Дата публикации: 22 мая 2026 г.
Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. В ней фиксируются все изменения в его трудовом статусе: приём на работу, перевод, увольнение, смена должности, квалификации и т.д. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить запись о трудоустройстве, приведём актуальный образец и разъясним основные нюансы.
Юридическая база и нормативные акты
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.
- Требования к оформлению записей закреплены в стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2025.
- Для электронных трудовых книжек действуют положения Федерального закона «О персональных данных» и инструкции по работе с ЕФС‑1.
Что должно быть в записи о приёме на работу
Запись в разделе «Сведения о работе» оформляеться в соответствии с таблицей ниже. В ней указаны обязательные поля и рекомендации по заполнению.
| Поле | Обязательное/необязательное | Содержание |
|---|---|---|
| Дата приёма | Обязательно | Дата, когда работник официально начал трудовую деятельность (формат ДД.ММ.ГГГГ). |
| ФИО работника | Обязательно | Полное имя, включая отчество. |
| Должность | Обязательно | Наименование должности в соответствии с должностной инструкцией. |
| Отдел/подразделение | Обязательно | Наименование структурного подразделения, где работник будет работать. |
| Тип занятости | Обязательно | Полная занятость, неполная (совместительство), удалённая работа и т.д. |
| Основание приёма | Обязательно | Номер и дата приказа/распоряжения, либо ссылка на трудовой договор. |
| Квалификация/разряд | Не обязательно | Уровень квалификации, разряд, если применимо. |
| Срок работы | Не обязательно | Если договор с ограниченным сроком, укажите дату окончания; |
Пример записи о приёме на работу
Дата приёма:
ФИО работника: Иванов Алексей Петрович
Должность: Менеджер по продажам
Отдел/подразделение: Отдел продаж, Москва
Тип занятости: Полная занятость
Основание приёма: Приказ № 123 от
Квалификация/разряд: Квалификация «Менеджер по продажам»
Как оформить запись о приёме на работу по совместительству
Приём на работу по совместительству требует уточнения основания и указания, что это не основная работа. В графе «Основание приёма» указывайте документ, подтверждающий совместительство (трудовой договор, приказ, соглашение).
- Пример: «Приказ № 456 от »
- Укажите тип занятости как «Совместительство».
- Если работник работает удалённо, добавьте «Удалённая работа» в поле «Тип занятости».
Как заверить копию трудовой книжки
Для выдачи копии трудовой книжки в банк или другое учреждение необходимо:
- Скопировать все листы оригинала.
- На каждом листе поставить надпись «Копия» или «Верна».
- Заверить копию работодателем в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Образец заверенной копии можно скачать здесь (формат .doc).
Частые ошибки при записи о приёме и как их избежать
- Неправильный формат даты (используйте ДД.ММ.ГГГГ).
- Отсутствие указания основания приёма (приказ, договор).
- Неправильное указание должности (не совпадает с должностной инструкцией).
- Не указание типа занятости (полная, неполная, удалённая).
- Неправильное указание структурного подразделения (не совпадает с реальным отделом).
Примеры записей для разных ситуаций
- Перевод в другой отдел – указывается дата перевода, новое подразделение и должность.
- Увольнение – дата увольнения, причина, документ о расторжении договора.
- Смена фамилии – дата изменения, указание «Смена фамилии» и новый ФИО.
- Переход на ЭТК (единый трудовой контракт) – дата перехода, новый тип контракта.
- Военная служба по контракту – дата начала и окончания, документ о приёме в военную службу.
Перейти на электронную трудовую книжку
Для перехода на электронную форму необходимо:
- Открыть раздел «Кадровый учет» в системе Saby (СБИС).
- Выбрать вкладку «ЕФС‑1» – «Сведения о трудовой деятельности».
- Заполнить поля в соответствии с инструкцией по работе с ЕФС‑1.
Электронная трудовая книжка позволяет быстро обновлять данные и уменьшить бумажную нагрузку.
Где скачать актуальные образцы и бланки
- Образец заполнения трудовой книжки 2026 г. (формат .doc, .xlsx)
- Образец заявления на выдачу трудовой книжки (формат .doc)
- Образец записи о приёме на работу (формат .doc)
- Образец записи о переводе (формат .doc)
- Образец записи о увольнении (формат .doc)
Запись о трудоустройстве в трудовой книжке – важный элемент кадрового учёта. Соблюдение правил оформления гарантирует корректность данных и защиту прав работника. Всегда проверяйте:
- Совпадение ФИО, даты и документов.
- Правильность указания должности и подразделения.
- Наличие всех обязательных полей.
- Соблюдение сроков заполнения (обычно в течение 5 рабочих дней после приёма).
При возникновении сомнений обращайтесь к руководству отдела кадров или к официальным источникам: КонсультантПлюс, Портал Роструда, Минтруд России.
Удачной работы и правильных записей!