приказов от второго работодателя.
- В графе 3 указать полное и сокращенное наименование работодателя по совместительству (если это не было указано ранее в контексте основной работы, но обычно для совместительства указывается именно организация-совместитель).
- В графе 4 указать реквизиты приказа о приеме на работу по совместительству (номер и дата).
Образец записи о приеме на работу по совместительству
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке. Обратите внимание на формулировки.
Графа 1 (№ записи): (следующий порядковый номер)
Графа 2 (Дата): (дата внесения записи, а не дата приема)
Графа 3 (Сведения о работе):
Принят в отдел маркетинга менеджером по продажам по совместительству.
Графа 4 (Основание):
Приказ ООО «Вектор» от № 12-к
Важный нюанс: если название организации-совместителя ранее не встречалось в трудовой книжке, то перед записью о приеме необходимо указать полное и сокращенное наименование этой организации в графе 3, а в графе 4 ничего не ставить (или поставить прочерк), как того требуют правила ведения трудовых книжек.
Образец записи об увольнении с работы по совместительству
При увольнении со второй работы запись вносится аналогично, с указанием основания увольнения.
Графа 3 (Сведения о работе):
Уволен с должности менеджера по продажам отдела маркетинга по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4 (Основание):
Приказ ООО «Вектор» от № 45-к
Особенности для электронных трудовых книжек
С переходом многих работодателей на электронные трудовые книжки (ЭТК), принцип остался прежним: запись вносит основной работодатель. Однако механизм отличается:
- Основной работодатель формирует отчетность (форма СЗВ-ТД или аналогичные данные в системе Социального фонда) с указанием признака совместительства.
- В электронной трудовой книжке запись о совместительстве отображается автоматически на основании данных, переданных основным работодателем, который, в свою очередь, опирается на документы от второго работодателя.
- Работник может выгрузить выписку из ЭТК, где будет виден весь его стаж, включая периоды совместительства.
Частые ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем с пенсионным фондом и трудовыми спорами, избегайте следующих ошибок:
- Внесение записи вторым работодателем. Это грубое нарушение. Только основной работодатель имеет доступ к бумажной трудовой книжке (если она ведется) и право вносить туда данные.
- Отсутствие заявления работника. Без письменного волеизъявления сотрудника запись незаконна.
- Неверная формулировка. Обязательно должно быть указано слово «по совместительству» или «совместитель», чтобы отличить эту запись от основной работы.
- Отсутствие подтверждающих документов. Внесение записи «со слов» сотрудника недопустимо.
Правильное оформление работы по совместительству в трудовой книжке — это гарантия того, что весь трудовой стаж сотрудника будет учтен корректно при расчете пенсии и различных льгот. Несмотря на цифровизацию и переход на электронные форматы, бумажный документооборот и внимательность кадровых специалистов остаются критически важными.
Помните: запись вносится только по заявлению работника, только основным работодателем и только на основании документов, подтверждающих работу у другого юридического лица или ИП. Соблюдение этих простых правил защитит права всех участников трудовых отношений.